7 tips til et effektivt onlinemøde

Den aktuelle corona-situation har påvirket folks liv rundt om i hele verden. For mange af jer, inklusive os selv, påvirker det hvornår, hvordan og hvor vi arbejder. Bare fordi vi ikke fysisk er i samme lokale, holder vi ikke op med at arbejde sammen som et team. For at holde hjulene i økonomien i gang bør den konstante dialog fortsætte. Lad os holde produktive onlinemøder og forblive sunde og raske!

Det mest udfordrende aspekt af et onlinemøde er at holde folks opmærksomhed. Vi ved dog alle, at nøglen til et succesfuldt møde er engagerede mødedeltagere – ligesom til et møde ansigt-til-ansigt. Vi har samlet en liste med tips, som kan hjælpe dig til bedre onlinemøder.

1. Involver de rette deltagere

At invitere de rette mødedeltagere er en af de grundlæggende ting til at holde godt forretningsmøde. Til onlinemøder er det bestemt mere udfordrerende for alle at bidrage til samtalen, når en stor gruppe er samlet. Hold deltagerantallet under 10 og sørg for, at alle forstår deres rolle under mødet. Det kan være en facilitatorrolle for et specifikt emne på dagsordenen eller en referent. Dette hjælper alle med at føle sig ansvarlige, og øger engagementet under onlinemødet.

2. Bliv enige om værktøjet. Sørg for at alle har det godt med det

Der findes mange gratis eller mere overkommelige videokonferencetjenester, som nu er tilgængelige i en begrænset periode for at gøre livet lettere under pandemien. For eksempel tilbyder Microsoft en ny 6-måneders gratis prøveperiode til Microsoft Teams, der inkluderer møder og samarbejdsfunktioner. Der findes også værktøjer til webinarer såsom Zoom, hvor du kan afholde gratis webinarer/møder for op til 100 personer (med en tidsbegrænsning) og GoToWebinar.

3. Send dagsordenen på forhånd og hold dig til den

Del dagsordenen før onlinemødet starter. Lad alle blive enige om mødets emne og mål på forhånd. Vær ekstra opmærksom på ‘forarbejdet’ så du ikke spilder din tid på at lytte til nogen, der læser numrene op fra en rapport, som kunne have været delt på forhånd. Dette giver også mødedeltagerne tid til at fordøje og reflektere over informationen før mødet.

Brug tiden under onlinemødet til emner eller udfordringer der kræver en gruppediskussion. Tildel en person ansvaret for at lede diskussionen for hvert emne og sæt tid til.

4. Tænd kameraet!

Mange vælger, at have kameraet slukket af forskellige grunde; måske er du ikke alene hjemme og er bekymret for, at din baggrund vil distrahere folk, du har ikke optimal belysning, eller måske synes du blot, at det er behagligere sådan. At slukke for kameraet gør det imidlertid nemmere at blive distraheret, og fører ofte til multitasking. 

At dit kamera er tændt vil bidrage direkte til et mere engageret onlinemøde.  Det giver mulighed for at se hinandens ansigtsudtryk, reaktioner, og ‘føle’ de ikke-verbale signaler. At have et onlinemøde frem for fysisk at være i samme lokale betyder ikke, at I ikke længere arbejder sammen som et team. Så prøv at tænd kameraet til det næste onlinemøde – det er okay, selvom du er hjemme i mere afslappet tøj og uden makeup!

5. Tjek alles meninger. Brug deres navne

Under et onlinemøde skal du stoppe regelmæssigt for at tage alles temperatur. Og jeg mener alles. Spørg hver person om deres input. Nick Morgan

Facilitators rolle er meget vigtig. Sørg for at tjekke med dine mødedeltagere, før du går videre til det næste punkt på dagsordenen. For eksempel spørger en facilitator “Evon, giver det her mening for dig?”, og gentager det samme for de andre mødedeltagere “Hvad med dig, Michella?”.

Det lyder måske unødvendigt og tidskrævende, men det øger følelsen af inkludering. Sørg for, at alle er involverede. Hvis du eller andre har tekniske problemer, kan du opfordre til at bruge chatfunktionen i dit værktøj til at besvare og stille spørgsmål.

6. Opsæt nogle grundregler 

Ligesom et møde ansigt-til-ansigt, hjælper et par grundregler med at øge engagement og fokus hos dine mødedeltagere under dit onlinemøde. Grundlæggende gælder: ha’ respekt for hinandens tid og vær til stede.

  • Test teknologien på forhånd (fx. download softwaren, tjek wifi-forbindelsen, test mikrofonen osv.). 
  • Sørg for, at din forbindelse af god før starttidspunktet. Den faktiske mødetid bør ikke bruges på at teste eller justere andres forbindelse.
  • Hold møderne korte. Det er sværere at fokusere i lang tid. Overvej at opdele emnerne i flere korte møder.
  • Ingen samtaler ved siden af. (Afhold disse før mødet officielt starter. Det er en god idé at være der tidligt, så du kan følge op med dine kollegaer).
  • Ingen multitasking. Respekter de andres tid.
  • Sig dit navn før du taler.
  • Sluk for mikrofonen for at mindske baggrundsstøj (gør det klart at det ikke betyder, at du kan udgå fra mødet).
  • Hold dine kommentarer korte og sørg for, at den forrige taler har talt, før du starter.

7. Sørg for, at samle op til slut i dit onlinemøde

Brug de sidste 5-10 minutter af mødet til at samle op. Det er en mulighed for at få alle på lige linje med de aftalte punkter og opfølgende handlinger. Det kan også bruges til spørgsmål. Det er en god idé at have dagsordenen og eventuelt mødereferatet synligt via skærmdelingen, så alle er på samme side. Bliv enige om, hvornår næste møde skal finde sted om nødvendigt.

Del rigtig gerne med os, hvis du har flere tips til at gøre onlinemøder mere effektive!


HUONE er forpligtet til at opretholde den højeste kundeservice, og din sikkerhed er vores højeste prioritet. Læs mere ved at klikke på nedenstående boks. 

HUONE introducerer nye tiltag for at forhindre spredning af coronavirus