5 keinoa mieleenpainuvan tapahtuman järjestämiseen

Ikuinen ongelma edessä, miten järjestää ikimuistoinen tilaisuus. Haaste ei välttämättä olekaan niin suuri, sillä kunnianhimoiset tapahtumapaikat osaavat tarjota sinulle jotakin erityistä, joka tekee porukkaan pysyvän vaikutuksen.

Kun siis alat suunnitella seuraavaa tapahtumaasi, selvitä paikkakuntasi tarjonta huolella ja valitse viisaasti tarjolla olevista kutsuvista ja inspiroivista ideoista.

Älä myöskään epäröi pyytää apua tapahtuma-alan ammattilaisilta. Sitä vartenhan he ovat olemassa, ja sinun tulisi valita paikka, joka vastaa järjestämäsi tapahtuman luonteeseen pohjautuviin tarpeisiisi.

Aloita suunnittelusi näistä näkökulmista:

1. Ruoka: Mitä tulisi tarjoilla?

fi-services-food-hero

Vuodelle 2019 ei ole yleispätevää reseptiä, mutta on tapahtuma-alan ammattilaisten mukaan on kaksi selkeää trendiä:

  • Jos tapahtuman vieraat ovat pääasiassa kansainvälistä väkeä, menut edustavat yleensä paikallista keittiötä. 
  • Kun tilaisuuteen osallistuu paikallisia kävijöitä, menut sisältävät yleensä inspiroivan valikoiman erilaisista kansainvälisistä keittiöistä.

Mitä haluaisit vieraidesi kokevan? Suositut tapahtumapaikat kilpailevat nykyään ruokatarjonnallaan, ja valintasi tulisi perustua siihen, mitä uskot kutsuvieraidesi arvostavan eniten. Vaikka tapahtumapaikka olisi kuinka kaunis ja innovatiivinen tai tapahtuma miten hyvin järjestetty tahansa, jos ruoasta puuttuu luovuutta, päivän inspiraatio loppuu lyhyeen. Ruoalla ja juomalla on erityinen paikka jokaisen sydämessä ja palautteissa ruokailut ovat aina hyvin edustettuja.

2. Tapahtumatila: Millainen paikka sinun tulisi valita seuraavaa tilaisuutta varten?

Se vähän riippuu, tietenkin: Mistä tilaisuuteen matkataan? Montako vierasta odotat paikalle kaikkiaan? Entä minkätyyppinen tapahtuma on kyseessä?

Yksi asia on varma: sinun tulisi etsiä innovatiivista ja erityislaatuista tilaa. Tutkimusten mukaan huonekalujen tyylillä, sisustuksella ja yleisellä ilmapiirillä on merkitystä tapahtuman menestykselle. Kaikessa on kyse vau-tekijästä: kun joku astuu sisään huoneeseen, haluaako hän jäädä vai alkaako keksiä tekosyitä poistumiseen.

Perinteinen, vanhanaikainen tai tunkkainen hotellin kokoushuone tai juhlatila ei ole vuoden 2019 paikka. Valitse inspiroivista, värikkäistä, moderneista ja jännittävistä paikoista. Tai mene ulos! (Tietysti sään salliessa!) Tapahtuma voidaan jopa järjestää liikkuen, esimerkiksi aarteenetsintänä tai kilpailuna, osallistujat joukkueisiin jaettuna. Oli suunnitelma mikä tahansa, sanaa tylsä ei saisi koskaan kuulua osallistujien suusta vuonna 2019.

Tsekkaa muutama esimerkki HUONEen tapahtumatiloista: mm.  Karavaani-huone, Kaari-huone tai Oversized-huone antavat tuntumaa siihen, miltä inspiroiva kokoustila ja tapahtumapaikka näyttää!

HUONE Kampin inspiroiva Oversized-kokoushuone 

3. Viihde: Miten saat porukan inspiroitumaan?

Ihmisten muistot rakentuvat kokemusten varaan. Monissa kaupungeissa vanhoja varastoja on muunnettu uskomattomiksi kokous- ja tapahtumapaikoiksi. Kuvittele järjestäväsi tapahtuma, jossa DJ saa kaikki tanssimaan koko yön vanhassa uudelleenremontoidussa varastossa. Entä voiko hyödyntää sääolosuhteita eduksesi ja käyttää paikallisia palveluita, ja viedä vieraasi vaikkapa rekiajelulle kuunvalossa, ja sen jälkeen sveitsiläistyyliselle fondue-aterialle. Ikimuistoinen elämys!

Tässä muutama idea ikimuistoisten kokemusten järjestämiseen sinulle ja vieraillesi HUONEella:

Englantilainen pubi-ilta

Cellar room Huone Jätkäsaari 1000 x 534

Muistatko savuiset pubit, jotka olivat kovin suosittuja vielä 90-luvulla? Koe englantilainen pubi-ilta tietovisailuineen Kellari-huoneessa HUONE Jätkäsaaressa – oikea hyppy menneisyyteen, ainoastaan ilman epäterveellistä tupakansavua!

Murhamysteeri

Dragon's Den room Huone Kamppi 1000 x 534

Entä miten olisi Agatha Christien mysteerit? Ryhdy Hercule Poirotiksi illan ajaksi ja yritä ratkaista murhamysteeri Leijonan Luola -huoneessa HUONE Kampissa.

MuotinäytösRunway room Huone Singapore 1000 x 534

Jos olet Singaporessa, muotinäytöksen isännöinti Runway Roomissa saattaisi olla uniikki idea tapahtumallesi. Laita tiimisi catwalkille! Jokainen nauttii yhden illan mallina olosta.

4. Istuako vai seistä: Uskallatko vaihtaa vapaalle?

Ennen pyöreän pöydän ääressä pönöttäminen tuntui olevan ainoa valinta tilaisuuden istumajärjestykseksi. Mutta se esti ihmisiä seurustelemasta eri pöydissä istuvien kanssa.

Sitten tulivat buffet-tyyliset seisovien pöytien ympärille rakennetut tapahtumat, joissa oli mahdollista verkostoitua ja kävellä ympäriinsä, mutta haasteena oli, että ennen pitkää kaikki alkoivat etsiä itselleen tuolia. Voi olla väsyttävää seisoskella tuntikausia, varsinkin, jos olet valinnut jalkaan kauniit, mutta epämukavat tappajakorkkarit!

Tällaiset tapahtumat ovat edelleen muodissa, mutta niitä voisi yhdistellä rentojen istumajärjestelyjen kanssa. Harkitse säkkituolien ja istumatyynyjen sijoittelua eri puolille, tai luo kutsuvia sopukoita niille, jotka haluavat välillä istua ja ladata akkujaan. On trendikästä tuoda tilaan kodikkaita olohuonemaisia elementtejä; ei jäykkyyttä eikä tiukkaa istumaplaseerausta nimikyltteineen, vaan ripaus kodikkuutta, hyggeä, kuten Tanskassa sanotaan.

5. Mukaudu osallistujien tarpeiden mukaan

Ask for feedback : expectations 1000 x 534

Jotkut tapahtumat epäonnistuvat, ja usein syynä siihen on kyvyttömyys ymmärtää osallistujien tarpeita. On elintärkeää ymmärtää, millaisen ryhmän olet kutsumassa tapahtumaan. Tilaisuutta on tarkasteltava kokemuksena, eikä ole paluuta aikaan, jolloin mikä tahansa tarjoilu tai tila riitti täyttämään odotukset.

Vaikka kokemuksen miettiminen tuottaakin lisää työtä niille, jotka ovat vastuussa tapahtuman järjestämisestä, on fantastista, että melkeinpä voi sanoa vain taivaan olevan rajana! Ihmiset haluavat kokea uusia asioita eivätkä takertua ennakkokäsityksiin siitä, millainen tapahtuman pitäisi olla.

Miten siis saat selville, mitä osallistujat odottavat tapahtumalta? Se käy helposti. Kysy heiltä! Se auttaa tuottamaan tapahtuman, joka menee enemmän asioiden ytimeen, ja saa osallistujat tuntemaan, että heidän ideansa ja ehdotuksensa on kuultu. Avainasia persoonalliseen tapahtumaan on ymmärtää, että ei ole kahta samanlaista tapahtumaa. Muista toimia saamiesi vastausten mukaan ja noudattaa toiveita läpi koko projektin; on keskeisen tärkeää toteuttaa lupaukset. Yksinkertaisimmillaan tämä tarkoittaa, että esimerkiksi ruoka- ja juomatarjoiluja suunnitellessasi edellytät palveluntuottajalta, että erilaiset ruokavaliorajoitukset on huomioidaan sataprosenttisesti. Sama koskee tilanteita, joissa osallistujilla on fyysisiä rajoitteita – pidä huoli, että tilaan pääsevät kaikki kulkemaan.

Kaipaatko lisää inspiraatiota? Kysy meiltä! Me HUONEElla olemme erikoistuneet antamaan henkilökohtaista neuvontaa vaikuttavien, nautittavien ja inspiroivien tapahtumien järjestämiseen!

Katso kaikki HUONEen insipiroivat tilat Helsingissä