Hos HUONE har vi observeret en klar tendens i brugen af breakout sessioner, som vokser i popularitet. Breakout sessioner engagerer og aktiverer dine mødedeltagere, og ofte genererer de også nye ideer.
Tænk over følgende scenarier:
Din organisation flytter driften fra én online platform til en anden. Det er dit ansvar at organisere en workshop om det nye værktøj.
Eller:
Du har en interessant hovedtaler på besøg, og du vil gerne maksimere input fra deltagerne. Du spekulerer på, hvordan du får dem til at tænke og diskutere i dybden om emnet.
Uanset om det er et møde, workshop, brainstorming session eller et besøg fra en hovedtaler, er breakout sessions et nyttigt værktøj til at skabe en forbindelse til dine deltagere.
Hvad er en breakout session?
Som navnet “breakout” antyder, er en breakout session relativ kort, og giver en pause fra resten af dit møde. På traditionelle møder følger du ofte den foreslåede dagsorden, og hvert punkt har måske sin egen repræsentant. Dette efterlader dog ofte passive deltagere, som keder sig.
Breakout sessioner forvandler det traditionelle møde til et mere engageret og løsningsorienteret ét. Det er også nemmere at lære alles synspunkter på et emne at kende, når du bruger breakout sessioner. Det meste af tiden vil mødedeltagerne være inddelt i mindre grupper. Hver gruppe vil diskutere eller arbejde på et bestemt emne, der vedrører hele mødet. Tænk på, at breakout sessioner nærmest er en mini workshop!
Hvordan struktureres en breakout session?
Du kan inddele mødedeltagerne i mindre grupper helt tilfældigt eller med mere tanke bag. For eksempel kan du inddele folk på baggrund af deres rolle i organisationen: økonomi / drift / HR, osv. På den måde kan hver gruppe gå i dybden med et emne indenfor deres eget felt.
Hvis du har planlagt flere breakout sessioner, kan hver session arbejde lidt videre på det overordnede emne. Den første session kan være på begynderniveau. Den næste kan være øvet. Den sidste session kan være avanceret i forhold til kompleksitet og indhold. Efter en given tid samles alle grupper, og mødet fortsætter med alle samlet.
Du afholder måske et møde for at beslutte projekterne for det kommende år. I dette tilfælde kan en breakout session anvendes, hvor hver gruppe skal evaluere forskellige prioriteter og projekter. Planlægger du flere breakout sessioner, kan den første fokusere på at liste mulige projekter for det kommende år. I den næste session kan I diskutere prioriteterne for det kommende år. I den sidste session kan I klassificere alle de foreslåede projekter ud fra prioriteterne.
Når alle grupperne er samlet igen, kan hver gruppe fremlægge deres konklusioner. Sammen finder i frem til det kommende års prioriteter og projekter!
Hvad kan du opnå med breakout sessioner?
Hvorfor breakout sessioner til møder? Breakout sessioner opdeler mødet i blokke. De har også tendens til at engagere og give energi til dine mødedeltagere. Når der diskuteres et overordnet emne i mindre grupper, har mødedeltagerne større chance for at udtrykke dem selv og deres ideer. Kollegaer, der har en tendens til at være stille, er ofte mere afslappede, når de er i en mindre gruppe. Deltagerne stiller sandsynligvis spørgsmål, der ellers ikke ville være blevet stillet. Med breakout sessioner kan du undgå forvirring og en del mails efterfølgende!
En breakout session forvandler et passivt møde til et aktivt møde. Det skaber mere interaktion mellem deltagerne og højere engagement. Der er mere tid til at få ideer og til at reflektere over, hvad du tidligere har hørt. Breakout sessioner tvinger dine deltagere til at samarbejde. Samtidig vil deltagerne mærke, at de får mere værdi ud af mødet. Det er sjovere, når man ikke kun skal sidde og lytte, men i stedet skal deltage aktivt på mødet og samarbejde!
Når du arrangerer en breakout session, skal målet med sessionen være krystalklart for dine mødedeltagere. Hvis målet er uklart, får du ikke de resultater eller input, du søger. Udføres de godt, resulterer det i højere engagement og mere energi!
Hvem kan drage fordel af breakout sessioner?
Det smukke ved breakout sessioner er, at de er nyttige for alle! Uanset hvilken afdeling du sidder i, giver en breakout session næsten altid gode resultater. Tænk for eksempel på en IT, HR eller marketingafdeling. Der er ofte tilfælde, hvor du er nødt til at brainstorme nye ideer. Ofte er der behov for at prioritere igangværende projekter eller tage beslutninger. Når du deler dine deltagere ind i mindre grupper, føler alle, at deres stemme bliver hørt. Det er nemmere at diskutere mål, og dine deltagere føler, at de har været en del af noget større.
Breakout sessioner er et godt værktøj til først at forklare teorien og konceptet bag til hele gruppen. Herefter, i breakout sessioner, kan hver gruppe mere konkret arbejde praktisk med det, de lige har lært. På denne måde leverer du ikke kun teorien til dine deltagere. Gennem små breakout sessioner giver du dem en chance for, at forstå, reflektere og fordøje informationen.
Vi har de perfekte breakout lokaler til dine møder
Hos HUONE har vi også bemærket den voksende tendens i at inkludere breakout sessioner. Vores mødelokaler er designet til at være fleksible og til at rumme interaktive møder. I dag værdsætter mødedeltagere en skræddersyet mødeoplevelse. De ønsker at blive engageret. De vil være en del af samtalen, en integreret del af mødet og bidrage til mødets resultat. Breakout sessioner har et formål, og hos os har vi et fremragende udvalg af breakout lokaler.
Vores tematiserede breakout lokaler tilskynder kreativitet, og vores større lokaler er ideelle, når alle mødedeltagerne skal samles. Alt er muligt hos HUONE!
Opbyg et stærkt fundament til at facilitere et effektivt møde