Miten pidät online-kokoukset tehokkaina? Listasimme 7 vinkkiä

Koronan edetessä ympäri maailmaa jokainen meistä on joutunut muutoksen eteen töiden ja vapaa-ajan suhteen. Toimistopäivät ovat vaihtuneet mahdollisuuksien mukaan etätöiksi ja osa kokouksista siirtyy verkkoon. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, ettemmekö tekisi yhdessä töitä. Talouden rattaiden pitämiseksi pyörimässä palaverien teho ei saa kärsiä. Keräsimme vinkkejä tehokkaampiin online-kokouksiin:

Harward Business Review:n mukaan kaikista haastavinta online-kokouksissa on saada pidettyä ihmisten huomio. Kuitenkin me kaikki tiedämme, että avain onnistuneeseen kokoukseen on ihmisten sitoutumisessa ja keskittymisessä, aivan kuten kasvokkain tapahtuvissa kokouksissa. Löytyykö alta olevalta listalta teille uusia keinoja kokeiltavaksi?

1. Kutsu vain tarvittavat osallistujat

Muista, että kaikkia ei tarvitse kutsua, joillekin riittävät jälkikäteen lähetetyt kokouksen muistiinpanot. Verkkokokouksissa on vielä haastavampaa osallistua keskusteluun, jos mukana on suuri joukko ihmisiä.

Pidä siis osallistujaluku reilusti alle 10 henkilössä ja varmista, että kaikki tietävät roolinsa puhelun aikana. Kuka tekee muistiinpanot, kuka johtaa keskustelua ja kuka pitää huolen, että pysytte aikataulussa? Nämä auttavat kaikkia ottamaan vastuuta kokouksen kulusta sekä sitoutumaan siihen.

2. Sopikaa käytettävästä työkalusta

Nyt tarjolla on useita ilmaisia tai edullisia työkaluja online-kokouksiin. Mm. Google ja Microsoft ovat ilmoittaneet, että he tarjoavat Hangouts ja Microsoft Teams -työkalut ilmaiseksi kaikkien käyttöön pandemian aikana.

Webinaari-tyyppiseen kokoukseen sopivia työkaluja ovat esimerkiksi Zoom, jolla pystyy järjestämään webinaareja/kokouksia ilmaiseksi aina 100 henkilöön asti (kuitenkin mm. aikarajoituksen kanssa), GoToWebinar (hintahaarukka alkaa 89 eurosta ylöspäin) tai Youtuben live -työkalu. Myös Facebook livenäkin voit jakaa tietoa.

3. Lähetä esityslista etukäteen ja pysy siinä

Kun edessäsi on varsinainen online-kokous järjestelyineen,  jaa aina esityslista ennen verkkokokousta. Voit kirjata sen jo kutsuun.

Pyydä kaikkia sopimaan etukäteen kokouksen aiheesta ja tavoitteista. Kiinnitä järjestäjänä ja osallistujana erityistä huomiota ennakkoon valmistautumiseen, jotta ette tuhlaa aikaa sen kuuntelemiseen, että joku lukee numerot raportista, joka olisi voinut jakaa etukäteen muiden nähtäväksi.

Anna selkeät ohjeet ennakkovalmistautumisesta. Edellytä, että asialistalle otetaan ainoastaan etukäteen lähetetyt materiaalit. Sopikaa mihin ajankohtaa mennessä materiaalit tulee lähettää jakoon.  Valmistautuminen antaa osallistujille aikaa sulattaa kokouksen aiheita etukäteen.

Käytä online-kokouksen aika ainoastaan aiheisiin, jotka vaativat ryhmäkeskustelua. Valitse jokaiselle aiheelle keskustelua johtava henkilö ja aseta käytettävä aika. Älkää lipsuko aikataulusta. Ohjatkaa jaarittelijat ystävällisesti mutta päättäväisesti takaisin asiaan.

4. Pidä video päällä

Monet sammuttavat kameran monituisista syistä: ehkä et ole yksin kotona ja olet huolissasi, että taustalla näkyvät asiat häiritsevät ihmisiä, et halua toisten näkevän kotiasi tai sinulla ei ole optimaalista valaistusta, tai et ehkä ole meikannut tai kammannut tukkaasi.

Miksi video tulisi pitää päällä? Videon sammuttaminen johtaa kuitenkin helposti siihen, että alat multitaskata eri tehtäviä samaan aikaan kokoukseen keskittymisen sijasta. Alat kirjoittaa aivan muuta mailia tai siivota pöytää tms.

Kameran pitäminen päällä tekee online-kokouksista mielenkiintoisempia. Kuvan avulla toiset voivat nähdä muiden reaktioita ja ei-sanalliset vihjeet, aivan kuten face-to-face -palavereissa.

Muista, että online-kokous ei tarkoita sitä, että ette enää olisi yhdessä tiiminä. Seuraavassa palaverissa jätä siis kamera rohkeasti päälle – ja on ihan ok, vaikka olet kotona rennommissa vaatteissa ja ilman meikkiä, kukaan ei oleta sinun laittautuvan online-kokouksia varten!

5. Varmista kaikkien mielipide ja käytä nimiä

Virtuaalisissa kokouksissa sinun pitää säännöllisesti kysyä kaikkien mielipidettä. Ja tarkoitan kaikkia. Käy osallistujalista läpi ja kysy jokaisen mielipide. Nick Morgan

Fasilitaattorin rooli on erityisen tärkeä. Varmista, että kysyt jokaisen mielipidettä ennen kuin siirrytte seuraavaan kohtaan esityslistalla. Kysy esimerkiksi “Anna, oletko samaa mieltä?” ja toista kysymys seuraavalle “Entä Jami?”.

Tämä voi kuulostaa tarpeettomalta ja aikaavievältä, mutta se lisää osallisuuden tunnetta! Et missään tapauksessa halua, että ihmiset puhuvat päällekkäin, mutta haluat myös varmistaa, että kaikki ovat sitoutuneita ja ovat saaneet mahdollisuuden ilmaista mielipiteensä. Jos kotitoimistojen takia yhteys katkeilee, niin puhumisen sijasta vastaajat voivat hyödyntää myös käyttämänne työkalun chat-toimintoa vastauksiin tai lisäkysymyksiin. 

Varmista siis lähes pedagogisella otteella, että kaikki varmasti kertovat mielipiteensä.

6. Luo perussäännöt ja pitäydy niissä

Aivan kuten kasvokkain tapahtuvissa kokouksissa, joukko perussääntöjä auttaa lisäämään sitoutumista ja keskittymistä. Perustaso on tämä: Kunnioita muiden aikaa ja ole läsnä.

  • Testaa tekniikkaasi etukäteen (esimerkiksi lataa ohjelmisto, tarkista wifi-yhteys, testaa mikrofonit jne.)
  • Yhteydet pystyyn ennen aloitusaikaa. Varsinaista kokousaikaa ei käytetä yhteyksien testailuun tai odotteluun. Varsinaisen keskustelun tulisi alkaa aloitusaikaan.
  • Pidä kokoukset lyhyinä Online-kokouksessa on vaikeampi keskittyä pitkään. Jaa mieluummin aiheita useisiin lyhyempiin kokouksiin.
  • Ei muita keskusteluita (keskustele muut asiat ennen kokouksen virallista alkamista. Klikkaa mukaan online-kokokoukseen ajoissa, jolloin voit vaihtaa lyhyesti kuulumiset kollegoiden kanssa ennen kokouksen alkamista)
  • Ei multitaskaamista. Ole läsnä ja kunnioita kaikkien aikaa.
  • Sano nimesi ennen kuin puhut.
  • Mykistä mikrofonit taustamelun ja kaiun poistamiseksi (huom. tämä ei tarkoita, että voit “poistua” kokouksesta)
  • Pidä kommenttisi lyhyinä ja varmista, että edellinen puhuja on saanut sanottavansa sanottua ennen kuin aloitat

7. Yhteenveto online-kokouksen lopussa

Käytä kokouksen viimeiset 5-10 minuuttia yhteenvetoon. Tämän avulla saat kaikki samoille linjoille sovituista asioista ja jatkotoimista. Se luo myös mahdollisuuden viime hetken kysymyksille. Tässä kohtaa on hyvä jakaa näyttö, jotta esityslista ja kokousmuistio näkyvät kaikille. Muista myös sopia tarvittaessa ajankohta seuraavalle kokoukselle.

Jos sinulla on muita hyviä vinkkejä online-kokousten tehostamiseksi, jaa ne kanssamme!  HUONE on sitoutunut ylläpitämään parasta mahdollista asiakaspalvelua ja turvallisuutesi on aina tärkein prioriteettimme 💕

HUONEen toimenpiteet coronavirusta vastaan