Kun on kyse kokouksista, yritykset metsästävät paikkoja, jotka tyydyttävät menestyksekkään kokouspäivän nälän. Taakse ovat jäänyt aika, jolloin mikä tahansa kokoushuone kelpasi. Innovatiiviset kokouspaikat alkavat olla päivän sana.
Keskenään samantyyliset kokoushuoneet, joissa on liian painavia tai suuria huonekaluja siirreltäväksi, liian kirkas tai liian hämärä valaistus, ja liikaa tai liian vähän tilaa, ovat historiaa.
Nykyään kokoustiloilla täytyy olla aivan oma vaikutuksensa: niiden täytyy olla visuaalisesti mieleenpainuvia, ja niiden täytyy noudattaa tämän päivän trendejä. Kaikkein tärkein vaatimus on tehokas ja älykäs pohjaratkaisu, jota voi helposti muokata järjestettävän tilaisuuden mukaan, ja kokoustekniikan ja laajakaistayhteyksien helppo saatavuus.
Syy tähän kaikkeen on, että kokouksissa käytetty aika on asteittain kasvanut, nyt jo 40-50 prosenttia työajasta vietetään kokouksissa. Tämä tarkoittaa, että suurin osa kovasta työstä tehdään kokouksissa, olipa kyse sitten ideoinnista tai koulutustilaisuuksista, sisäisistä palavereista, tiiminrakennuspäivistä, työpajoista tai mistä tahansa! Niinpä on ratkaisevan tärkeää, että työt tehdään mukavissa, innovatiivisissa tiloissa, joissa on kaikki edellytykset saavuttaa halutut tulokset.
Inhimillinen tekijä: Ihminen takaisin keskiöön
Yhteydet, verkostoituminen ja yhteistyö ovat työntekijälle yhtä tärkeitä kuin mukavuus ja oma rauha. Erilaisia työskentelytyylejä ja kulttuureja arvostetaan nyt enemmän kuin koskaan ennen.
Siinä missä jotkut ovat tyytyväisiä ollessaan aina muiden ihmisten keskellä dynaamisessa ympäristössä, jotkut kaipaavat hiljaista nurkkausta, jotta saisivat tehtyä työnsä rauhassa.
Tästä seuraa väistämättä, että vaikka avoimet tilat ovat tärkeitä yhdessä tekemisessä, on myös huomioitava tarve muokata muita tiloja sopimaan jokaisen työskentelytyyliin. Ihannetapauksessa kokouspaikan tulisi tarjota erityyppisiä alueita, tai tiloja, jotka on täysin omistettu joko yhteistyön tekemiseen, yksityisiin tapaamisiin tai hiljaiseen työskentelyyn. Näiden välinen tasapaino sopii yhteen ihmisten luontaisten tarpeiden kanssa.
Miten kokoustilat vaikuttavat kokousten tuloksiin?
Tutkimusten mukaan luovuutta henkivät tilat tosiaankin vaikuttavat kokousten tuloksiin. Työelämän tutkimukseen erikoistunut psykologi Maria Gottshalk, joka on tutkinut tilan vaikutusta työpaikkakäyttäytymiseen, on sanonut: “Visuaaliset tilat antavat meille enemmän energiaa olla luovia, innovatiivisia ja sitoutuneita”.
Kun osallistujat saapuvat innovatiiviseen, hyvin suunniteltuun tilaan, joka tarjoaa modernin teknologian parhaat edut, kokouksista tulee kokemuksia, joita ei ihan pian unohdeta. Voisi sanoa, että luovat ympäristöt inspiroivat ja motivoivat ihmisiä, ja vaikuttavat kokouksen lopputulokseen.
Kokoustilojen luova suunnittelu on avain
IAAC:n tulevaisuuden kokoushuoneita koskeva tutkimus osoitti, että kokousten suunnittelijat korostavat joustavien sisustusratkaisujen tärkeyttä luoville ympäristöille. Vastaajista 60 % oli samaa mieltä, että muunneltavuus tuottaisi ajan myötä enemmän, ja uudenlaiset kokoushuonekalut olivat yksi merkittävimmistä kokoustilasuunnittelun trendeistä, joka auttaisi täyttämään elämyshakuisia ja tuloksellisia kokouksia odottavien asiakkaiden odotukset.
“Tavoitteiden saavuttamisessa auttaa parhaiten luova prosessi, joka sisältää äänellisiä, visuaalisia ja yhteistyön elementtejä. Sellaista tukee parhaiten aktiivinen oppimisympäristö, joka mahdollistaa helpot siirtymät ja uudet kokoonpanot ilman keskeytyksiä.”(IACC Meeting Room of the Future Report 2018)
Kun kokemus kohtaa paikan: HUONE, kokemuslähtöisten kokous- ja tapahtumatilojen edelläkävijä
HUONE on perustamisestaan lähtien edelläkävijä visuaalisesti houkuttelevien, luovien ja käytännöllisten sekä erilaisten asiakkaiden vaatimuksiin muokkautuvien kokoustilojen suunnittelussa.
Välimatkat ja korkeudet on mitattu tarkasti, oikea valaistus ja akustiikka on tutkittu huolella, ja näin on saavutettu maksimaalinen mukavuus ja muokkautuvuus.
“Meillä HUONEella suunnittelu on poikkeuksellisen tärkeää”, sanoo Joewin Tan, HUONE Singaporen toimitusjohtaja.
“Kokoushuone ei ole vain huone; Se on paikka, jossa saatat viettää koko työpäiväsi, ja me haluamme sen päivän olevan hedelmällinen. Huoneemme on suunniteltu erityisesti tämän vaatimuksen saavuttamiseen. Emme halua asiakkaidemme tuhlaavan aikaansa, ja haluamme heidän tulevan takaisin, koska he tietävät, että niin tekemällä he voivat saavuttaa jotakin.”
HUONE luo kokemuksia tilassa, joissa on yllätyksellisiä ja leikkisiä elementtejä, jotta jokaisesta tapahtumasta tulisi inspiroiva ja luova. Innovatiiviset kokouspaikat ovat keskiössä, käytäviä ja aulatiloja käytetään tinkimättä tyylistä ja käytännön aspekteista: oleskelutuolit ja sohvat kutsuvat asiakkaita hengähtämään tai pitämään “käytäväpalavereja” rennossa ympäristössä, ja tyhjissä nurkkauksissa on erillisiä äänieristettyjä hyttejä, jonne asiakkaat voivat vetäytyä puhelinkeskustelua tai yksityistä keskustelua varten.
HUONEessa inhimillinen tekijä tulee ensin, ja kaikki suunnitellaan sen ympärille.