Kokous- ja tapahtuma-ala kasvaa ja kehittyy jatkuvasti. Vuonna 2026 yritykset panostavat entistä enemmän kustannustehokkuuteen, joustavuuteen ja henkilöstön hyvinvointiin. Olipa kyse kokoustilan varaamisesta tai laajamittaisen konferenssin järjestämisestä, ajankohtaisten trendien seuraaminen on olennaista onnistuneiden ja vaikuttavien tapahtumien toteuttamisessa.
Siirryttäessä vuoteen 2026, yritystapahtumat muuttuvat nopeasti. Uudet työnteon tavat, teknologian kehitys, taloudelliset realiteetit sekä vastuullisuuden korostuminen vaikuttavat siihen, miten yritykset suunnittelevat ja toteuttavat tapahtumiaan. Tässä vuoden tärkeimmät trendit, jotka tapahtumajärjestäjien ja tapahtumatilojen tarjoajien kannattaa tuntea.
1. Paluu lähitapahtumiin: pienempiä ja strategisempia kokoontumisia
Vaikka hybridit ja virtuaaliset tapahtumamuodot säilyttävät asemansa, lähitapahtumat vahvistavat rooliaan yritysten vaikuttavimpana kanavana. Yhä useampi järjestäjä pitää lähitapahtumia tehokkaimpana markkinointikeinonaan. Nämä eivät kuitenkaan ole enää entisaikojen massiivisia konferensseja. Vuonna 2026 tapahtumakenttää hallitsevat pienet ja keskisuuret tapahtumat (alle 200 osallistujaa). Tällaiset kohdennetummat tapahtumat mahdollistavat syvemmät yhteydet, henkilökohtaisemmat kokemukset ja paremman tuoton sijoitetulle pääomalle. Tapahtumapaikkojen kannalta tämä tarkoittaa, että joustavuus, muunneltavat tilat ja ensiluokkainen palvelu ovat ratkaisevia kilpailuetuja.
Etä- ja hybridityö ovat yhä arkea monille, niiden osuus on laskenut Suomessa. Vuoden 2025 Valokuitusen YouGovilla tekemän Suomalaisten Digiarki -tutkimuksen mukaan vain 24 % työelämässä olevista voi tehdä etätöitä vapaasti ja 22 % tietyin rajoituksin.
2. Teknologia muokkaa kokemusta: älykkäät ja personoidut ratkaisut yritystapahtumiin ja kokouksiin
Tapahtumien teknologinen murros ei koske enää vain suuria konferensseja. Se muuttaa myös pienempiä tapahtumia. Vuonna 2026 yritystapahtumien, kuten workshopien, tiimipäivien ja strategiapäivien, odotetaan hyödyntävän teknologiaa entistä laajemmin kokemuksen ja tehokkuuden parantamiseksi.
Tekoäly tukee tapahtumia ilman suuria tuotantotiimejä, auttaen esimerkiksi:
- Aikataulutuksen tehostamisessa
- Interaktiivisen sisällön ja verkottumisen mahdollistamisessa
- Reaaliaikaisen palautteen keräämisessä
Osallistujilta suoraan kerätyn tiedon (first-party data) merkitys kasvaa, sillä sen avulla voidaan ymmärtää paremmin osallistujien sitoutumista ja kehittää tulevia tapahtumia.
Helppokäyttöiset digityökalut ilmoittautumiseen, materiaalien jakamiseen ja palautteen seurantaan ovat yhä yleisempiä ja toimivat hyvin myös pienemmissä tilaisuuksissa.
Tekoälyn mahdollistama personointi on yksi vuoden 2026 suurimmista trendeistä, myös pienissä lähitoteutuksissa. Tapahtumapaikoilta odotetaan nyt, että:
- AV-tekniikka on luotettavaa
- Wi-Fi on nopea
- Vuorovaikutteiset työkalut ovat sisäänrakennettuja
Nämä eivät ole enää lisäpalveluja vaan odotettu perusstandardi.
3. Tavoitteellisuus ja vastuullisuus: kestävä kehitys tapahtumien keskiössä
Tapahtumia arvioidaan yhä useammin niiden vaikutusten kautta. Kestävä kehitys, monimuotoisuus ja yhdenvertaisuus (DEI) sekä sosiaalinen vastuu muokkaavat niin osallistujien odotuksia kuin yritysten toimintaperiaatteita.
Gallupin State of the Global Workplace 2025 -raportin mukaan vain 21 % työntekijöistä on sitoutunut työhönsä (laskua edellisvuoden 23 %:sta) ja 41 % kokee merkittävää stressiä. Työntekijät etsivät yhteisöllisyyttä, merkityksellisyyttä ja arvojen yhteensopivuutta – ja tapahtumat, jotka tukevat hyvinvointia, osallisuutta ja positiivisia ympäristövaikutuksia, puhuttelevat heitä eniten.
Sama kehityssuunta näkyy myös Suomessa. Työterveyslaitoksen Työhyvinvoinnin tila Suomessa 2025 -tutkimuksen mukaan työhyvinvoinnin lasku on taittunut, mutta hyvinvointi on edelleen alemmalla tasolla kuin ennen pandemiaa. Tutkimus nostaa esiin myös sen, että osalla työntekijöistä työuupumusoireet ovat yhä yleisiä. (Työterveyslaitos, 2025)
Tapahtumajärjestäjät odottavat nyt tiloilta ja palveluilta konkreettisia tekoja:
- Vastuullisia toimintatapoja ja ympäristöystävällisiä ratkaisuja
- Paikallista hankintaa ja jätteen vähentämistä
- Hyvinvointia tukevia, viihtyisiä ympäristöjä
4. Taloudellinen paine lisää tehokkuuden ja tuottavuuden vaatimuksia
Maailmantalouden näkymät vuodelle 2026 ovat edelleen epävarmat. Inflaatio, osaajapula ja yritysten varovaisempi kulutus tarkoittavat, että jokaisen tapahtumiin sijoitetun euron on tuotettava todellista arvoa. PwC:n ja EY:n toimitusjohtajakyselyiden mukaan 57 % globaaleista toimitusjohtajista odottaa geopoliittisen ja taloudellisen epävarmuuden jatkuvan yli vuoden ja pitää talouden heilahtelua yhtenä keskeisimmistä haasteista.
Yritykset asettavat nyt etusijalle:
- Selkeän tuoton (ROI) tapahtumista
- Joustavat sopimusehdot ja peruutuskäytännöt
- Vaikuttavat, sisällöltään vahvat tapahtumat osallistujamäärien sijaan
Tässä ympäristössä menestyvät tapahtumapaikat, jotka tarjoavat:
- Kaikki palvelut samassa paketissa
- Läpinäkyvän hinnoittelun
- Arvoa ja vaikuttavuutta korostavia kokemuksia
Vuonna 2026 yritykset investoivat tapahtumiin vain, jos ne tuottavat mitattavaa arvoa. Siksi tapahtumapaikkojen on oltava joustavia, kustannustehokkaita ja selkeästi tuloksia tukevia.
5. Osaajapula ja työvoiman murros lisäävät koulutustapahtumien tarvetta
World Economic Forumin Future of Jobs 2025 -raportin mukaan vuoteen 2030 mennessä syntyy nettoina 78 miljoonaa uutta työpaikkaa, mutta vain 29 % yrityksistä odottaa osaavan työvoiman saatavuuden paranevan. Tämä kertoo merkittävästä työvoiman murroksesta ja kilpailun kiristymisestä osaajista.
Myös Suomessa tilanne on samansuuntainen: vuoden 2025 ManpowerGroup-tutkimuksen mukaan 68 % suomalaisista yrityksistä kokee osaajapulan kasvaneen ja rekrytoinnin vaikeutuneen.
Samalla työntekijöiden sitoutumisen haasteet korostuvat. Gallupin mukaan globaali työntekijöiden sitoutumattomuus aiheuttaa 8,9 biljoonan dollarin vuotuiset tuottavuustappiot. Yritykset etsivätkin tapoja uudistaa työyhteisöä, lisätä motivaatiota ja tukea henkilöstön kehittymistä.
Tapahtumien rooli tässä muutoksessa kasvaa. Yritykset hyödyntävät tapahtumia yhä enemmän:
- Organisaatiokulttuurin vahvistamiseen
- Koulutukseen, uudelleenkouluttautumiseen ja osaamisen päivittämiseen
- Työntekijöiden sitoutumisen ja pysyvyyden parantamiseen
6. Sijainti, saavutettavuus ja ”lähellä minua” -tekijä
Työnteon monipaikkaisuus on muuttanut tapahtumien maantiedettä. Vaikka globaalit huippukokoukset säilyttävät merkityksensä, paikalliset ja helposti saavutettavat tapahtumat ovat selvässä kasvussa.
Keskeisellä sijainnilla varustetut tilat, kuten HUONE Helsinki on tässä ympäristössä entistä houkuttelevampia. HUONEen vahvuudet ovat:
- Erinomainen saavutettavuus joukkoliikenteellä
- Joustavat ja muunneltavat tilat eri kokoisille tiimeille
Mahdollisuus yhdistää kokoukset paikallisiin elämyksiin ja palveluihin
7. Kokemus ratkaisee
Nykyään osallistujat odottavat tapahtumilta enemmän kuin pelkkää kokoustilaa ja projektoria. He kaipaavat elämyksellisiä, osallistavia ja merkityksellisiä kokemuksia, jotka jäävät mieleen.
Tämä tarkoittaa käytännössä:
- Dynaamisia ja muunneltavia tilaratkaisuja
- Vuorovaikutteisia toteutuksia (esim. workshopit, yhteiskehittäminen)
- Mukavuutta, hyvinvointia tukevia elementtejä ja laadukasta palvelua
Tilat, jotka inspiroivat luovuutta ja vahvistavat yhteisöllisyyttä, erottuvat edukseen.
Keskeiset opit yritystapahtumien järjestäjille vuonna 2026
- Panosta joustavuuteen: Tarjoa muunneltavia tiloja ja hybridimuotoja tukevia ratkaisuja.
- Investoi teknologiaan: Luotettava AV-tekniikka, striimausmahdollisuudet ja datan keruu ovat perusvaatimuksia.
- Johda tarkoituksella: Korosta kestävää kehitystä, hyvinvointia ja vastuullisuutta.
- Tarjoa todellista arvoa: Auttaa asiakkaita perustelemaan investoinnin tuotto.
- Aina ei tarvitse olla isoa: Pienemmät tapahtumat ovat vaikuttavia ja kustannustehokkaita.
- Tunne yleisösi: Auta asiakkaita sitouttamaan tiiminsä – älä tarjoa vain tilaa, vaan kokonaisuus, joka tukee tavoitteita.
Kun työelämä jatkaa muutostaan ja yritykset tavoittelevat enemmän vähemmillä resursseilla, tapahtumat säilyvät vahvana työkaluna yhteyden, strategian ja organisaatiokulttuurin rakentamisessa. Ne tapahtumapaikat ja palveluntarjoajat, jotka kehittyvät ajan mukana, ovat suunnannäyttäjiä tulevaisuuden kokous- ja tapahtumakentässä.
(Lähteet: WEF Future of Jobs Report 2025; ManpowerGroup Osaajapula Suomessa 2025; Työterveyslaitos “Työhyvinvoinnin lasku on taittunut”; Gallup State of the Global Workplace 2024; PwC Global CEO Survey; EY CEO Mindset 2025; AMEX GBT ME Forecast 2026; Bizzabo 2025 Events Benchmark Report; STT Info / Valokuitunen Digiarki 2025)