Måske er det en del af dit arbejde. Måske kommer det som en overraskelse, når du bliver bedt om at facilitere et møde. Facilitering… siger det dig noget? Hvor skal man starte, hvad skal man gøre, og hvordan bliver det en succes? Vi har været vært for en del møder her hos HUONE. Vi vil gerne dele vores indsigt i, hvordan man opbygger et stærkt fundament til at facilitere et effektivt møde.
Hvad er facilitering?
Tænk på en orkesterdirigent. En dirigents arbejde er, at skabe harmoni: en klar melodi, en introduktion, opbygge klimaks og en slutning. (Og holde violinister fra at kæmpe mod hinanden).
På samme måde er du til stede for at skabe orden på mødet som facilitator.
Du kan øve dig på gode faciliteringsteknikker, som vil gøre dine møder mere effektive. Facilitering er faktisk både nemt og sjovt, så længe du ved, hvad du laver: hurtige beslutninger, lette icebreakers eller innovation. Møder finder som regel kun sted, når der er en bred enighed om, at gruppen har mere viden end en enkelt person. Viden er magt, men det overføres ikke automatisk til konkrete handlinger. Du har brug for en god proces, for at nå dine mål – derfor skal du vide, hvordan du er en god facilitator!
1. Facilitatoren har autoritet, men er ikke centrum for mødet
Facilitering – er det din tid til at vise dig frem? NEJ! En god facilitator er synlig på mødet, men dominerer ikke samtalen. Dit mål er at facilitere et effektivt møde – ikke at dele dine historier. Hvis du kan lide at sludre til verdens ende, skal du lære at kontrollere din vokalstrøm som facilitator. Hvis du hader at tale offentligt, skal du øve dig lidt, da en stille facilitator ikke helt kvalificerer sig til at facilitere effektive møder. Find en god balance mellem, hvor meget du har brug for at tale og bland dig kun i samtalen for at holde den kørende og på rette spor.
2. Hvad er målet med facilitering?
For at facilitere et effektivt møde har du brug for en klar dagsorden for mødet og dets formål. Ønsker du at opnå en fælles beslutning? Være kreativ? Bestige Mount Everest? Du skal vide, hvad der forventes af mødet for at arbejde mod målet. Et godt trick er, at huske alle i lokalet på målet, når du begynder at tale om et nyt emne. “Vi er her for at beslutte budgettet for projekt X, og for at gøre det, skal vi diskutere projektets tidslinje. Hvad synes I, skal gennemføres før vi afslutter?”
3. En god facilitator involverer alle
Et tip til at facilitere et effektivt møde: du behøver ikke at gøre alt. (Virkelig??!). Og hvis du er en perfektionist, som føler at du SKAL gøre alt, så bør du måske bestille en ferie til Mallorca.
En del af en facilitators rolle er at involvere alle i mødelokalet. Bed en om at skrive et mødereferat, og en anden person om at holde styr på de overordnede temaer og notere dem på en tavle. Sørg for, at gulvet er ligeligt fordelt mellem deltagerne, og at alle får mulighed for at udtrykke deres mening. Sørg også for at opmuntre de stille kollegaer til at tale. Efter hvert møde skal du altid bekræfte, at der er ejerskab over de beslutninger, der er truffet, og at nogen er ansvarlig for at følge op på et specifikt møderesultat.
4. Brug visuelle punkter til at facilitere et effektivt møde
Når dine kollegaer taler, skal du altid opsummere for at bekræfte, at du har forstået, hvad de sagde. Det også en god måde at opsummere deres tanker for alle i lokalet! Udover blot at gentage hovedpunkterne kan I notere dem ned på en tavle. Lyder enkelt, men det holder alle fokuseret på samtalen og du kan nemt gå tilbage til samtalepunkterne, når du kigger på tavlen. På samme måde er det at tage et foto af tavlen en god påmindelse om at lave et mødereferat.
5. Vær kreativ: Lav en messe
Hvis dit møde involverer mange forskellige faser og trin, der skal dækkes på en organiseret måde, så prøv noget andet. Lav en messe! Lav forskellige “stande”, som hver tackler en specifik problemstilling: projektets tidslinje, projektmål, resurser osv. Hver stand har en standfacilitator til at lede og guide diskussionen. Arbejder du med en større gruppe mennesker, kan du inddele dem i mindre grupper. Fortæl dem i hvilken rækkefølge de skal besøge standene, og giv dem 5-10 minutter ved hver stand. Husk at gemme tid til sidst til en gruppediskussion om alles idéer. Breakout sessioner er super-effektive til at facilitere et effektivt møde!
6. God facilitering minimerer støj
Forestil dig dine kollegaer som småbørn, der undertiden laver lidt for meget larm (svært at forestille sig, ikke) – hvordan faciliterer du et effektivt møde? Nu respekterer dine kollegaer forhåbentlig dit ord lidt mere end småbørn (man kan kun håbe). I stedet for at folk råber “Jeg er enig” eller “Jeg er uenig”, “Ja, MEN, MEN, MEN” efter en andens tale, bør du etablere en stille måde at håndtere følelser på. At ryste dine hænder i luften på skulderniveau betyder, at du ikke er tilfreds eller ikke er enig. At ryste dine hænder i luften over hovedet betyder, at du er tilfreds og er enig med det fremsatte punkt. På den måde kan du nemt kortlægge gruppens svar på forskellige forslag og derfra give ordet videre til den næste.
Tillykke, du har læst hele indlægget! Lad os opsummere for at afslutte indlægget godt. Når du er en god facilitator, når du lettere målet med mødet – hvad enten det handler om at træffe beslutninger, få kreative ideer eller planlægge. Du kan bruge forskellige icebreakers til at facilitere gruppen eller organisere breakout sessioner i mindre grupper. En god facilitator guider samtalen, lytter til alle, opmuntrer forskellige meninger og opsummerer godt (og giver måske en runde til alle efter arbejde). Nu ved du, hvordan du faciliterer et effektivt møde!
HUONEs møderegler til at planlægge og afholde succesfulde møder
*Billede: HUONE Kamppi, Container Room