Tauon paikka! 7 syytä siihen, miksi sinun pitäisi tänäänkin pitää kunnon kokoustauko

Kuinka monta kertaa olet kuullut seuraavan lauseen: ”Emme todennäköisesti saa käytyä läpi koko agendaa tässä kokouksessa, mutta yritetään päästä mahdollisimman pitkälle”? Kuinka pöhköltä tuntuu istua kokouksessa, kun jo alussa tiedetään, että varattu aika ei tule riittämään järkevään keskusteluun kaikista esityslistan asioista. Tiimi jaksaa kyllä istua neljästä viiteen tuntia, mutta miten hyödyllisiä vaikkapa kaksi viimeistä tuntia oikeastaan ovat?

Kokoushuoneessa tuntikaupalla istuminen ja vaativien asioiden käsittely ei ole helppo tehtävä – saati sitten ilman taukoja. Moni tulee kateelliseksi peruskoululaisille: miten mukavaa oli aina pitää tauko oppituntien välissä! Päästä hetkeksi ulos leikkimään ja palata sitten takaisin virkistyneenä ja valmiina keskittymään seuraavaan asiaan.

Taukojen merkitys ei ole muuttunut mihinkään sitten työelämään siirtymisen. Tutkimukset osoittavat, että taukojen pitäminen ei vähennä työtehoa. Päinvastoin, jo viiden minuutin tauko tekee ihmeitä keskittymiskyvylle, motivaatiolle ja aivojen suorituskyvylle.

Jos et vielä ole vakuuttunut taukojen hyödyllisyydestä, listasimme seitsemän syytä miksi tiimisi kannattaa aikatauluttaa muutama tauko seuraavaan maratonkokoukseen. Tunnet tiimisi parhaiten, joten tiedät mikä sopii heille. Mutta muista: virkeys ja väsymys leviävät kuin virus. Kun yksi tiimin jäsen nousee ylös venytelläkseen, myös muut tuntevat yhtäkkiä tarvetta pitää tauon.

 

1. Tauko kerran puolessatoista tunnissa

Erityisesti monta tuntia kestäviin kokouksiin kannattaa aikatauluttaa puolen tunnin tauko aina 90 minuutin välein. Jotkut tutkimukset jopa ehdottavat, että kannattaisi pitää 17 minuutin tauko noin 50 minuutin välein.

2. Älä unohda epävirallisen keskustelun voimaa

Moni tärkeistä keskusteluista käydään kokoushuoneen ulkopuolella. Jotkut tiimin jäsenet nimittäin kertovat ideoistaan mieluummin kahden kesken, kuin koko tiimin edessä. Myös nämä keskustelut ovat tärkeitä ja auttavat esimerkiksi introvertimpia viemään keskustelua eteenpäin.

3. Pidä tauot yhtä aikaa

Tee kokouksen järjestäjänä parhaasi, että koko tiimi pitää tauot mahdollisimman yhtä aikaa. Tämä parantaa tiimihenkeä ja pitää huolen siitä, että kaikki pysyvät mukana keskustelussa. Toki tarve taukoihin tulee eri aikoihin, joten muista jättää aikaa myös ”käsienpesutauoille”.

4. Jätä aikaa prosessoinnille

Olemme ihmisiä, emme tietokoneita, joten tarvitsemme aikaa opitun tiedon sisäistämiseen ja jäsentelyyn. Tutkimukset osoittavat, että itse asiassa prosessoimme tietoa aktiivisesti, kun vain annamme mielemme vaellella vapaasti. Milloin viimeksi sait hyvän idean ollessasi suihkussa tai vain ajaessasi autoa?

5. Tauot motivoivat

Vaikka kuinka yrittäisimme taistella vastaan, aivot lakkaavat keskittymästä, jos niille annettu tehtävä pysyy samana liian kauan. Illinoisin yliopistossa tehdyn tutkimuksen mukaan ihmisaivot on rakennettu reagoimaan muuttuviin tehtäviin, joten vaihtelu virkistää ja aktivoi aivotoimintaa.

6. Tauot auttavat pysymään aikataulussa

Yllättävää kyllä, mutta jos kokouksen esityslistalla on myös taukoja, auttavat ne osallistujia keskittymään agendaan paremmin. Pyydä tarvittaessa vinkkejä kokouspaikkasi henkilökunnalta taukojen ajoittamiseen.

 7. Keho ja mieli

Jos aivosi tarvitsevat taukoa, on todennäköistä, että kehosi tarvitsee sitä myös. Vaihda kokouspullat smoothieen tai muihin ravintorikkaisiin välipaloihin. Tiimisi jaksaa paremmin ja tasainen verensokeri pitää tunnelman energisenä.

Pro tip: lue tästä 50 ideaa kokoustaukoaktiviteetteihin. 

Oletteko inspistä vailla?Tulkaa kokoukseen HUONEelle  – meillä tauollakin on kivaa!