Kokoustrendit Covid-19 pandemian aikana: case HUONE

Vuosi 2020 oli tapahtuma-alalle haastava. Pandemia on luonut uusia kokoustrendejä ja osa on tullut jäädäkseen, HUONEella olemme seuranneet muutoksia tarkasti. Taistelu jatkuu edelleen, mutta halusimme uuden vuoden alkaessa suunnata katseen tulevaisuuteen ja jakaa faktaa ja oppejamme viime vuodelta. Mitä tapahtui pandemian alettua ja miten me ja asiakkaamme sopeuduimme muutoksiin? Mitä tämä tarkoittaa kokousten järjestämisessä ja tapahtuma-alalla? Tässä teille Case HUONE.

*Artikkelissa käytetty data on kerätty HUONE Helsingissä 10 kuukauden ajalta (1.3-31.12.2020) ja verrattu samaan ajanjaksoon vuodelta 2019.

Katso lyhyt video, jossa kokoustrendit tiivistettynä:

Kokoustrendi 1. Järjestettyjen kokousten määrä on radikaalisti laskenut

Tämä tuskin yllätää ketään. HUONE Helsingissä järjestettiin pandemian aikana 536 tapahtumaa, vain 25 % edellisvuoteen verrattuna.  HUONE käsitteli 1534 kokous- ja tapahtumaperuutusta alkaen maaliskuusta 2020, valtaosassa syynä oli Covid-19 epidemia.

Monissa yrityksissä on ymmärretty, että etätyöskentely toimii hyvin tietyissä tilanteissa, eikä tarvetta fyysiselle tapaamiselle ja kokouksille enää ole välttämättä samoissa määrissä. Viimeaikoina on kuitenkin alettu tunnistaa myös etätyöskentelyn varjopuolia (esimerkiksi zoom väsymys). Useat tutkimukset osoittavat fyysisten kokousten ja yritystapahtumien olevan olennainen osa yrityksen arkea ja projektien edistymistä, unohtamatta tärkeimpää; merkityksellisten ihmiskontaktien luomista ja vahvistamista.

Kokoustrendi 2. Kokousten ryhmäkoot pienenivät

Myös kokousten ja tapahtumien ryhmäkoot pienenivät pandemian aikana. Keskimääräinen ryhmäkoko HUONE Helsingissä lähes puolittui seitsemästätoista yhdeksään. Ryhmäkokojen laskuun vaikuttavat useat tekijät, esimerkiksi epidemia-ajan suositukset ja kokoontumis-rajoitukset sekä yritysten omat sisäiset linjaukset ja etätyöskentely suositukset.

ryhmakoko_kokous_2020_huone_helsinki

Kokoustrendi 3. Yli 20 osallistujan kokouksia vain 10 %

Suuria tapahtumia ei epidemia-aikana järjestetty ymmärrettävästi lainkaan. Tapahtumia, joissa on yli 20 osallistujaa, oli huomattavasti vähemmän kuin aiemmin: vain 1/10 edellisvuoteen verrattuna. Tästä huolimatta, uskomme ettei trendi ole tullut jäädäkseen. Odotamme isojen tapahtumien paluuta pandemian jälkeen, sillä tämänkaltaisten tapahtumien rooli on erittäin tärkeä osa yritysten kulttuurin luomista ja vahvistamista. Erityisen suuri merkitys isommilla tapahtumilla on työntekijöiden motivoinnissa.

Kokoustrendi 4. Sisäisten tapahtumien ja kokouksien kasvu suhteessa asiakastilaisuuksiin

Myös tilaisuuksien luonne muuttui. Suurin osa järjestetyistä tapahtumista oli yrityksen sisäisiä tilaisuuksia, kuten tiimikokouksia, koulutuksia, johdon workshoppeja ja hallituksen kokouksia. Yritysjuhlia, illallisia ja after-workejä peruttiin ja siirrettiin epidemian takia. Vuonna 2020 HUONEella järjestetyistä tilaisuuksista lähes 0 % oli sosiaalisia tilaisuuksia, kuten kesäjuhlia ja pikkujouluja. Myös asiakastilaisuudet loppuivat lähes täysin.

Fyysinen läsnäolo on erityisen hyödyllistä tilaisuuksissa, jotka rakentuvat yhteistyölle, ja tapahtuman hyödyn optimointi tulee varmasti jäädäkseen. Esimerkiksi orientaatiot, erityisesti uusien työntekijöiden perehdyttäminen, tiimin yhteishenkeä nostattavat päivät ja projektien kick-offit vaativat yhteistyötä ja läsnäoloa onnistuakseen.

Kokoustrendi 5. Selkeä tarve hybridi- ja virtuaaliratkaisuille. Trendi, jonka odotamme jatkuvan pandemian jälkeen

HUONEella 17 % kaikista pandemian aikana järjestetyistä tilaisuuksista oli hybridi-tapahtumia. Tilaisuuksissa käytettiin HUONEen hybridiratkaisuja, jotka esittelimme syyskuussa 2020. Asiakkaiden omien alustojen käyttöä, kuten Teams tai Zoom emme kerää, eli voimme olettaa, että todellinen prosentti olisi vieläkin korkeampi. Suuressa osassa  kokouksista otettiin mukaa etä-osallistujia.

Kokoustrendi 6. Uusia asiakkaita: enemmän PK-yrityksiä kuin suuryrityksiä

HUONEella tapahtumia järjestävistä yrityksistä suuri osa oli pieniä ja keskisuuria yrityksiä. Tämä johtuu pääosin kasvaneesta tarpeesta turvallisiin ja tarpeeksi suuriin tiloihin, joissa on valmiina kokouslaitteisto. Tarpeen odotetaan kasvavan entisestään yritysten vähentäessä omia kokoustilojaan ja pienentäessä toimistotiloja.   

Suuremmissa yrityksissä näyttäisi olevan tarkemmat ohjeistukset koskien fyysisiä kokoontumisia ja tapahtumia pandemia-aikana. Tämä näkyy myös Suomessa ja HUONEen avainasiakkaissa (suurin osa avainasiakkaistamme on 100 suurimman yrityksen joukossa).

Kokoustrendi 7.  Kokouskokemuksen tärkeimmät osat eivät ole muuttuneet

Kokoustrendit ovat muuttuneet ja kehittyneet. Kuitenkin ne standardit ja osa-alueet, jotka muodostavat paremman kokouskokemuksen näyttävät säilyneen ennallaan tapahtumajärjestäjille lähettämemme kyselyn perusteella (maalis-joulukuu 2020). Yritykset arvostavat edelleen toimivia, inspiroivia tiloja ja korkealaatuista asiakaspalvelua.

Eniten HUONEella arvostetaan innovatiivisia kokoustiloja, korkealaatuisia standardeja, ensiluokkaista asiakaspalvelua ja laadukkaita kokoustarjoiluja.

HUONE's meeting experience word cloud

Kokoustrendi 8. Turvallisuus & joustavuus: uudet kokoustrendit tuovat mukanaan uusia arvoja

HUONE on sitoutunut tarjoamaan turvallisia kokouksia, #safermeetings heti pandemian alettua. Kokouskokemus HUONEella on tietysti erilainen aiempaan verrattuna, mutta asiakaspalvelun taso on pysynyt korkeana. NPS-lukumme on edelleen korkea, 76, huolimatta erittäin haastavasta pandemia-ajasta. Luku on poikkeuksellinen, sillä alan standardi on 29.  HUONE on saanut asiakkailta kiitosta tiukoista ja laajoista turvatoimenpiteistä

Tapahtumanjärjestäjien kyselystä selvisi, että pandemian aikana yritykset ovat painottaneet turvallista ja luotettavaa kokouspalvelujen tarjoajaa. Tämän trendin oletamme jatkuvan ja erityistä fokusta riskien minimointiin tulee painottaa. Myös joustavuutta odotetaan entistä enemmän. Epävarmuus jatkuu, joten varaamisen helppous ja joustavuus ovat arvostettuja asioita tapahtuman järjestämisessä.

Näet kaikki vapaat tilamme helposti netissä!