Du er lige kommet ud fra et møde, som har overskredet tidsplanen. De sidste minutter inde i mødet har du ikke hørt efter, for du har tænkt på alt det andet arbejde, du også skal nå!
Så hvad gør vi, for at undgå flere lange møder der går overskrider tidsplanen, således at alle kan komme videre med deres arbejde eller andre gøremål på deres dagsorden? Her får du 6 tips til, hvordan du holder møder der overholder tidsplanen!
1. Sørg for at dagsordenen er fastsat og hold dig til den
Møder uden et formål og dagsorden har det med at blive længere end fastsat, og det giver automatisk en lavere deltagelse blandt deltagerne. Det er vigtigt altid at have en klar idé om, hvorfor I har det pågældende møde. Det skal siges højt af arrangøren ved mødestart, og det kan med fordel inkludere inputs fra deltagerne, som er samlet ind før mødet.
2. Undgå det unødvendige og kom forberedt
Du bør ikke deltage i mødet, hvis du ikke aktivt vil deltage i det. Møder er til, for at vi kan dele og drøfte informationer mellem hinanden. Lav nogle gode noter med tanker, idéer og spørgsmål som du måske allerede har, så du er på forhånd, og ikke spilder tiden til selve mødet.
3. Invitér kun de personer som er relevante for mødet
Som en konsekvens af punkt 2) skal vi altid huske kun at invitere de personer, som aktivt vil deltage i mødet, og for dem hvor mødets dagsorden er relevant. Der kan efterfølgende sendes et referat ud til resten af kollegerne, men under mødet fokuseres der kun på de mest relevante medarbejdere.
4. Stå-op-møde
Hvis der er brug for at afholde et møde, men tiden er knap, så prøv et stå-op-møde, hvor ingen må sidde ned. Efter et stykke tid vil alle føle sig lidt ukomfortable, og I vil derfor hurtigere komme til pointen og nå i mål med mødets dagsorden. Tricket kan også være, når tidsplanen bliver overskredet, at sige til alle at de skal rejse sig op, hvorefter der automatisk snakkes i kortere tid, og I når igennem mødet – næsten til tiden.
5. Hold bedst muligt fokus
Ofte kommer nogle af deltagerne ind på andre ting, som ikke vedrører det emne, I er igang med at drøfte. Her er det vigtigt, at arrangøren altid skærer igennem, og fortæller deltagerne om, at de kan snakke om det efter mødet. Sådan sikres det, at den fastsatte dagsorden følges, så tidsplanen overholdes, og mødet giver værdi for alle.
6. Gem det bedste til sidst
Tid er essentielt: spørg én af deltagerne om at holde øje med tiden. Hvis mødet skal vare 1 time, skal den person oplyse, når der er 15 – 10 – og 5 min. tilbage. Hvis der stadig er nogen som har behov for at drøfte yderligere punkter, kræver det et nyt møde. Alles kalendere er planlagt med omhu, hvilket altid bør respekteres. Hvem ved, om din kollega skal deltage i et nyt møde?
Et lille ekstra tip: alles tid er selvfølgelig vigtig, men prøv at hold hver deltagers taletid til 2 minutter så alle får mulighed for at sige noget – men ikke for meget og uden at tage de andres tid. Har du nogensinde spekuleret over, hvorfor debatter altid slutter til tiden?