3 syytä miksi tulevaisuuden yritystapahtumat pidetään kasvotusten

Onko hybridi todella yritystoiminnan tulevaisuutta? Vai onko tulevaisuus peräti kokonaan virtuaalinen? Useat tutkimukset viittaavat siihen, että hybridi tulee olemaan yritystapahtumien uusi normaali. On myös odotettavissa, että merkittävä lasku yritysmatkustamisessa jatkuu. Vasta-ajatuksena tälle monet uskovat myös siihen, että kasvotusten kokoustaminen palaa ja hybridi- sekä virtuaalikokoustaminen on jatkossa vain marginaalinen osa isommassa kuvassa. Alla kolme syytä siihen, miksi tulevaisuuden yritystapahtumat pidetään kasvotusten.

Hybridi on osa tulevaisuuden työkulttuuria

Pidimme siitä tai emme, etätyöskentely on tullut jäädäkseen. Yhä useammat kansainväliset yritykset, kuten Deloitte ja Google, pienentävät toimitilojaan ja suunnittelevat pysyvämpää etätyöskentelymallia.

BCG:n tutkimuksen mukaan lähes kaikki etätyöskentelijät tunnistavat vähintään yhden hyödyn etätyöskentelyssä. Kuitenkin useat tutkimukset, kuten BBC Worklife, esittävät tulevaisuuden työkulttuurin olevan hybridimallinen johtuen siitä, että etätyöskentely ainoana työtapana tuottaa ei-toivottuja sivuvaikutuksia: yhteishengen ja motivaation puute sekä riski tuottamattomuuteen. Tämä tarkoittaa sitä, että yritykset tekevät kovasti työtä sovittaakseen erilaisia työmalleja toimivaksi kokonaisuudeksi – pääasiassa etä- ja lähityöskentelyä – sen sijaan, että odottaisivat pandemian vain katoavan kokonaan. Tarkoittaako tämä sitä, että myös tulevaisuuden yritystapahtumat ja -kokoukset ovat hybridimallisia?

Ei, tulevaisuuden yritystapahtumat eivät ole hybridimallisia

”Yritystapahtumien tulevaisuus” on päivän sana. Monet sanovat kasvokkain kokoustamisen palaavan ja tämän voi käytännössä jo nähdäkin. Tässä artikkelissa nostamme esimerkiksi HUONE Singaporen. Singapore on onnistunut pitämään Covid-19 tilanteen tasaisena jo syksystä 2020. Seuraavaksi muutama konkreettinen esimerkki, Ian Wu:lta, HUONE Singaporen toimitusjohtajalta.

Nopea päivitys Singaporen Covid-19 tilanteesta:

Korona osui ensimmäisenä, jo tammikuussa 2020 Singaporeen. Kuten monet muutkin maat, Singapore on käynyt läpi matkustusrajoituksia, etäisyystoimenpiteitä, tapaamiskieltoja sekä tapahtumapaikkojen ja ravintoloiden sulkuja jo pandemian alusta alkaen. Kuten alla olevasta kuvasta voi huomata, toimenpiteiden eteen nähty vaiva viruksen leviämisen hallitsemiseksi on ollut kannattavaa. Singaporea on ylistetty upeasta työstä viruksen leviämisen minimoimiseksi.

Covid-19 situation in Singapore_Future of business meetings
(Vahivstetut Covid-19 -tapaukset Singaporessa Tammikuun 2020 ja Maaliskuun 2021 välillä. Lähde: WHO)

Syy 1. Hybridikokouksiin liittyy haasteita

Hybridikokoukset voivat olla monimutkaisempia kuin monet ajattelevat. Singaporen hallitus asetti kiellon koulutuksille ja pienemmille yritystapahtumille syyskuussa 2020. Siitä lähtien HUONE Singapore on järjestänyt lukuisia hybriditapahtumia, kohdannut alla olevia haasteita ja oppinut näistä.

Noin viiden kuukauden ajaksi hybridikokoukset asetettiin oletustapaamismuodoksi. Lähes jokainen ryhmä halusi kokouskameran ja -mikrofonin, jotka siihen aikaan tarjosimmekin veloituksetta. Huomasimme kuitenkin toistuvia haasteita kyseisissä hybridikokouksissa.”– Ian Wu, toimitusjohtaja, HUONE Singapore.

Osallistumisen puute

Yleisin haaste on osallistaa jokainen osallistuja. Useat ryhmät menettävät virtuaaliosallistujia hiljalleen kokouksen aikana. Esimerkkinä tästä yritys, jolla oli paikan päällä 50 osallistujaa ja tämän lisäksi noin 300 etäosallistujaa; selvä merkki kokouksen tuottamista haasteista oli helposti nähtävillä sen myötä, kun ”mustien laatikoiden” eli osallistujien määrä näytöllä laski. Tämä puhuu selvää kieltä siitä, että tapahtuma ei motivoi, eikä ole miellyttävä etäosallistujalle.

Ryhmäkoon rajallisuus

Ensimmäinen haaste tuo mukanaan toisen haasteen: ryhmäkoko. Onnistuneen kokouksen näkökulmasta merkittävin tekijä on sitoutunut yleisö ja tämä on erityisesti isomman yleisön kanssa haaste, jota pelkkä sormien napsautus ei hoida. Hybridikokous toimii hyvin silloin, kun ryhmän koko on maksimissaan 20 henkeä ja mukana on kokenut fasilitaattori pitämässä huolta jokaisen osallisuudesta. Voit kuulla fasilitaattorin yrittävän parhaansa läsnä olevien kokoustajien osallistamiseksi käyttäen mm. etäosallistujan nimeä ”Hei Don, mitä sinä ajattelet Ericin ideasta?” Tämä ei luonnollisestikaan ole kovin helppo tehtävä 50 etäosallistujan kanssa.

Tilan rajallisuus

HUONE Helsingin viimeisimmän kyselyn mukaan sekä äänen että kuvan korkealaatuisuus ovat hybridikokouksen tärkeimpiä elementtejä. ”Korkealaatuiseen hybridikokoukseen tarvitset täysin äänieristetyn huoneen sekä teatterivalot. Tämä tarkoittaa sitä, että tarvitset ammattimaisen huoneen” Ian kertoo. Ongelma on kuitenkin siinä, että tuotantotilat, esimerkiksi TV:n uutistoimitus ovat äärimmäisen kalliita eikä niitä ole tehty kahdensuuntaiseen yhteydenpitoon.

Syy 2. Yritystapahtumat ovat osa laadukkaampaa kokouskokemusta

Vuonna 2020 opimme, että ei tarvitse käyttää kokonaista päivää lentämiseen osallistuakseen tunnin mittaiseen yritystapaamiseen. Jokaisen täytyi oppia uutta ja tottua etäkokouksiin; osa näki tässä myös selkeää hyötyä ja sopivana juuri tietyntyyppisille yritystapahtumille sekä mahdollisuutena säästää aikaa matkustamiselta. Todellisuudessa monet ovat kuitenkin kyllästyneet virtuaalimaailmaan ja oppineet sen, että tiettyjen yritystapahtumien ollessa kyseessä ”etä” ei vain vedä vertoja ”livelle”.

Sekä yritystapahtuman järjestäjä että siihen osallistuja odottavat korkealaatuisempaa sisältöä ja tehokkuutta

Meidän ei välttämättä tarvitse tavata kasvotusten jokaisessa kokouksessa; yritystapahtumat- ja kokoukset tulevat olemaan keskitetympiä ja niiden tavoitteiden asettelu selkeämpää. On hyvä muistaa, että nykyään on aina mahdollisuus ”osallistua etänä”. Jokaisella yritystapahtumalla ja -kokouksella tulee olla selkeä tarkoitus ja jokaisella osallistujalla oma roolinsa, jotta he tuntevat osallistumisensa hyödylliseksi. Hybridivaihtoehdosta kannattaa ottaa hyöty irti. Esimerkiksi uuden ohjelmiston ominaisuuteen liittyvä sisäinen koulutus voi hyvin toimia etänä, mutta entäpä uuden työntekijän perehdytys? Tai B2B -verkostoitumistapahtuma?

Syy 3. Me olemme ihmisiä

Ihmisillä on vahva halu olla osa ryhmää. Liiketoiminta, yhteistyö ja innovaatiot eivät tapahdu ilman ihmisiä ja yritystapahtumat sekä -kokoukset ovat elintärkeä osa näitä.

Aloitin työt vastaanotossa HUONE Singaporella Covid-19 aikaan, mikä tarkoitti minun olevan ensimmäisenä tervehtimässä asiakkaitamme. Oli suorastaan ihmeellistä nähdä sisään kävelevien asiakkaiden ilmeet. Jokaisen kasvot valaistuivat heidän nähdessään kollegansa – useat tapasivat ensimmäistä kertaa kasvotusten pitkään aikaan.– Ian Wu, toimitusjohtaja, HUONE Singapore.

Lisäksi Ian kertoi, että kuten monet muutkin myös Singaporen kansainväliset yritykset ovat ottaneet käyttöön sataprosenttisen etätyöskentelymallin. Osa näistä yrityksistä on nyt HUONE Singaporen kanta-asiakkaita, sillä he ymmärsivät, että tietyt asiat tapahtuvat vain kasvokkain kohdatessa.

HUONEen vastaanotossa asiakkaita tervehditään
HUONEen vastaanotossa asiakkaita tervehditään aina

Pyysimme Ianin neuvoa hybridikokouksiin – rohkeille!

“Hybridikokousmalli tulee pysymään ainakin osana isompia tapahtumia tulevaisuudessa. Hybridikokoukset tulee kuitenkin suunitella huolellisesti, jotta ne ovat kannattavaa ja investoinnista saa näin kaiken hyödyn irti. Aloita siitä, että perusasiat, kuten kokousetiketti, ovat kunnossa. Tiimin viikkopalaveria ei kannata pitää maanantaina 30 henkilön kanssa hybridinä.” 

 

20 fasilitointityökalua tehokkaampiin hybridikokouksiin