1. Controller

Den enhed, der er ansvarlig for behandlingen er personoplysninger, som fungerende controller af data, er den HUONE enhed, som du interagerer med:

 

HUONE Events Hotel / HUONE International Oy (2460736-8)

Address: Länsisatamankatu 16, 00180 Helsinki, Finland

Tel: +358 (0) 20 78 51 440

Email: info.international@huone.events

 

HUONE Copenhagen Aps

Address: Amager Strandvej 390, 2770 Kastrup, Denmark

Tel: +45 88 618 390

Email: info.dk@huone.events

 

2. Controllers kontaktperson

Hr. Jussi Söderlund, COO HUONE

Tel: +358 (0) 40 7751298

Email: jussi.soderlund@huone.events

3. Hvorfor behandler vi din data, og hvad er retsgrundlaget for bearbejdningen af data?

Formålene med behandlingen af dine personoplysninger, er følgende (et eller flere formål kan gælde samtidigt):

  • Levering af produkter og services: HUONE kan bruge din personoplysninger, til at levere services til dig, for eksempel når du køber og anvender vores services, tilmelder dig vores nyhedsbrev og deltager i vores events. Dine personoplysninger behandles for at kunne eksekvere rettigheder og forpligtelser i forbindelse med en kontrakt eller andre forpligtelser mellem HUONE og dig.
  • Kommunikation med dig: HUONE kan bruge dine personoplysninger til at kommunikere med dig, for eksempel ved at sende dig vigtige advarsler og andre lignende meddelelser som relaterer sig til vores services og andre kontraktmæssige forhold mellem os, for at informere dig om at vores services er blevet ændret, og for at få din feedback på vores produkter og services. Sådan kommunikation er nødvendig for at vi kan udføre den aftalte kontrakt mellem HUONE og dig, eller kræves for at forbedre vores produkter og services der er defineret nedenunder.
  • Udvikling af service: HUONE kan bruge dine personoplysninger til at administrere, analysere og forbedre kundeforholdet med den virksomhed du repræsenterer. HUONE kan bruge dine personoplysninger til at administrere og udvikle HUONEs forretning. På baggrund af forholdet mellem dig og HUONE, og den information du er givet i dette afsnit om personoplysninger, kan du med rimelighed forvente at en sådan behandling af oplysninger finder sted. At yde en bedre service til kunder, ved at HUONE analysere personoplysninger, er baseret på en legitim interesse fra HUONE. Du kan gøre indsigelse til en sådan behandling, på baggrund af din særlige situation.
  • Markedsføring til dig: HUONE kan kontakte dig og informere dig om nye produkter, services eller kampagner, som HUONE kan tilbyde. HUONE kan bruge dine personoplysninger til at tilpasse vores tilbud og give dig mere relevant indhold. Dette betyder, at vi, for eksempel, kan komme med anbefalinger og vise tilpasset indhold og reklamer i vores tjenester og i tredjepartstjenester. Sådan behandling er baseret på dit samtykke eller den legitime interesse fra HUONE, om at tilbyde information om dets produkter og services. Du kan fravælge sådan marketing og reklamer på et hvilket som helst tidspunkt.
  • Rets- og lovmæssig overholdelse, sikkerhed og krav: HUONE behandler dine personoplysninger som krævet af gældende lovgivning og kompetente myndigheder, til at undersøge lovbrud, for at opretholde sikkerheden, og for at præsentere eller forsvare et retskrav, og af andre lignende lovmæssige årsager.
4.  Hvilken information indsamler vi omkring dig?

Oplysninger der vedrører brugere af HUONEs hjemmesider og applikationer: HUONE indsamler visse oplysninger automatisk, som beskrevet i vores cookiepolitik. Disse oplysninger inkluderer, men er ikke begrænset til:

  • Internet Protocol (IP) adressen på den enhed du anvender til at få adgang til tjenesten;
  • webstedet du besøgte umiddelbart før du besøger tjenesten;
  • den specifikke handling du foretager på tjenesten, inklusive de sider du besøger, skriver en kommentar på eller udfører en søgning på;
  • tiden, hyppighed og varighed af dine besøg på tjenesten;
  • din browsertype og operativsystem
  • Typen af enhed, hvorfra du har adgang til tjenesten, for eksempel om du har adgange til tjenesten fra en personlig computer eller fra en mobilenhed, og dennes enheds-ID; og
  • din placering, som for eksempel IP-adresse eller breddegrad-/længdegradskoordinater.

Oplysninger vedrørende HUONEs kunder eller potentielle kunder: Vi kan behandle følgende oplysninger omkring dig, når du er kunde eller potentiel kunde hos HUONE:

  • for- og efternavn
  • kontaktinformation (adresse, email, telefonnummer)
  • køn
  • sprogpræferencer
  • titel og/eller jobbeskrivelse af nuværende og tidligere stillinger, relateret til HUONEs kundeforhold
  • navn og forretningsoplysninger på den virksomhed du enten på nuværende tidspunkt eller tidligere har haft ansættelse hos
  • start- og sluttidspunkt, og metode af kunde- og lignende forhold
  • kampagner og specielle tilbud rettet mod dig, samt deres anvendelse
  • interesser og andre oplysninger givet af dig
  • direkte markedsføringsvalg
  • oplysninger om brugen af HUONEs digitale tjenester, samt digitalt indhold, der er oprettet af dig
  • CCTV-optagelser eller kundeservices telefonsamtaler, samt emails og chatsamtaler

Udover de ovennævnte specifikke grundlæggende oplysninger, kan HUONE behandle følgende underkategorier af personoplysninger omkring dig:

  • oplysninger relateret til deltagelse i HUONEs events, såsom oplysninger omkring den virksomhed du repræsenterer, og oplysninger om kostspecifikke krav (specialkategori af data og andre personoplysninger, du frivilligt oplyser ved besvarelse af invitation til event)
  • oplysninger om HUONEs EVENTSOME®-kunder, f.eks. brugernavn (email) og adgangskode, kundenummer og funktioner indenfor EVENTSOME®
  • oplysninger om køb, feedback og/eller klager relateret til HUONEs produkter eller tjenester; indhold, korrespondance og konsekvenser i forbindelse med feedback og klager.

5. Hvor indsamler vi dine personoplysninger fra?

De fleste oplysninger er indsamlet fra dig, i begyndelsen af og under kundeforholdet, og når du bruger og/eller køber produkter og tjenester fra HUONE. Dine personoplysninger og dets opdateringer, bliver også indsamlet fra myndigheder, organisationer og virksomheder, der tilbyder kreditoplysninger, og opdatering af personoplysninger, fra offentlige informationskilder. Afgivelse af dine personoplysninger er nødvendig for at indgå kontrakt, og for kundeforholdet, med HUONE. Undladelse af at give de nødvendige oplysninger betyder, at du ikke vil være i stand til at købe og anvende HUONEs produkter og tjenester.

6. Hvordan bliver dine personoplysninger delt med andre?

HUONE vil ikke sælge, leje eller på anden måde videregive dine personoplysninger til tredjepart, uden for den globale HUONE-gruppe, medmindre andet er angivet nedenfor:

  • Samtykke: HUONE kan dele dine personoplysninger, hvis du har givet dit samtykke til dette.
  • Autoriteter: HUONE kan dele dine personoplysninger med autoriteter, i overensstemmelse med bestemt lovgivning.
  • Betaling og inkasso: HUONE kan dele dine personoplysninger for at få betaling for produkter og tjenester, herunder overførsel eller salg af misligholdte konti til tredjepart for indsamling.
  • Markedsføring: HUONE kan dele dine personoplysninger med nøje udvalgte tredjeparter, til fælles eller uafhængig direkte markedsføringsformål. Deling af dine personoplysninger til sådanne formål, kan i princippet kun ske, når de planlagte formål med tredjepart ikke er uforenelige med HUONEs formål, beskrevet i denne privatlivspolitik. Kun det mindste nødvendige antal af dine personlige oplysninger, vil blive delt med tredjepart.
  • Retlige krav: HUONE kan dele dine personoplysninger, baseret på en gyldig ordre fra en domstol eller et andet officielt organ med tilstrækkelig myndighed. Vi kan også dele dine personoplysninger for at undersøge brud, for at præsentere eller forsvare et juridisk krav eller andre lignende juridiske grunde.
  • Fusioner og overtagelser: HUONE kan dele dine personoplysninger som led i fusion, overtagelse, salg af virksomhedsaktiver, eller overgang af tjeneste til anden udbyder. Dette gælder også i det usandsynlige tilfælde af insolvens, konkurs eller modtagelse, hvor dine personoplysninger ville blive overført til en anden enhed, som resultat af en sådan procedure.

HUONE bruger underleverandører til at behandle personoplysninger. Dette kan for eksempel omfatte ydelser som kundeservice og softwaretjenester, administration og analyse af personoplysninger, udførelse af research og administrering af markedsføring og udførelse af diverse kampagner. HUONE tillader ikke at disse virksomheder bruger dine personoplysninger til noget formål, andet end til at udføre den aftalte tjeneste, og HUONE pålægger dem at beskytte dine personoplysninger på en måde der stemmer overens med denne privatlivspolitik, og gældende lovgivning om databeskyttelse.

7. Bliver dine oplysninger send til lande uden for den Europæiske Union eller det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde?

HUONEs tjenester kan leveres ved brug af ressourcer og servere placeret i forskellige lande, rundt omkring i verdenen. Derfor kan HUONE overføre dine personoplysninger ud af det land hvor du anvender vores tjenester, også gældende lande uden for EU og EØS, som ikke har lovgivning, der giver specifik beskyttelse af personoplysninger eller som har forskellige lovbestemmelser om databeskyttelse. I sådanne tilfælde, sikrer HUONE at der findes et retsgrundlag for en sådan overførsel, og at der sikres tilstrækkelig beskyttelse af dine personoplysninger, som krævet i gældende lov, for eksempel ved at anvende standardaftaler godkendt af relevante myndigheder.

8. Hvor længe behandler vi dine personoplysninger?

HUONE kan behandle dine personoplysninger lige så længe kundeforholdet eller anden lignende forhold eksisterer mellem dig og HUONE, samt for en rimelig tid herefter. HUONE kan behandle dine personoplysninger for et skattemæssigt eller juridisk formål, så længe som krævet i lovgivningen. Når den ovennævnte tidsramme er afsluttet, kan HUONE behandle en del af dine personoplysninger til markedsføringsformål, i overensstemmelse med dine angivne præferencer, eller indtil du fravælger modtagelse af markedsføring. CCTV-optagelser vil automatisk blive destrueret 14 dage efter optagelse.

9. Datasikkerhed

HUONE har etableret elektroniske og administrative sikkerhedsforanstaltninger, der har til formål at sikre de indsamlede personoplysninger. Kun udvalgt personale hos HUONE og hos organisationer, der opererer på HUONEs opgaver, eller på vegne af HUONE, har tilladelse til at anvende ansøgningen om personoplysninger. Alle personer der behandler ansøgningen, har personligt ret til brugen, givet af controlleren. Der er skabt forskellige adgangsniveauer, på baggrund af den data som personen finder nødvendigt i henhold til hans/hendes jobbeskrivelse. Systemet er beskyttet af en fire-wall, der beskytter den mod kontakter uden for HUONE. Al personale hos HUONE, og dets underleverandører, er forpligtet til at holde oplysningerne om de personoplysninger, de får i deres arbejde, fortroligt. Manuelt behandlede dokumenter, der indeholder dine personoplysninger, er beskyttet mod uautoriseret adgang.

10. Dine rettigheder

  • Ret til adgang: Du har rettighed til at få adgang til de personoplysninger der vedrører dig selv, behandlet af HUONE. Anmodningen til adgangsrettigheder skal ske ved skriftlig henvendelse til HUONE, via den ovenover skrevne email eller adresse (sektion 1). Anmodningen til adgangsrettigheder skal være underskreven. Anmodningen til adgangsrettigheder kan også sendes til HUONEs hovedkontor, til adressen Länsisatamankatu 16, 00180 Helsinki, Finland, med verifikation af identitet.
  • Ret til berigtigelse og sletning: På din anmodning vil HUONE rette op på unøjagtig eller ufuldstændige personoplysninger vedrørende dig. Du har også ret til at anmode om, at dine oplysninger bliver slettet (ret til at blive glemt) i overensstemmelse med gældende lovgivning.
  • Ret til at modsætte sig og begrænse handling: Du kan modsætte dig behandling af personoplysninger på baggrund af legitim interesse, såsom markedsføring, ved at fravælge direkte markedsføringsbeskeder eller ved at rette henvendelse til HUONE, via den ovenover skrevne email eller adresse (sektion 1). HUONE begrænser behandling, for eksempel når du bestrider nøjagtigheden af dine personoplysninger, modsætter dig behandling som defineret foroven, eller når HUONE ikke længere har et formål med dine personoplysninger, men HUONE skal opbevare personoplysninger til oprettelse, udøvelse eller forsvar af juridiske krav eller for beskyttelse af en anden fysisk eller juridisk persons rettigheder.
  • Ret til at tilbagekalde samtykke: Du kan tilbagekalde dit samtykke til enhver tid, ved fravælge direkte markedsføring eller ved at kontakte os på e-mail eller på adressen vist foroven (sektion 1)
  • Klager: Du kan indgive en klage til en tilsynsmyndighed, hvis du mener, at dine personoplysninger er blevet behandlet af HUONE i strid med gældende lovgivning eller denne privatlivspolitik. Vi opfordrer dig til at kontakte os med eventuelle problemer, du måtte have, via e-mailen eller adressen vist foroven (sektion 1). I tilfælde af at sagen ikke løses ved direkte forhandling mellem dig og HUONE, kan du kontakte den finske databeskyttelsesmyndighed (Finnish Data Protection) på databeskyttelsesombudsmandens (Data Protection Ombudsman) kontor, P.O. Box 800, 00514 Helsinki, Finland.

Du kan finde mere information om hvordan du kan påvirke brugen af cookies i vores cookiepolitik.

11. Ændringer til denne privatlivspolitik

HUONE kan til enhver tid ændre denne privatlivspolitik, eller ændre eller tilbagekalde adgangen til de forskellige tjenester, med eller uden varsel. Men hvis denne privatlivspolitik ændres på en materiel, eller uhensigtsmæssig, måde, vil HUONE underrette om en sådan ændring på HUONEs hjemmeside, i 30 dage. HUONE anbefaler at du genlæser denne privatlivspolitik fra tid til anden, i tilfælde af sådanne ændringer.