All articles

Venyikö kokous taas? 6 vinkkiä lyhyeen kokoukseen


Category: Tapahtumavinkit

Pääsitkö taas juuri ja juuri hengissä ulos aivan liian pitkäksi venähtäneestä kokouksesta? Loppua kohden et jaksanut keskittyä asioihin ja korkeintaan jaksoit ajatella, mitä ostaisit kaupasta.  Onneksi ehkä työkaverisi pelasti tilanteen toteamalla, että olette jo tunnin yliajalla(!) ja että olisi vielä niitä oikeitakin töitä tehtävänä!

Joten miten välttää seuraava raastavan pitkä kokous ja päästää ihmiset ajoissa töihinsä, kotiin, kuntosalille tai vaikka drinksuille?

1. Laadi selkeä asialista ja pysyttele siinä

Kokous, jolla ei ole selvää tavoitetta, venyy mitä todennäköisimmin yliajalle ja automaattisesti vaikuttaa negatiivisesti osallistujien halukkuuteen osallistua. Kokouksen järjestäjällä tulee olla kristallinkirkas käsitys siitä, miksi kokous pidetään. Ilman asialistaa ei pidetä fiksuja kokouksia.

2. Valmistaudu ja edellytä valmistautumista

Kokoukseen ei pitäisi osallistua kenenkään, jolla ei ole mitään annettavaa. Etukäteisvalmistautumista voidaan edellyttää myös muilta kokoustajilta ja siihen voi antaa ohjeita.

3. Kutsu paikalle vain henkilöt, joille asia kuuluu

Älä kutsu kokoukseen ihmisiä, joiden toimenkuvaan asia ei kuulu tai vaikuta. Jos saat kokouskutsun, jonka perusteella et ymmärrä, miksi sinun pitäisi osallistua, ota asiasta selvää etukäteen.  Älä kutsu henkilöitä paikalle vain kuuntelemaan päätöksiä. Tee mieluummin hyvä muistio ja lähetä se laajemmalle joukolle tiedoksi.

4. Kokousta seisten
Kun kokoontumiseen on varattu vain lyhyehkö aika, kokeile pitää kokous seisoviltaan: kukaan ei saa istua. Piakkoin huomaatte, että seisominen käy työstä ja asiat käsitellään nopsaan. Sama kikka voi toimia myös kun kokous venyy yliajalle: pyydä kaikkia nousemaan ylös. Yllätys, yllätys: puheenvuorot lyhenevät ja kokous onkin ohi yhdessä hujauksessa.

5. Pysykää asiassa

Harva se päivä joku äityy kokouksessa kommentoimaan asioita, joita voitaisiin jättää puhuttavaksi kokouksen jälkeen. Puheenjohtajan tehtävä on pitää keskustelu asiassa, asianvierestä aiheet on tyrehdytettävä heti alkuunsa ja sovittava tarvittaessa erillinen palaveri niille.

6. Seuraa kelloa

Ajan seuraaminen on olennaista: pyydä jotakuta seuraamaan ajankulua. Jos kokouksen on tarkoitus kestää tunnin, ajanottaja voi ilmoittaa, kun aikaa on vielä jäljellä 15, 10 ja lopulta 5 minuuttia. Jos jostakin asiasta ei ole ehditty keskustella, sen selvittämiseen sovitaan uusi kokous. Jokaisen kalenteri on täynnä suunniteltuja tehtäviä ja tapaamisia, joten kokoukselle varatun ajan jälkeen pitää osallistujien päästä lähtemään. Mistäpä sitä tietää: heidän pitäisi ehkä olla menossa jo toiseen kokoukseen?

Extra-vinkki: Tietysti kaikkien pitää saada puheenvuoro, mutta kokeilkaa rajata aika esimerkiksi kahteen minuuttiin per osanottaja. Sille on nimittäin selvä syynsä, että väittelykilpailuissa puheenvuorot loppuvat aina ajallaan!

Kuva: Ahmed Saffu, Unsplash

Varaa tapahtumasi