Rohkea katsaus siihen, mitä menetämme joustavuuden nimissä yhdistäessämme läsnä- ja etäosallistujat.
HUONEella elämme ja hengitämme kokouksia ja yritystapahtumia. Olemme nähneet kokouskulttuurin muuttuvan dramaattisesti pandemian jälkeen – emmekä väitä, etteikö hybridikokouksilla olisi paikkansa. Joustavuus, saavutettavuus ja kustannustehokkuus ovat päteviä syitä ottaa etäosallistuminen käyttöön.
Mutta tässä tulee epämiellyttävä totuus: monet hybridikokoukset eivät yksinkertaisesti toimi.
Hybridikokouksista on tullut oletusarvo – ei siksi, että ne olisivat paras tapa kokoustaa, vaan koska ne ovat helppoja. Tämä helppous voi kuitenkin maksaa paljon: menetämme kasvokkaisten kohtaamisten parhaat puolet: selkeyden, yhteisymmärryksen, sitoutumisen ja aktiivisen osallistumisen.
1. Hybridikokousten nousu
Kun maailma muuttui vuonna 2020, sopeuduimme nopeasti. Hybridikokoukset auttoivat yrityksiä selviytymään, pysymään yhteydessä ja toimimaan yli rajoitteiden. Hyödyt olivat todellisia:
- Matkakustannusten vähentyminen
- Laajempi osallistumisprosentti eri paikoissa työskenteleviä ihmisiä
- Parempi joustavuus ja yhteensovitus kiireisiin aikatauluihin
Hybridit tuntuivat win-win-ratkaisulta. Mutta ajan myötä säröjä on alkanut ilmaantua.
2. Todellisuus
Hybridikokouksen järjestäminen on kuin pitäisi kahta tilaisuutta samanaikaisesti. Järjestäjät joutuvat tasapainottelemaan näyttöjen takana olevien ja liveosallistujien välillä, yrittäen tehdä tapahtumasta samanarvoisen molemmille.
Käytännössä tämä tarkoittaa:
- Hitaampia keskusteluja, päätöksenteon viivästymistä
- Etäosallistujien keskittymisen herpaantumista
- Paikan päällä olevien turhautumista
HUONEella olemme nähneet saman kaavan toistuvan stategiapäivissä ja workshopeissa: jos kolmasosa osallistuu etänä, koko kokemus laimenee.
3. Mitä menetämme?
On syy, miksi offsite-päivät ja kasvokkain tapahtuvat kokoukset ovat standardi strategisessa työssä. Yhdessä luodaan taianomaisia hetkiä:
- Spontaanit keskustelut, jotka johtavat uusiin ideoihin
- Eleet ja ilmeet, jotka auttavat meitä ymmärtämään toisiamme paremmin
- Yhdessäolo ja sitoutuminen
Näitä ei voi korvata ruudun läpi.
4. Voimmeko puhua sitoutumisesta?
Rohkea kysymys: onko etäosallistuminen merkki matalammasta sitoutumisesta?
Ei aina. Mutta paikan päällä oleminen – erityisesti strategiapäivissä tai workshopeissa – lähettää viestin: ”Tällä on merkitystä. Olen täällä. Olen mukana.”
Ja tuo viesti vaikuttaa koko huoneen energiaan.
5. Tilan rooli: enemmän kuin pelkkä tila
HUONEella emme tarjoa vain tiloja – tarjoamme ympäristön, joka on suunniteltu erityisesti:
- Minimoimaan häiriöitä
- Edistämään sitoutuneisuutta
- Helpottamaan päätöksentekoa ja tiimien välistä vuorovaikutusta
HUONEella huolehdimme kaikesta muusta, jotta sinä voit keskittyä olennaiseen: ihmisiin ja tavoitteisiin.
Tarkoituksenmukaisuuden puolesta
Hybridikokoukset eivät ole katoamassa, mutta etäosallistumisen ei pitäisi olla oletus jokaisessa tilaisuudessa.
Ennen kuin lähetät seuraavan kalenterikutsun, pysähdy hetkeksi ja pohdi:
- Mikä on tämän kokouksen tarkoitus?
- Kenen todella tarvitsee olla paikalla?
- Millaisia tuloksia toivomme tältä kokoukselta?
Valitse tapa, joka tukee parhaiten tavoitettasi.
Lopuksi:
Emme ole hybridikokouksia vastaan. On tilaisuuksia, joissa hybridimalli toimii oikein hyvin, mutta kannustamme yrityksiä tarkoituksenmukaisuuteen.
Tulevaisuuden työ ei ole vain etätyötä tai joustavuutta – se on tavoitteellista kokoontumista. Uskomme, että kokouksia ja tapahtumia tulisi ajatella osana yrityksen strategiaa ja kulttuuria.
Yhä useammat organisaatiot ovat tietoisempia siitä, milloin ja miksi he tuovat ihmiset yhteen – olipa kyse sitten yrityskulttuurin vahvistamisesta ja yhteistyön syventämisestä, ideoiden herättelystä tai luottamuksen rakentamisesta pitkän etätyöjakson jälkeen.
Ensi kerralla kun suunnittelet kokousta, älä mieti vain sitä, ketkä osallistuvat – vaan miksi kokous ylipäätään järjestetään. Ja mikä kokousmuoto aidosti palvelee tuota tarkoitusta?