Hybridikokous – webinaarissamme vastauksia usein kysyttyihin kysymyksiin

Tapahtumat ja kokoukset kasvotusten ovat HUONEen liiketoiminnan ytimessä ja haluamme auttaa asiakkaitamme järjestämään kokouksia ja tapahtumia turvallisesti. Monet asiakkaistamme ovat joutuneet siirtämään tapahtumiaan ja ovat nyt uuden edessä: Miten järjestää tilaisuus hybridinä? Järjestimme HUONEella webinaarin vastataksemme aiheesta hybridikokoukset usein kysyttyihin kysymyksiin. 

Mikä on hybridikokous?

Kun ajat hybridiautolla, käyttää moottori molempia sähköä ja bensaa. Sama ajatus on hybridikokouksissa, joissa yhdistyy paikan päällä kasvotusten tapaaminen ja virtuaalisesti etänä osallistuminen. Monenlaisia tapahtumia voi järjestää hybridinä esimerkiksi seminaareja, yhtiökokouksia, workshoppeja, koulutuksia ja tiimikokouksia. Osallistujista osa saapuu paikan päälle tapahtumapaikalle ja etäkokouslaitteistolla huolehditaan, että muut pääsevät osallistumaan virtuaalisesti mistä vain. Virtuaalisesti osallistuvat pääsevät seuraamaan reaaliaikaisesti tilaisuuden sisältöä, eivätkä ole vain jälkikäteen katsottavan tallenteen varassa.

100% virtuaaliseen tilaisuuteen kaikki osallistuvat etänä, eikä ketään kutsuta tapahtumapaikalle. Tämä voi olla haastavaa esimerkiksi puhujan näkökulmasta.

Miksi hybridi on hyvä vaihtoehto livetilaisuudelle?

Hybriditilaisuus yhdistää toimivat osat niin livekokouksesta kuin virtuaalisesta tapaamisesta. Erityisesti nyt, kun olemme vielä keskellä epidemiaa, hybridi on vaihtoehtoinen ja turvallinen tapa järjestää tilaisuus, jos vaihtoehtona on tilaisuuden peruuttaminen. Hybridikokous mahdollistaa turvallisen kanssakäymisen osallistujien kesken paikan päällä ja tarjoaa sisältöä virtuaalisesti osallistuville. Lyhyesti, 

  • Enemmän tilaa. Turvavälien ja muiden toimenpiteiden noudattaminen on vahvasti suositeltavaa.  
  • Kaikille entiseen normaaliin palaaminen ei tunnu mukavalta. Osa ei välttämättä halua vielä matkustaa kokouspaikalle tai tavata kollegojen kanssa. Hybridi tarjoaa mahdollisuuden tulla paikan päälle tai ottaa osaa etänä.
  • Budjettiystävällinen. Useat yritykset ovat epidemian alettua tiukan budjetin edessä.

Miksi ei vain pitää 100% virtuaalista kokousta?

Tämä on ehdottomasti useimmiten meiltä kysytty kysymys epidemian keskellä.

Osallistuminen on vain puolet itse kokouksesta

Kokous on kokonaisvaltainen kokemus, jossa käytetään useita aisteja. Miksi joku ostaa lipun konserttiin, kun saman tallenteen voi katsoa kotisohvalta? Virtuaalisesti pystytään tarjoamaan vain rajallinen määrä koko kokemuksesta. Eikä unohdeta keskusteluja kokouksen lomassa, taukojen aikana. Verkostoituminen, kuulumisten kyseleminen ja ajatusten vaihto on tärkeää. Usein verkostoituminen ja kontaktien luominen on myös osa tilaisuuden agendaa ja tavoitteita. 

Motivaatio ja sitoutuminen tavoitteisiin

Hyvässä kokouksessa motivaatio ja sisältöön sitoutuminen on elintärkeää. Ilman näitä kokous on takuuvarmasti epäonnistunut, eikä tavoitteita saavuteta. Verrattuna 100% virtuaalisiin kokouksiin (joissa kaikki, kokouksen vetäjä ja puhujat mukaan lukien, ovat etänä) hybridikokoukset kannustavat osallistumaan ja motivoivat osallistujia paremmin. Hybridi siis kannattaa, niin paikan päällä kuin virtuaalisesti osallistuville motivaatio on korkeampi ja sisältöön keskittyminen parempaa.

Ajattele esiintyjiä ja puhujia

Kokouksissa on useimmiten puhuja, tai useampia esiintyjiä. Puhuja voi olla toimitusjohtaja johtoryhmän kokouksessa, konsultti seminaarissa tai vaikka esimiehesi sisäisessä koulutuksessa. On erittäin vaikeaa tehdä vaikuttava puheenvuoro ilman yleisöä. Kameralla ei ole kasvoja, joiden ilmeitä tulkita. Kamera ei naura, tai anna palautetta.

“Kuvittele talk show jossa esiintyjä esiintyy ja puhuu virtuaalisesti, ilman liveyleisöä, VERSUS, talk show jossa esiintyjä pääsee olemaan vuorovaikutuksessa paikan päällä olevan yleisön kanssa.”

huone-copenhagen-hybrid-event

“Puhujille ja esiintyjille on tärkeää nähdä yleisön reaktiot. Nojaavatko he eteenpäin, naurahtavatko, siristävät silmiään vai istuvatko he ilmeettöminä. Ilman yleisöä on mahdotonta tietää miten puheenvuoro otetaan vastaan, ja muokata omaa esiintymistään puheen aikana. Vuorovaikutusta ei yksikertaisesti ole pelkän kameran kanssa”  

Kuinka saa kaiken irti hybridikokouksesta? 

1. Hybridikokouskin on ihan oikea kokous

Muista että kaikki kokouksen perussäännöt ovat voimassa myös hybriditilaisuudessa. Näitä ovat esimerkiksi seuraavat: Jokaisella kokouksella tulisi olla selkeä tavoite ja agenda. Paikalla tulee myös olla ajoissa, niin paikan päällä kuin virtuaalisesti.

2. Muista että sinulla on kaksi yleisöä!

Samaistu yleisöösi ja suunnittele sisältö tämän mukaan. Hybridikokouksissa ei saa koskaan laittaa liveyleisöä etusijalle ja unohtaa virtuaalisesti osallistuvia. Molemmat yleisöt tulee ottaa huomioon ja sinun tulee olla tietoinen kahden erilaisen yleisön kokouskokemuksista. Voit esimerkiksi suunnitella lyhyempiä ja tehokkaampia kokonaisuuksia perinteisen tunnin sijaan.

3. Käytä osallistujien nimiä

Jokainen meistä haluaa tulla nähdyksi ja kuulluksi. On useita tapoja kannustaa osallistumaan hybridikokouksessa, esimerkiksi luomalla osallistujille mahdollisuus tarkkailijan rooliin, jossa osallistumiseen kannustetaan. Yksi hyvä tapa motivoida ja sitouttaa kokouksen osallistujia hybriditilaisuudessa kutsua kaikkia nimeltä. Sen sijaan että kysyisit mitä mieltä kaikki ovat? Voit kysyä: Maria, mitä mieltä olit Matin ehdotuksesta? Muista myös ylläpitää katsekontaktia kameran kanssa, ei ainoastaan paikan päällä olevien osallistujien kanssa. 

4. Kommunikoi kokouksen säännöt

Kokoukseen ei tulisi osallistua, ellet ole valmiina. Yksi hyvä ensimmäinen sääntö on, että virtuaalisesti osallistuvien tulee laittaa kamera päälle. (ei välttämättä aina mahdollista, mutta erittäin suotavaa). Tämä auttaa osallistujaa ottamaan aktiivisemmin osaa kokoukseen. Mahdollisuus nähdä ilmeitä ja eleitä kokouksen aikana parantaa kokouksen laatua, erityisesti puhujalle.

5. Yksinkertaisuus on kaunista

Toteuttaessamme omia sisäisiä hybridikokouksiamme olemme huomanneet kuinka kokoukseen ja kokoustekniikkaan panostaminen voi auttaa kokouksen laadun parantamisessa. Muista kuitenkin, että teknologian tulee toimia sinun ja osallistujien eduksi. Järjestäjän tulisi mahdollistaa sujuva ja selkeä kokous, jossa tavoitteet saavutetaan. Vältä ylimääräisen tekniikan sisällyttämistä vain siksi että se tuntuu olevan tärkeää, tai tulisi olla tietynlaista. 

6. Ole valmistautunut

Järjestäjänä muista tarkistaa ja testata ajoissa tekniset asiat, kuten kokousohjelmisto ja laitteisto. Osallistujana muista, että olet aktiivinen osa tilaisuutta, riippumatta siitä oletko paikan päällä vai otatko osaa virtuaalisesti. Laita kamera päälle ja kerro mielipiteesi.

7. Kommunikoi

On aina parempi kommunikoida liikaa kuin liian vähän. Tilaisuuden järjestelyt ja säännöt tulisi kommunikoida hyvissä ajoin etukäteen jo kutsussa tai sisäisissä kanavissa. Korosta turvallisuutta ja kannusta osallistumaan, älä kuitenkaan väkisin pakota ketään mukaan.

Hybridikokoukset eivät ole ohimenevä trendi

Etätyöskentely, yksi #futureofwork trendeistä, on tullut pysyäkseen. Monet globaalit yritykset ovat jo antaneet pysyviäkin ohjeistuksia koskien etätöitä kotona (WFH -Working From Home), lisäksi toimistotiloja supistetaan. Nämä trendit ovat mitä todennäköisemmin tulleet jäädäkseen, jopa epidemian jälkeen.

Katso tiiseri webinaaristamme. Webinaarin pääset kokonaisuudessaan katsomaan täältä.

 

Lue lisää hybridikokouspaketeistamme.