Hvor tidligt begynder du at planlægge næste års events? Vellykkede firmamøder og arrangementer kræver planlægning. Det bliver dog ofte begravet under andre opgaver, og pludselig er der kun et par uger til, at mødet eller arrangementet skal afholdes. Vi deler her vores egen eventkalender for det første halve år af 2023 samt et par af vores bedste tips til planlægningen.
HUONE’s eksempel på en eventkalender for 1. halvår af 2023
HUONE har, som enhver anden virksomhed, en del både interne og eksterne møder og arrangementer. Når man har travlt, kan de sommetider blive overset, og så er man nødsaget til at planlægge mødet eller arrangementet i sidste øjeblik. Vi har indført nogle få ting for at sikre, at vores møder og arrangementer er effektive og værdiskabende for alle deltagere. Eventkalenderen er den, vi internt bruger til at forberede vores møder og events i god tid.
Møder og arrangementer for hele virksomheden
Events som kick-offs, strategidage og festlige begivenheder som sommerfest og julefrokost sker årligt for hele virksomheden. Én af de mest afgørende ting her, er at fastsætte datoen og kommunikere dette til alle gæster i god tid.
(HUONE’s eventkalender for første halvår af 2023)
Mindre interne møder
Udover de store møder og arrangementer for hele virksomheden, er der en række mindre ugentlige og månedlige møder. Vi anbefaler at lave en klar mødestruktur sammen med hele teamet (f.eks. om mødet er online eller personligt, formålet med mødet, hvem er referent og ordstyrer osv.). For eksempel spiller HUONE Copenhagens ugentlige salgs- og marketingmøder en væsentlig rolle, for at teamet kan udforme strategier samt opdatere og motivere hinanden. Det operative team har et seperat møde med samme agenda. Siden HUONE er en global virksomhed med venues i tre lande, har vi også globale møder for afdelingslederne, hvor der deles indsigter og fremtidige planer. Derudover er der sideløbende kurser for hver afdeling, workshops og onboarding af nyt personale.
Eksempler på tilbagevendende interne møder
- Ugentlige salgs- og marketingmøder
- Ugentlige driftsplanlægningsmøder
- Bi-weekly teammøder
- Månedlige globale marketingmøder
- Månedlige ledelsesmøder
- Kurser
- Workshops
- Seminarer
- Onboarding
Spørgsmål du bør stille til alle kommende møder og events
Ingen bør have kalenderen fyldt op med møder. Man bør derfor altid tænke grundigt over, hvilke møder der egentlig er nødvendige, og hvem der skal inddrages. Vi deler et par spørgsmål, som du kan stille dig selv, inden du planlægger fremtidige møder og arrangementer:
Hvorfor planlægger du mødet eller eventet?
Definer og kommuniker målet. Formålet med mødet bør deles med alle fra begyndelsen, så I kan arbejde hen imod målet sammen. Møder sker mellem mennesker, og de er designet til at lette menneskeligt samarbejde. I gode møder ved alle, hvorfor de er tilstede, og hvilken rolle de har.
Hvem skal du invitere?
Inviter (kun) de relevante personer. Nu er formålet klarlagt, hvem skal du så invitere? Møder og arrangementer mindskes mere og mere, og hvem der inviteres er vigtigere end kvantiteten. Udgifterne til et møde strækker sig langt udover omkostningerne ved leje af et mødelokale. Ved kun at invitere de relevante personer sparer du tid(=penge), og du vil også forbedre effektiviteten af dit møde. Derudover skal du også kommunikere til mødedeltagerne, hvad der forventes af dem; hvorfor har du brug for disse mennesker?
Hvor skal mødet holdes?
Beslut dig for “hvor”. Skal deltagerne møde fysisk op, eller skal mødet være online eller hybrid? Omgivelserne er en afgørende faktor at overveje for at få dit møde eller arrangement til at lykkes. Det er meget mere end blot at finde et ledigt sted, der er stort nok til din gruppe. Det vil også påvirke mødedeltagernes adfærd, som i sidste ende vil påvirke resultatet af mødet. Sørg også for, at mødet er inkluderende, hvis det er i hybridformat.
Hvad skal der være på dagsordnen?
Del en dagsorden med dine mødedeltagere på forhånd. Det er en af mødedeltagernes rettigheder. Hvad med at indføre reglen: Ingen dagsorden, intet møde? Sørg for at inkludere alle ovenstående elementer samt en tidsplan og kontaktperson. Sørg også for at kommunikere, hvis der er noget, som skal forberedes på forhånd af deltagerne.
Tips til forskellige møder og events
1. Kick-offs
Kick-offs handler om at finde en fælles retning, og fokus bør derfor altid være på, at opnå en fælles forståelse. Læs også “6 ting, der sikrer en god kick-off“.
2. Strategidag
Strategidag er der, hvor de mest væsentlige diskussioner om virksomhedens fremtidige strategi finder sted. Deltagerne er som regel personer på mellemniveau til lederniveau, så dagen bør planlægges i detaljer på forhånd. Husk at tænke over, hvem du skal have med, og hvor lang tid der skal bruges på hvert punkt på dagsordnen. Efter mødet bør I stå tilbage med konkrete handlinger, der skal implementeres.
3. Teamdag
Mennesker er det mest værdifulde aktiv for enhver virksomhed. Uden dine teammedlemmer sker der ingen magi. Teamdage er en god måde at kombinere et møde med en afslappet teamaktivitet på. Se her, hvor nemt det er at planlægge en teamdag hos HUONE!