5 trin til at afholde et mindeværdigt event

Måske du bekymrer dig om, hvorvidt det overhovedet er muligt, at afholde mindeværdige events? Det behøver du ikke, for der findes mange ambitiøse event steder, der er mere end villige til at gøre, hvad der skal til, for at dine deltagere går fra arrangementet med minder for livet.

Derfor, når du starter med at planlægge dit næste event, giv dig god tid til at undersøge, hvilke muligheder din by har at tilbyde. Herfra er det blot at bruge din sunde fornuft, når du skal vælge ud fra listen af inspirerende tilbud.

I processen skal du sørge for også at bruge de professionelle event koordinators. Når alt kommer til alt, er det jo netop derfor de er der, og du bør vælge det sted, der udviser den bedste forståelse for dine behov til det specifikke event. 

Start din planlægning ud fra de vigtigste aspekter:

1. Mad: Hvad skal der på bordet?

fi-services-food-hero

Der findes ingen universal opskrift for 2019, men der er to tydelige tendenser

  • Hvis arrangementet hovedsagelig består af internationale gæster, vil menuen ofte være lokal inspireret. Hoteller tilbyder ofte en international morgenmad, og en mere lokal frokost og aften menu.
  • Når arrangementet hovedsagelig består af lokale gæster, er der tendens til, at menuen er mere inspireret af internationale retter.

Hvad ønsker du, skal være dine gæsters oplevelse? De fleste event steder konkurrerer i dag omkring udbudet af mad, og dit valg bør baseres på, hvad du tror de inviterede, vil sætte størst pris på. Uanset hvor smukt, innovativt og velorganiseret et event er, falder helhedsindtrykket for dagen, hvis maden ikke er kreativ og kvalitetsbevidst. Mad og drikke har et særligt sted i alles hjerter. Ikke sandt?

2. Lokation: Hvilket type sted skal du vælge til dit næste event?

Godt spørgsmål! Det kommer naturligvis i første omgang an på, hvor mange gæster du forventer at invitere? Hvilken type event det er? Men en ting er sikkert: dit valg bør falde på et innovativt og kreativt sted. Undersøgelser viser, at interiør, indretning og atmosfære er hemmeligheden bag mindeværdige events. Det handler om at overraske, og at give folk lyst til at blive i stedet for at de skal lede efter undskyldninger for at gå. 

Traditionelle, gammeldags, overfyldte lokaler og balsale er ikke stederne at satse på i 2019. Vælg i stedet farverige, inspirerende og moderne lokaler. Eller gå udenfor! (hvis vejret altså tillader det). Måske du endda skal afholde et event på farten, f.eks. en skattejagt eller en konkurrence, hvor deltagerne deles op i teams? Uanset hvilket event du vælger, må ordet “kedeligt” aldrig være i dine deltagers tanker. Se her et par eksempler på event lokaler hos HUONE, f.eks. Ferris Wheel, Puzzle Room eller Strand Room for at få en fornemmelse af hvordan inspirerende møde – og event lokaler kan se ud!

3. Underholdning: Hvordan kan du inspirere dine deltagere?

Mennesker opbygger minder omkring oplevelser. I mange byer bliver store lagerhaller, hangarer med mere ombygget til imponerende event steder. Forestil dig at afholde et event i en af disse historiske bygninger, hvor en DJ spiller op til dans natten lang. Eller her i de kolde lande, hvorfor ikke tage dine deltagere med ud under stjernehimlen en kold aften, mens I griller marshmallows over åben ild? Det er da mindeværdige oplevelser! 

Her er nogle eksempler på, hvordan vi skaber mindeværdige oplevelser for dig og dine deltagere hos HUONE:

Engelsk Pub aften

Cellar room Huone Jätkäsaari 1000 x 534

Husker du de røgfyldte pubber, der var så populære tilbage i 90’erne? Oplev Engelsk Pub aften med quizz – en rejse tilbage i tiden i Cellar Room hos HUONE Jätkäsaari, dog uden den usunde røg effekt!

Murder Mystery

Dragon's Den room Huone Kamppi 1000 x 534

Hvad med Agatha Christie’s mysterier? Bliv Hercule Poirot for en aften og prøv at løse et mord mysterium i Dragon’s Den Room i HUONE Kamppi.

Fashion show

Runway room Huone Singapore 1000 x 534

Er du i Singapore, hvorfor så ikke gribe den unikke mulighed og afholde et fashion show i Runway Room. Få samlet dit team! Alle vil elske at være model for en aften.

4. Sidde eller stå?: Udfordre normen og gør det hele lidt mere afslappet!

Før i tiden var det at sidde ved runde borde eneste mulighed, når det kom til afholdelse af events. Det gjorde, uheldigvis, at gæsterne ofte ikke socialiserede med de andre borde. Men så kom stående buffet events. Pludselig havde man frihed til at gå rundt og netværke. Udfordringen var dog, at efter lidt tid begyndte alle at se sig om efter en stol. Det kan være ganske udfordrende at stå op i timevis, specielt hvis du havde iføre dig dine smukke, dog meget ubekvemme, dræbende høje hæle!

Denne type event er dog stadig meget anvendt, og kan nemt kombineres med afslappede siddeområder. Måske sækkepuder eller gulvpuder var en idé? Eller hvad med at lave små kroge rundt omkring, hvor dine deltagere kan sidde og lade batterierne op? Det er populært at tilføre rummet en hjemlig atmosfære: ingen stiv, ufleksibel bordplan med navneskilte, hellere “hygge”, som vi siger her i Danmark.

5. Gør det personligt: Spørg, hvad de vil have!

Ask for feedback : expectations 1000 x 534

Nogle events slår fejl. Ofte er årsagen manglende forståelse for hvad deltagerne egentlig behøver. Derfor er det altafgørende at vide, hvilken salgs gruppe det er, du har med at gøre. I dag er events lig med oplevelser, og der er ingen vej tilbage til tiden, hvor ethvert lokale og enhver slags mad var godt nok. Heldigvis. Selvom det uden tvivl genererer ekstra arbejde til dem, der er ansvarlige for planlægningen, er det bedste af det hele, at kun fantasien sætter grænser! Folk vil opleve nye ting, med mindre “sådan har vi altid gjort det” tanker omkring, hvordan et event skal afholdes. 

Så hvordan finder du ud af, hvad deltagerne forventer af dit event? Det er simpelt. Spørg dem!  Det vil hjælpe dig med at levere det forventede, og det vil få deltagerne til at føle, at deres ideer og forslag blev hørt. Nøglen til at gøre det personligt er at forstå, at ingen events er det samme.

Husk at reagere og følge op på det, du finder ud af; det er helt essentielt, at handle på det du lover. Husk f.eks. at have fokus på særlige behov, når du planlægger forplejning. Det samme gælder, hvis der er deltagere med fysiske handicap, skal stedet være tilgængeligt for alle.

Har du brug for mere inspiration? Tal med os, og spørg om alt du har på hjertet. Hos HUONE er vi specialister i at give personlig service, og organisere effektive, sjove og inspirerende events!

Innovative mødelokaler vokser i popularitet