Mitä ottaa huomioon kick-off -tapahtuman järjestelyssä?

Tammikuu 2013, kansainvälisen yrityksen ensimmäinen yhteinen tilaisuus. HUONEen edustajana olin luvannut huolehtia unohtumattomat juhlat. Kun vieraat jo saapuivat ovesta, ohjasin valokatkaisimia sähkökaapista käsin ja taistelimme catering-järjestelyjen kanssa. Hymyillen jaoimme juhliin saapujille vastaanotossa alkumaljaa, peruukkeja, viiksiä ja pientä asustetta: olihan illan teemaksi rakennettu Disco ja olin luvannut hoitaa juhlijoille asusteetkin. Oli aika kick-off juhlailtaan. 

Moni asia on edistynyt HUONEella tuosta päivästä: valokatkaisimetkin ovat toimineet moitteetta ihan nappia painamalla jo vuosia! Myös asiakkaidemme toiveet Kick-off -järjestelyille ovat selkeästi muuttuneet.

Suomessa suurin osa kick off -tilaisuuksista ajoittuu tammikuulle sekä elokuulle. Trendit muuttavat kick-off tapoja  ja usein tapahtuma ei enää liitykään koko henkilöstön yhteen keräämiseen, vaan esimerkiksi pienen tiimin vuoden aloitukseen tai projektin liikkeelle laittamiseen. Tällöin ajankohta ei välttämättä mene vuosikalenterin mukaan, vaan tiimin itse määrittelemänä. Annan nyt kaksi ajatusta onnistuneeseen kick-off tapahtumaan.

1. Osallistujien pitää päästä tutustumaan toisiinsa paremmin.

Kun kyseessä on ison ryhmän (yli 30 hlöä) kick-off kannattaa miettiä päivän/illan agendaan selkeä ’ice-breaker’. Olipa kyseessä miten pieni ohjelmanumero tahansa, on sillä valtava vaikutus koko loppupäivän tunnelmaan ja kokonaisuuden onnistumiseen.
Pienemmän ryhmän (erityisesti projektin kickoffille tärkeä) tapahtumassa tulisi huolehtia
tutustuminen ja myös roolitus. Koko tapahtuman tärkein osa on jakaa kaikille selkeä kuva
vastuualueista ja tekemisistä. Tämän jälkeen tutustuminen eli jo mainitsemani ’ice-breaker’
mukaan. Yhteinen illallinen virallisen osuuden jälkeen voi toimia riittävänä keventäjänä,
jossa osallistujien on mahdollista tutustua paremmin toisiinsa, ihmisinä.

2. Tapahtumalle on asetettu tavoite ja mietitty, miten se mitataan.

Vaikka kyseessä olisi Disco-teemainen illanvietto, niin se ei tarkoita, etteikö juhlalla voisi olla mitattavaa tavoitetta. On vain yksinkertaisesti hölmöä väkisin järjestää tapahtuma ilman tavoitetta! Tässä pari havainnollistavaa esimerkkiä:

a. Tiimipäivä, jossa tavoitteena on asettaa selkeät myyntitavoitteet tulevalle kaudelle
Paikalle on kutsuttava tietysti tiimin jäsenet, mutta myös ne henkilöt, jotka voivat
tukea myyntitavoitteiden rakentamista (esim. yrityksen markkinointipäällikkö).
Tavoitteena on, että jokaisella tiiminjäsenellä on selkeä käsitys tulevan kauden
tavoitteista ja ne kirjattuna tapahtuman jälkeen. Tapahtuman järjestäjänä pyydät osallistujia toimittamaan sinulle tiivistelmän tulevan kauden myyntitavoitteista sekä ’action planin’, miten se toteutetaan.

b. Disco-teemainen yrityksen yhteinen illanvietto, jossa henkilöstön mahdollista tutustua lähemmin ja nostattaa yhteishenkeä
Paikalle kutsutaan koko henkilöstö, joten järjestäjän tärkeimpiä tavoitteita on siis saada mahdollisimman kattava osallistumisaste ja varmistaa aito tutustuminen toisiin.

  • Tapahtumaan saapuminen ja osallistuminen on tehtävä vaivattomaksi, jolloin kuuluisa ’no-show’ saadaan minimoitua.
  • Henkilöstön on päästävä tutustumaan toisiinsa, erityisesti yli tiimirajojen.

Illan ohjelmavalinnalla sekä juhlapaikan järjestelyillä voidaan vaikuttaa merkittävästi tavoitteisiin pääsyyn.
Juhlapaikka tulee valita sopivaksi osallistujamäärälle. Tilat, joissa pienet ryhmät eivät pääse erilleen muista tulisi aina olla ensisijaisia. Pöytäjärjestelyt vaikuttavat merkittävästi viihtyvyyteen (esim. pitkä pöytä vs. pyöreä pöytä). Ohjelmaksi valitaan tiimipohjainen aktiviteetti, joka osallistuttaa kaikki. Tilaisuuden jälkeen lyhyt palautekysely seuraavalla viikolla kartoittaa tapahtuman tavoitteiden onnistumisen.