Miten ajoissa suunnittelette tulevia kokouksia ja tapahtumia? Usein ajattelemme, ettei ole kiire, vaan aikaa on vielä reilusti. Todellisuudessa tapahtuma kuitenkin lähestyy kovaa vauhtia. Onnistuneen kokonaisuuden suunnittelu vaatii aikaa ja prosessi kannattaa aloittaa ajoissa. Haluamme jakaa oman tapahtumakalenterimme alkuvuoteen 2023. Toivottavasti suunnitelmastamme on apua myös teille ja saatte vinkkejä omien tapahtumien suunnitteluun ja ennakointiin!
HUONEen esimerkki alkuvuodelle 2023
HUONE, kuten kaikki yritykset, järjestää useita sisäisiä ja ulkoisia kokouksia ja tapahtumia. Olemme kokousten ammattilaisia, mutta silti huomaamme usein, miten omat tapahtumamme jäävät vaille ansaitsemaansa huomiota. Ammattilaiset harvoin itse hyötyvät ensimmäiseksi ammattitaidostaan ja näin on käynyt myös HUONEella oman tiimin kesken.
HUONEen missiona on auttaa yrityksiä järjestämään parempia kokouksia ja tapahtumia. Vuosien aikana olemme harjoitelleet omien kokoustemme toteuttamista ja pyrkineet varmistamaan, että lopputulos on merkityksellinen kaikille osallistujille. Yksi parhaiten toimivista tavoista saavuttaa toimiva lopputulos on suunnitella ajoissa. Tapahtumakalenteri on yksi työkalu, jota käytämme sisäisesti. Näin kaikki näkevät mitä on tulossa. Kalenterin laatiminen on toki vasta ensimmäinen askel. Suunnittelutyö jatkuu kalenterin pohjalta ja työtä vaaditaan pitkäjänteisesti, jotta tapahtumapäivänä toteutus ja agenda on hiottuna valmiiksi.
Isommat koko organisaation tapahtumat
Tapahtumat, kuten pikkujoulut ja kesäjuhlat, ovat isompia kokonaisuuksia. Näihin kutsutaan usein koko henkilöstö ja ne tapahtuvat vuosittain. Yksi tärkeimmistä asioista on sopia päivämäärä ajoissa ja kommunikoida alustavat tapahtumaa koskevat yksityiskohdat (kuten sijainti ja alustava aikataulu) ennakkoon, jotta kaikki voivat valmistautua ajoissa.
(HUONE Helsingin alkuvuoden ja kevään 2023 kokouksia ja tapahtumia)
Pienemmät useammin toistuvat kokoukset
Tapahtumakalenteriin nostettujen kokousten ja tapahtumien lisäksi toteutamme useita viikoittaisia ja kuukausittaisia palavereja. Suosittelemme asettamaan selkeän rakenteen kaikille toistuville kokouksille yhdessä tiimin kanssa (esimerkiksi aikataulu, toteutetaanko kasvotusten/hybridinä/virtuaalisesti, kokouksen tavoite, kuka vetää kokouksen, kuka tekee muistiinpanot jne.) HUONEella esimerkiksi viikoittaiset myynti- ja markkinointikokoukset auttavat tiimiä kommunikoimaan tehokkaasti, rakentamaan strategiaa ja toimivaan motivaattorina. Operatiivisella tiimillä on toki omat vastaavat osastokokouksensa. Globaalina yrityksenä toteutamme myös kaikkien yksiköiden kesken globaaleja suunnittelupalavereja eri aiheisiin liittyen. Koulutukset, workshopit ja perehdyttämiseen liittyvät kokoukset ja tapahtumat pomppaavat myös toistuvasti kalentereihimme.
Muista kysyä nämä kysymykset, kun aloitat tapahtuman suunnittelun
Kenenkään kalenterin ei tulisi olla täynnä kokousta kokouksen perään, pahimmassa tapauksessa ilman kunnon taukoja. Jotta tämä vältetään, tulisi aina tarkasti miettiä keitä tulisi olla mukana kokouksessa ja mikä on tavoite. Jaamme muutaman kysymyksen auttamaan suunnitteluprosessissa:
Miksi tämä tapahtuma järjestetään?
Määrittele ja kommunikoi tavoite. Kokouksen tai tapahtuman tavoitteet tulee olla selkeä heti alusta alkaen. Tavoite tulisi myös kommunikoida selkeästi kaikille osallistuville, jotta suunnittelu tukee tavoitetta. Kokoukset ja tapahtumat toteutetaan ihmisten kesken ja näissä on perimmäisenä tarkoituksena aina yhteistyö. Hyvissä kokouksissa ja tapahtumissa jokainen paikalla olija tietää miksi on paikalla ja mitä tavoitellaan.
Ketä tulee kutsua?
Kutsu vain henkilöt, joita oikeasti tarvitaan paikalle. Nyt tapahtumalle on selkeä tavoite, seuraavaksi tulisi miettiä ketkä ovat ne yksilöt, joiden tulisi olla paikalla. Tapahtumien koko pienenee jatkuvasti ja osanottajien tarkoituksenmukaisuus nousee tärkeämmäksi. Kutsumalla vain tapahtumalle todella tärkeät osallistujat säästät aikaa (=rahaa) ja tehostat huomattavasti itse tapahtumaa ja sen laatua. Muista lisäksi tässäkin kohdassa kommunikointi, kerro miksi olet kutsunut nämä ihmiset ja mitä heiltä odotetaan.
Missä tapahtuma pidetään?
Harkitse tarkkaan mikä on sopiva paikka ja sijainti. Järjestetäänkö kokous/tapahtuma kasvotusten, hybridinä vai kenties täysin etänä? Fyysinen ympäristö vaikuttaa tapahtuman tulokseen merkittävästi. Kyse on paljon muustakin kuin vain tarpeeksi ison tilan löytämisestä. Ympäristö ja tunnelma vaikuttavat suoraan osallistujien käyttäytymiseen, joka puolestaan vaikuttaa suoraan tapahtuman lopputulokseen. Hybridi- ja etätoteutuksissa on tärkeää miettiä, että tapahtuma on tarpeeksi osallistava.
Mitä mukaan agendalle?
Jaa tapahtuman agenda osallistujien kanssa ennakkoon. Tämä on yksi kokoukseen osallistuvan oikeuksista. Voisitko kenties kokeilla sääntöä: ‘ei agendaa, ei kokousta’? Muista toteuttaa kaikki yllä mainitut sekä lisätä agendaan aikataulu ja yhteyshenkilö(t). Muista myös kommunikoida, jos osallistujien tulee valmistella jotain ennakkoon.
Vinkkejä erilaisiin kokouksiin ja tapahtumiin
1. Kick-off
Kick-offeissa on kyse yhteisen suunnan asettamisesta. Oli sitten kyseessä projekti, kauden aloitus tai uuden tiimin kick-off, tärkeintä on luoda kaikille yhteinen käsitys sisällöstä ja tavoitteista. Lue lisää artikkelistamme: Kaiken-maailman-kick-off-kokoukset-esimerkki-agenda.
2. Strategiapäivä
Strategiapäivässä käydään osa tärkeimmistä yrityksen tulevaisuuteen liittyvistä keskusteluista. Osallistujien kalenterit ovat usein tupaten täynnä ja he toimivat johtoasemassa, joten päivä tulisi suunnitella erittäin tarkasti etukäteen, jopa minuutilleen. Muista harkita tarkasti sisältöä ja paljonko aikaa tarvitaan kunkin asian läpikäymiseen ja keskusteluun. Strategiapäivän jälkeen tulisi olla ylhäällä konkreettisia toimia, joten varaa aikaa yhteenvedolle. Lue kuinka HUONE järjesti globaalin strategiapäivän.
3. Tiimipäivä
Henkilöstö on yrityksen arvokkain voimavara. Ilman toimivaa tiimiä on hankala saada mitään tehokasta aikaiseksi. Tiimipäivät ovat hyvä tilaisuus yhdistää päivän agenda rennompaan yhteiseen aktiviteettiin. HUONEella tarjoamme helpon tavan yhdistää toimiva kokonaisuus tiimipäivään!