5 vinkkiä ikimuistoisen tapahtumakokemuksen luomiseen aistien avulla

Kokemus ja elämykset ovat usein tapahtumien, ja kokousten, keskiössä. Miten ottaa osallistujien aistikokemukset huomioon ja tehdä tapahtumasta multisensorinen? Mitä multisensorinen edes tarkoittaa? Aisteja ja erilaisia kokemuksia on tärkeää miettiä, jos haluamme osallistujien muistavan tapahtuman pidempään. Jaamme teille viisi vinkkiä, miten hyödyntää aistikokemuksia osana tapahtumaa. 

Tapahtumista ja kokouksista on tulossa enemmän ja enemmän multisensorisia kokemuksia. Tämä tarkoittaa, että osallistujien kaikki aistit otetaan huomioon, jotta voidaan luoda unohtumaton tapahtumakokemus. Aistiemme kautta muistamme usein asioita paremmin ja ottamalla aistit huomioon tulee kokemuksesta elämys. Tämä on yhtenä syynä uniikkien tapahtumapaikkojen nousevaan suosioon

Koska on tärkeää luoda muistoja kokemusten kautta, kannustamme tapahtumatiimejä ottamaan käyttöön ainutlaatuisia ja erilaisia ​​kokemuksia. Kokemuksia, joilla pystytään vaikuttamaan kaikkiin aistikokemuksiin; näkö, ääni, kosketus, maku ja haju. Mark Cooper, IACC’s CEO – Trends Report 2018

Tässä hyvä esimerkki, josta aloittaa: 

Kun Howard Schultz palasi vuonna 2008 Starbucksin toimitusjohtajaksi, oli meneillään laman synkimmät ajat. Hän järjesti kolmepäiväisen ideointitapahtuman, jossa musiikilla oli suuri rooli. Osallistujia ohjeistettiin, ettei mukana saanut tuoda mitään ja ensimmäisenä heille kaikille annettiin iPod, kuulokkeet ja kasa kortteja. Beatlesin “Come Together” kappale alkoi soimaan ja kaikki lukivat ensimmäisen kortin: “Mitä vaaditaan ikonin uudelleen keksimiseen?” 

Howard Schultz muistelee tapahtumaa kirjassaan Onwards (p.73)
“Beatlesin käyttäminen ikonisen brändin esikuvana oli mielestäni nerokasta.
Se kiidätti meidät luovaan prosessiin,
tarjosi uusia asiayhteyksiä tarkasteltavaksi ja
keskusteltavaksi itsestämme ja yrityksestämme.
(Schultz, 2011)

Kuitenkin tämä vaikuttaa hieman kaukaa haetulta. Esimerkin kautta saattaa saada kuvan, että multisensorisen kokemuksen luomiseksi tarvitaan iso firma, päivien valmistelua tai suuret resurssit. Näin ei kuitenkaan ole! Jaamme muutaman vinkin, joita voit helposti kokeilla osana tulevaa tapahtumaanne. Nämä vinkit aktivoivat osallistujien aisteja ja auttavat luomaan kokemuksesta ikimuistoisemman.

1. Yhteinen ateria

Cornellin yliopiston tekemän tutkimuksen mukaan, yhdessä syöminen toimii ‘sosiaalisena liimana’, olennaisena osana tiimiytymistä. Tämä auttaa korostamaan tilanteen merkitystä ja tarjoaa useita positiivisia asioita, kuten mahdollisuuden tavata kasvokkain, kommunikoida, verkostoitua ja nauttia uusista makuelämyksistä.

Eating together is a more intimate act than
looking over an Excel spreadsheet together.
That intimacy spills back over into work.

– Kevin Kniffin, Professor of Economics, Charles H. Dyson Cornell University

Enemmän jaettuja aterioita, tehokkaampi tiimi, näiden kahden välinen linkki kannattaa huomioida. Sen sijaan, että miettisit mitä ekstraa voit tuoda tapahtuman ohjelmaan, miksei luoda yhteisestä ateriasta kokemusta, joka jaetaan tiimin kanssa. Tämä on yksi helpommista ja tehokkaimmista tavoista vahvistaa yhteishenkeä tapahtuman aikana. Yhteisen aterian avulla voit stimuloida niin näkö-, tuoksu- kuin makuaistia!

Älä unohda tai laiminlyö tarjoilujen esille laittoa. Syömme aina ensin silmillämme ja tarjoilujen tulisi näyttää houkuttelevilta ja yhtä hyviltä kuin ne tulevat maistumaan. Harkitse esimerkiksi värikkäitä cocktaileja tai alkoholittomia mocktaileja, kauniita alkupaloja ja upeaa jälkiruokaa. Suosi ruoan esille laitossa paikkaa, jossa on hyvä valaistus ja esimerkiksi kauniit astiat. Et varmaankaan halua, että buffet on esimerkiksi kauimmaisessa, pimeässä nurkassa?

2. Musiikkia!

Kuten aiemmassa esimerkissä, musiikki stimuloi tunteita ja käyttäytymistämme. Musiikki saattaa toimia enemmän tiedostamattamme, mutta sillä voidaan vaikuttaa laaja-alaisesti monenlaisissa tapahtumissa.

Niekerkin mukaan musiikilla voi

  • stimuloida yhteistyötä,
  •  löytää muistoja menneistä kokemuksista,
  •  vähentää esteitä osallistujien välillä ja rakentaa luottamusta,
  •  tehostaa osallistujien keskittymistä ja
  •  parantaa tapahtuman aikana jaetun informaation pysyvyyttä 

Multi sensory meeting at HUONE Kamppi_Music

Miten valita millaista musiikkia soitetaan? Tämä ei aina olekaan helppoa, sillä ei ole vain yhdenlaista musiikkia, joka sopii tietynlaiseen tilanteeseen. Tapahtuman tavoite vaikuttaa erittäin paljon: millaisia tunteita halutaan luoda ja vahvistaa? Tarkoin valittu musiikki voi esimerkiksi luoda oikeanlaisen tunnelman kokoukseen. Haluaisitko osallistujien olevan rentoutuneita? Soita siis jotakin, jota kuuntelisit esimerkiksi sunnuntai aamuna rauhallisella aamiaisella. Vai haluaisitko osallistujien olevan energisiä ja aktiivisia? Soita jotain positiivista, nopeatahtisempaa, jolla kannustat ideointiin ja avoimuuteen. Saatat myös miettiä milloin musiikkia olisi hyvä soittaa? Yksi varmasti toimivista ajankohdista on ennen kokouksen alkua. Oletko koskaan kävellyt sisään aavemaisen hiljaiseen kokoustilaan? Ei todellakaan paras tapa toivottaa osallistujat tervetulleeksi. Varmista oikeanlainen tunnelma heti alusta asti.

Muista kuitenkin tasapaino ja kohtuus kaikessa. Älä ylikuormita osallistujia liialla musiikilla ja äänellä, liika on liikaa ja alkaa helposti vaikuttaa negatiivisesti koko tapahtumaan.

3. Aktivoi keho ja mieli

Multi sensory Meeting at HUONE Copenhagen_Puzzle Room

Kehon ja mielen yhteys on kiistämätön. Tämä on suurin syy, miksi tulisi aina muistaa pitää laadukkaita taukoja tilaisuuden aikana. Jotkut suosivat ‘walk and talk’ tyylisiä kokouksia, jossa käydään asiat läpi kävelylenkin lomassa. Kevyt liike, kuten kävely tai venyttely, saa veren virtaamaan ja olon tuntumaan keskittyneemmältä ja energisemmältä.

Voit kokeilla hyödyntää useita tiloja, esimerkiksi ryhmätyötiloina. Seuraavassa ideointipalaverissa voit asettaa ajan, jonka jokainen ryhmä viettää erilaisissa tiloissa, joissa jokaisessa on eri aihe tai teema. Näin voit pakottaa osallistujat vaihtamaan aihetta, joka on Hintsa Performancen mukaan yksi tapa optimoida mielen tehokkuutta. Mitä jos yhdistäisit kehon ja mielen aktivoinnin musiikkiin? 

 

4. Visuaalisuus osana kokemusta

Näköaistia hyödynnetään tapahtuma-alan ammattilaisten kesken eniten. Kokouskokemus alkaa siitä hetkestä, kun asiakas saapuu tilaan. Yritykset ovat alkaneet käyttää enemmän uniikkeja tapahtumatiloja perinteisten neuvottelutilojen sijaan. Kokeile rohkeasti uutta, ja ravistele perinteisiä kokouskaavoja. Fakta on, että jo nähdyt tylsät kokoustilat ovat myös osallistujien mielestä tylsiä.

(Kuva: Kontti-huone, HUONE Kamppi)

5. Tuoksut- voimakas muistojen herättäjä

Sisällytä tuoksu osaksi tapahtumaa, luodaksesi pitkäkestoisen muiston. 1950-luvulla, jolloin TV:stä tuli suosittu, elokuvateatterit loivat tavan, jolla tuoksu vapautetaan elokuvasaliin, jotta katsojat voivat haistaa tapahtumat, visualisuuden lisäksi. Tämä osoittaa kuinka pitkään tuoksuja on yritetty hyödyntää pitkäkestoisten muistojen luomisessa! Onko sinulla tiettyä tuoksua, joka herättää muistoja? Esimerkiksi, miltä joulu tuoksuu? Entä kesä?

multisensory meeting huone helsinki_smell (1)

Toivota vieraat tervetulleiksi pikkujouluihin Glögin tuoksulla!