Kokousosanottajan oikeudet – Esimies, älä tingi näistä

Kokouksilta ei välty yksikään esimies, miksipä siis ei tehdä ne oikein – tehokkaasti ja motivaatiota tukien? Hyvä esimies ei oio mutkia, vaikka kuinka mieli tekisi. Hyvä esimies tietää, että kokousvalmistelut ovat tärkeitä rutiineja, joiden kohdalla ei luisteta. Piste.  

Teimme muistilistan kokouksen osanottajan oikeuksista:

1. Kokouksen kokoonkutsuminen

Osa meistä hieman impulsiivisemmista tyypeistä ei aina jaksa ymmärtää, miksi kokous pitää kutsua kokoon jo monta päivää aiemmin? Eikö ihan hyvin voi huikata aamulla, että muuten, se projektipalaveri, pidetään se tuossa ennen lounasta? Epäjärjestelmällisemmän kokousjärjestäjän voi olla vaikeaa muistaa, että agenda pitää olla muiden tiedossa hyvissä ajoin, ja sen tulee sisältää oikea kokouksen runko. Otsakkeen “muita asioita” alle ei pidä piilottaa kaikkea sitä, mitä ei viitsi kirjoittaa auki agendaan.

Jokaisen kokouksen tulijan oikeus ja velvollisuus on saada kutsu kokoukseen ajoissa, jotta ehtii valmistautua ja valmistella oman esityksensä ja tutustua etukäteen kokouksen materiaaliin. Se mikä, jonkun mielestä on tarpeettoman pitkä varoaika, on jollekin toiselle ihan passeli, tai jopa ahdistavan lyhyt!

Hyvä nyrkkisääntö on: edellisellä viikolla olisi hyvä saada kalenteriin seuraavan viikon palaverit.

2. Kokouksen agenda

Jokaisella on myös oikeus saada agenda kokouskutsun yhteydessä. Tiedän monia, jotka eivät tule palaveriin, jossa ei ole agendaa – ja he ovat oikeassa. Suunnittelematon ja jäsentelemätön palaveri vie turhaan aikaa kaikilta osallistujilta, eikä palvele ketään. Samaan kategoriaan kuuluu materiaaleihin tutustuminen etukäteen – mukavaa olisi, jos jokainen osallistuja kunnioittaisi työkavereitaan sen verran, että kävisi lukemassa lähetetyt materiaalit etukäteen, eikä lukisi seuraavan esityksen materiaalia edellisen presentaation aikana…

3. Aloitus… ja päätös

Vielä yksi tärkeä muotoseikka ennen kuin päästään itse kokoukseen: ajoissa aloittaminen. Jokainen kiireinen ihminen tietää, miltä tuntuu joko odottaa vartti, että viimeisimmätkin valuvat paikalle, tai aloittaa ensimmäinen aihe kolmeen kertaan, kun mattimyöhäiset tulevat paikalle. Meidän kaikkien tulisi kunnioittaa toistemme aikaa pitämällä kiinni aikatauluista; niin aloittaessa kuin agendan seuraamisessa kuin kokouksen lopettamisessakin.

4. Kokousmuistio

Muoto ja työkalu on valinnainen, kunhan se toimii yrityksellenne ja kunhan memot aina tehdään. Mielellään kiertävällä kirjausvuorolla. Sopikaa myös jakeluaikataulusta.

Mikä on viikon paras hetki pitää kokous?