Kuinka vähennät skippaajien määrää tilausuuksissasi?

Tilanne on taatusti kaikille tuttu: koko päivän valmistelujen jälkeen pöytä on vihdoin upeasti katettu, uunista leijailee veden kielelle nostattava paahtopaistin tuoksu, kynttilät on sytytetty, alkumaljoja varten varattu shampanja jäähtymässä jääkaapissa ja vuosikertaviini karahvissa valmiina tarjoiltavaksi täydellisen paahtopaistisi kanssa. Alkuruuat ja lisukkeet  odottavat tarjoilua. Entäs sinä itse? Näytät yksinkertaisesti upealta!

Ja sitten kuulet puhelimen viestiäänen. ”Olen ihan hirveän pahoillani, mutta emme pääsekään tulemaan tänä iltana. Mikellä on ollut vähän huono olo ja itse olen aivan naatti paahdettuani koko päivän toimistolla. Toivottavasti et nähnyt liikaa vaivaa meidän takiamme. Nähdään pian!’ Jos he vain tietäisivät, mitä mielessäsi liikkuu juuri tällä hetkellä! ” Asia ok. Toivottavasti Miken olo kohenee. Äläkä murehdi, eihän tässä mistään sen isommasta ollut kyse. Kuullaan taas!” Kuinka harmittava tilanne! Voi vain kuvitella turhautumisen tunteen. Valitettavasti näin usein käy, kun emme ymmärrä kuinka paljon työtä jonkin tapahtuman järjestäminen vaatii, oli sitten kyseessä yksityinen illanvietto läheisten ystävien kanssa, seminaari tai kokous.

Erilaisiin tapahtumiin on epäilemättä hauskaa ja trendikästäkin ilmoittautua. Jos sitten sattuukin tulemaan muuta ohjelmaa, emme juurikaan vaivaudu miettimään mitä “Ilmoittaudu tästä” -linkin klikkaamisesta seuraa. Ei välttämättä tule ajateltua, että tilaisuuteen varattu ruoka ja juomat lasketaan osallistujamäärän mukaan, kuten myös kokoushuone, puhumattakaan järjestelyihin varatusta henkilöstöstä ja esiintyjistä, jotka varautuvat esiintymään täydelle ja energiselle kokoussalille. Vierailijoille varataan ehkä lahjapusseja, on huolehdittava turvajärjestelyistä ja niin edelleen – lista sen kun jatkuu. On kaikkien sidosryhmien kannalta iso pettymys, jos osallistujamäärä dramaattisesti laskee.

Jos siis luet tätä, ensimmäinen tehtäväsi on kuvitella itsesi tilaisuuden järjestäjien kenkiin.

Vaikka vastuu osallistumisesta on loppujen ilmoittautuneilla itsellään, on olemassa kikkoja, joiden avulla tilaisuuden järjestäjä voi yrittää vähentää pois jäämisiä

 

  1. Ihmisillä voi olla hyvä aikomus osallistua, mutta joskus tulee vahingossa buukattua kaksi menoa samaan aikaan. Mitä ratkaisuksi? Lähetä säännöllisesti ystävällinen muistutus tilaisuudesta ja lyhennä muistutusviestien aikaväliä, kun tilaisuus lähestyy.  
  2. Käytä lentokenttämetodia! Päivämäärän lähestyessä avaa online check-in esim. 24 tuntia ennen tapahtumaa. Näin saat selkeän tiedon osallistujien määrästä, ja sinulla on vielä aikaa lähettää muistutus niille, jotka eivät vielä ole tehneet check-iniä. Lisäksi tapahtumaasi on lyhyemmät jonot seuraavana aamuna, kun suurin osa on ilmoittautunut verkon kautta. Ja kuten lentokentillä, osallistujat voivat pikaisesti tiskillä piipahtaen hakemassa nimilappunsa.
  3. Tee ilmoittautumisesta houkuttelevaa. Tässäkin oikeanlainen viestintä on kaiken A ja O: jos tilaisuus hukkuu muiden yritystapahtumien sekaan, voit unohtaa arviosi osallistujamäärästä. On sinun vastuullasi, että tapahtuma pysyy houkuttelevana. Aikaisin ilmoittautuneiden kiinnostus voi lopahtaa, joten pidä heidän mielenkiintoaan yllä kaikissa vaiheissa. Fakta on se, että jos et osaa myydä oikein, kukaan ei myöskään osta.  
  4. Anna viimeinen ilmoittautumispäivä, jonka jälkeen ei voi enää rekisteröityä. Tee selväksi, että “myöhästyneet” voidaan lisätä lentokenttätermejä käyttääksemme ns. stand-by-listaan, mikä ei kuitenkaan takaa paikkaa tilaisuuteen. Osallistujat tulevat tilaisuuteen paljon mieluummin tietäen, että he ovat jonon ensimmäisiä.
  5. Vetoa tunteisiin: Viimeisenä keinona voit kuvailla artikkelin alussa läpi käydyn tilanteen ja toivoa parasta!

Valitse parhaat ajankohdat kokouksillesi