Mødestedet er kropssproget for dit møde. Mens det er vigtigt at forberede indholdet, dagsordenen, mødedeltagerne og dig selv, er det lige så vigtigt, at du vælger det rette mødested til dit event. Hvordan vælger man så det rigtige mødested? Vi kommer her med fem spørgsmål du bør stille, inden du vælger mødested.
Hvorfor gå så meget op i mødestedet? Du skal blot samle mødedeltagerne til en ligetil diskussion, beslutninger og støtte. Tja, lad os gøre én ting klart. Dit mødested har indflydelse på dit mødes resultat. Omgivelserne har en stor indflydelse på dine mødedeltagere.
Hvis dine mødedeltagere skal være kreative og komme op med nye ideer, hjælper et gammelt og kedeligt mødested ikke.
Hvis muligt, så ring til mødestedet på forhånd og se om du kan arrangere at komme forbi på en rundvisning. På den måde kan du opleve mødestedet med egne øjne, tjekke atmosfæren ud og se om mødestedet lever op til eventuelle særlige krav, du måtte have. Hvad skal du være opmærksom på? Hvad skal være udvælgelseskriterierne for dit næste mødested?
Vi har lavet en liste med fem ting, som du skal være opmærksom på, når du vælger mødested. Disse fem ting udgør et barometer, der hjælper dig med at definere mødestedets egnethed. At finde et godt mødested behøver ikke at være svært!
1. Repræsenterer mødestedet dit event?
Hvorfor organiserer du arrangementet? Hvordan kan du gøre det til en succes? Disse er de to ting, du hele tiden skal have i baghovedet, når du vælger mødested. Når du har dit formål og ønsker på plads, kan du tænke på logistikken. Hvor mange mennesker inviterer du, og er mødestedet passende for din gruppe? Kræver mødestedet x antal deltagere, og hvad er deres maksimale kapacitet?
Mens du er nødt til at tænke på de praktiske spørgsmål, såsom kapacitet, må du ikke glemme atmosfæren på mødestedet. Hvis dit event har et tema, er mødestedet da i stand til at imødekomme temaet? Er stemningen den rette for dig?
2. Beliggenhed betyder alt
Det første dine mødedeltagere tjekker, efter dato og tid, er mødestedet, og hvordan man kommer derhen. Beliggenhed betyder alt. Hvis din beliggenhed er svær at komme til, vil der være mange no-shows. Hvis mødestedet er svært at finde, er der da nok skiltning, der indikerer vejen? For at gøre livet lidt nemmere skal du vælge et praktisk sted for dine mødedeltagere. En central beliggenhed med adgang til offentlig transport er altid idiotsikker. Men hvis du ved, at mange af dine deltagere er i bil, bør du tænke på parkeringsmulighederne.
Hvad med vejret? Det er altid sjovt at være udenfor i solen, men du kan ikke garantere, at vejret vil være godt. Hvis du planlægger et udendørs event, er dele af dit mødested så overdækket? Er der en plan B i tilfælde af, at vejrguderne ikke er på din side? Sørg for at dine gæster ikke bliver gennemblødt.
3. Vælg et mødested med fleksible siddepladser
Fedt! Du har fundet et mødested med den rette kapacitet til dit møde. Men er mødestedet fleksibelt nok? Kan du bevæge dig og gå rundt – selv med mange mennesker? Kan du ændre siddepladserne? Hvis der kommer mange mennesker til dit event, kan de så nemt flytte rundt fra sted til sted?
Undgå flaskehalse, smalle lokaler og korridorer for enhver pris. Et åbent, fleksibelt lokale med flytbare møbler er nøglen til et godt mødested.
Det har også en positiv psykologisk effekt: et luftigt, rummeligt mødested er mere komfortabelt og får dine tanker til at flyde.
4. Tænk på faciliteterne og service når du vælger mødested
Får du tilknyttet en eventkoordinator, som hjælper dig med planlægningen af dit event, er du allerede nået langt! Din dag bliver meget nemmere og mindre stressende med en ved din side, som tager ansvar for dit event. Tjek derfor med mødestedet om de kan hjælpe dig med dette.
Tilbyder mødestedet mad og drikke? Hvis alt kommer i én mødepakke, skal du ikke ringe til forskellige leverandører.
Er mødestedet sikkert, og tilbyder de sikkerhed, hvis du har brug for det? Er dit event dækket af en forsikring? Dette er ting, du måske ikke vil tænke på, men det er en god idé at dobbelttjekke.
Hvis dit event har et tema, kan eventstedet da hjælpe med dekorationer? Tilbyder de blomsterdekorationer, underholdning og aktiviteter? Det er en god ide at vælge et mødested, der tager sig af organisationen og tilbyder alt, så du får mere tid til at gøre dit arbejde og få dit event til at spille.
5. Hvornår skal du booke dit mødested?
Det er en god ide at tjekke ledigheden af et mødested som det første.
Hvis du ved at dit event er af en større størrelse, så jo før du kan blokere datoerne og få booket mødestedet jo bedre. Mindre møder er nemmere at planlægge og booke, da kravene til størrelse og kapacitet er nemmere at imødekomme.
Hvis du arrangerer dit event i en travl uge eller under en stor konference, kan du forvente at mødesteder er fuldt booket i god tid. Jo før du booker jo bedre. Mange mødesteder er også fleksible og accepterer at holde din booking uden betaling for en specifik periode eller har en god afbestillingspolitik.
Psst! Vidste du, at hos HUONE får du altid tilknyttet en personlig eventkoordinator? Vi sørger for, at dit event bliver en succes, og at dine mødedeltagere er glade!
Sådan skriver du det gode mødereferat
*Billede HUONE Copenhagen, Theatre room (80 pax)