Pääsitkö taas juuri ja juuri hengissä ulos aivan liian pitkäksi venähtäneestä kokouksesta? Loppua kohden et jaksanut keskittyä asioihin ja korkeintaan jaksoit ajatella, mitä ostaisit kaupasta. Onneksi ehkä työkaverisi pelasti tilanteen toteamalla, että olette jo tunnin (!) yliajalla ja että olisi vielä niitä oikeitakin töitä tehtävänä. Pysy kokousaikataulussa ja lopeta kokous ajallaan!
Et ole ainoa, joka kokee kokousten olevan tehottomia ja venyvän yliajalle. Yllättäen yksi kolmasosa kokouksista koetaan tehottomiksi ja jopa 37% alkaa myöhässä. Kokouksella on tarkoitus ja sinun kuuluu saada siitä myös jotain irti. Kun pidät kokoukset ajallaan, kollegasi myös arvostavat niitä enemmän. Pidä huoli että kaikki kokousosallistujat näkevät kokouksen tulokset ja että seuraat kokouspäätöksiä myös jälkeenpäin.
Miten siis välttää seuraava raastavan pitkä kokous ja päästää ihmiset ajoissa takaisin töiden pariin, kotiin, kuntosalille tai vaikka drinksuille? Lue vinkkimme lyhyen kokouksen järjestämiseen ja niiden avulla pysyt kokousaikataulussa.
1. Laadi kokoukselle selkeä asialista ja anna jokaiselle asiakohdalle aikaraja
Kokous, jolla ei ole selvää tavoitetta, venyy mitä todennäköisimmin yliajalle ja automaattisesti vaikuttaa negatiivisesti osallistujien halukkuuteen osallistua. Kokouksen järjestäjällä tulee olla kristallinkirkas käsitys siitä, miksi kokous pidetään. Ilman asialistaa ei pidetä fiksuja kokouksia. Valmistele etukäteen kokouksen asialista ja anna jokaiselle asiakohdalle oma aikarajansa. Esimerkiksi “viime viikon kokouksen pöytäkirjan läpikäynti kokouksen alussa, kymmenen minuuttia”. Näin pystyt tarkemmin kartoittamaan aikavaatimuksen kokouksellesi ja selviät koko asialistasta läpi ajassa.
2. Aloita kokouksesi aina ajoissa
Ei ole hyväksyttävää saapua kokoukseen myöhässä ja olettaa muiden odottavan. Tee kokousten aloittamisesta ajallaan tapa, ja ole myös itse aina ajoissa muiden kokouksiin. Hitaasti mutta varmasti kollegasi oppivat sinun olevan tarkka, ja myös kokevat sinut fiksuna ja keskittyneenä työntekijänä. Voit myös tehdä säännön, että kokoushuoneen ovi pysyy kiinni kokouksen alettua ainakin ensimmäiset 5-10 minuuttia. Tämän jälkeen voit avata oven ja yhdellä kertaa päästää myöhäiset saapujat yhdessä sisään. Jos joku kävelee koko ajan ovesta sisään, keskittyminen herpautuu. On tehokkaampaa päästää kaikki kerralla sisään.
3. Valmistaudu kokoukseen ja edellytä valmistautumista
Kokoukseen ei pitäisi osallistua kenenkään, jolla ei ole mitään annettavaa. Kokoukset on tarkoitettu tiedon jakamiseen, keräämiseen ja päätöksentekoon. Etukäteisvalmistautumista voidaan edellyttää myös muilta kokoustajilta ja siihen voi antaa ohjeita. Jaa kokouksen asialista etukäteen ja pyydä kaikkia varaamaan 15 minuuttia omaa aikaansa tutustuakseen listaan ja valmistellakseen kysymykset ja kommentit. Näin kokouksen asialista on entuudestaan tuttu, osallistujat tietävät mikä on kokouksen tavoite ja jokainen saa enemmän kokousajasta irti.
4. Pyydä yhtä osallistujaa seuraamaan kokouksen ajankulua
Ajan seuraaminen on olennaista: pyydä jotakuta seuraamaan ajankulua. Jos kokouksen on tarkoitus kestää tunti, ajanottaja voi ilmoittaa, kun puolet on kulunut, ja kun aikaa on vielä jäljellä 15, 10 ja lopulta 5 minuuttia. Jos jostakin asiasta ei ole ehditty keskustella, sen selvittämiseen sovitaan uusi kokous. Jokaisen kalenteri on täynnä suunniteltuja tehtäviä ja tapaamisia, joten kokoukselle varatun ajan jälkeen pitää osallistujien päästä lähtemään. Mistäpä sitä tietää: heidän pitäisi ehkä olla menossa jo toiseen kokoukseen?
Extra-vinkki: Tietysti kaikkien pitää saada puheenvuoro, mutta kokeilkaa rajata aika esimerkiksi kahteen minuuttiin per osanottaja. Sille on nimittäin selvä syynsä, että väittelykilpailuissa puheenvuorot loppuvat aina ajallaan! Voit myös pyytää osallistujia etukäteen lukemaan kokouksen asialistan ja pyytämään sinulta mahdollisuutta lisätä asiakohtia kokouslistaan. Näin varmistat, että aikaa riittää jokaiselle aiheelle, ja että kokouksessa keskitytään vain oikeisiin asioihin.
5. Kutsu kokoukseen vain henkilöt, joille asia kuuluu
Mitä useampi kokki, sen huonompi soppa.
Älä kutsu kokoukseen ihmisiä, joiden toimenkuvaan asia ei kuulu tai vaikuta. Jos saat kokouskutsun, jonka perusteella et ymmärrä, miksi sinun pitäisi osallistua, ota asiasta selvää etukäteen. Osallistujien kuuluu osallistua keskusteluun joko päivitysten muodossa, jakaa tietoaan, tai olla paikalla päätöksentekoa varten. Älä kutsu henkilöitä paikalle vain kuuntelemaan päätöksiä. Tee mieluummin hyvä muistio ja lähetä se laajemmalle joukolle tiedoksi.
6. Kirjoita hyvä kokousmuistio ja jaa se jälkikäteen
Ennen kokouksen alkua, pyydä yhtä osallistujaa valmistelemaan kokousmuistio ja kirjoittamaan kokouksen pöytäkirja. Kokousmuistio mahdollistaa tehokkaan päätösten seuraamisen. Kokousmuistion pitäisi koostua ainakin tehdyistä päätöksistä, avoimista tehtävistä ja niiden omistajista sekä aikatauluista.
7. Kokousta seisten
Kun kokousta varten on varattu vain lyhyehkö aika, kokeile pitää kokous seisaaltaan: kukaan ei saa istua. Piakkoin huomaatte, että seisominen käy työstä ja asiat käsitellään nopsaan. Jos lysähdät mukavaan toimistotuoliin ja olet siinä pitkään, alat pikkuhiljaa väsähtämään ja kehosi on huomaamatta löysä. Seisominen pitää mielesi ja kehosi vireänä. Sama kikka voi toimia myös kun kokous venyy yliajalle: pyydä kaikkia nousemaan ylös. Yllätys, yllätys: puheenvuorot lyhenevät ja kokous onkin ohi yhdessä hujauksessa. Älä kuitenkaan tee hätiköityjä päätöksiä vain tehdäksesi päätöksiä.
8. Pysykää kokouksen asialistassa ja aikataulussa
Harva se päivä joku äityy kokouksessa kommentoimaan asioita, jotka voitaisiin jättää puhuttavaksi kokouksen jälkeen. Puheenjohtajan tehtävä on pitää keskustelu asiassa, asianvierestä menevät aiheet on tyrehdytettävä heti alkuunsa ja sovittava tarvittaessa erillinen palaveri niille. Voit tehdä säännön: jos aiheesi ei vaadi päätöksentekoa, jätä se kahvitaukokeskusteluksi tai kirjoita sähköposti. Voit myös kysyä osallistujalta: mitä palautetta hän odottaa muilta osallistujilta? Jokaisella kokouksen asiakohdalla kuuluu olla selkeä syy-seuraus-suhde.
Miten hyvä esimies johtaa ihmisiä kokouksessa?
Kuva: Ahmed Saffu, Unsplash