Kuinka järjestää ikimuistoinen yrityksen vuosijuhla?

Vuosipäivät ovat yritykselle tärkeitä virstanpylväitä. Se on myös sopiva ajankohta pysähtyä miettimään, mitä asioita yritys edustaa ja mitä se on saavuttanut. Kun aloitat juhlallisuuksien järjestämistä, on aivan ensimmäiseksi pidettävä suunnittelukomiteasi kanssa perusteellinen ideointipalaveri. Kuten sanonta kuuluu, hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.

Juhlavuoteen osuu paljon toimenpiteitä, olipa kyse sitten yhtiön historiikin laatimisesta, normaalia suuremmasta esilläolosta mediassa, visuaalisen ilmeen uudistamisesta, yritysmatkan järjestämisestä ulkomaille tai yrityksen vuosijuhlasta.

Kun alat valmistella suurta juhlatapahtumaa, keskity luomaan jotakin sellaista, joka on linjassa yrityksesi visioiden, kulttuurin ja arvojen kanssa; jotakin, joka kertoo tarinaa – yrityksesi tarinaa. Mitä asioita yrityksesi edustaa? Mikä on sen henki? Mitä yrityksesi on saavuttanut?

Näillä tapahtumilla on aivan liian usein taipumus kopioida muita vastaavia tilaisuuksia. Jotta voisit tehdä tästä tapahtumasta erityisen, muista, että sinun vuosijuhlasi tulisi ilmentää yrityksesi keskeisintä olemusta.

Jotta pystyisit tähän, voit luottaa kokeneisiin tapahtumasuunnittelijoihin, mutta ensin sinun täytyy aloittaa kysymällä itseltäsi seuraavat kysymykset:

  1. Miksi tai mitä olemme juhlimassa?
  2. Kenelle järjestämme tilaisuuden?
  3. Miten me aiomme juhlia?

5 askelta ikimuistoisen yritysvuosijuhlan järjestämiseen:

Kun sinulla on  vastaukset yllä oleviin kysymyksiin, voit turvallisesti edetä käytännön asioiden kanssa. Tässä muutamia vinkkejä alkuun pääsemiseksi.

1. Valitse sovellus, joka auttaa sinua pysymään kärryillä jokaisen tekemistä toimenpiteistä yhteisen tavoitteenne hyväksi

Ota teknologia hyötykäyttöön: Valitse sovellus, joka toimii “hallintaohjelmana” projektissasi. Rekisteröitymisten, ruokavaliorajotteiden, maksujen ja varausten perässä pysyminen sekä viestintä esimerkiksi pukukoodia, sijaintia, aikaa tai viime hetken muutoksia koskien vaatii paljon työtä. Onneksi tänä päivänä on olemassa laaja valikoima erilaisia sovelluksia, joiden avulla voit välttyä ongelmilta ja pysyä perällä yksityiskodista. Tällaisia sovelluksia ovat esimerkiksi Aventri tai Idloom Events. Niissä voit luoda kustomoidun nettisivun, saada muistutuksia maksujen suorittamiseksi toimittajille sekä toimenpiteiden päivämäärien takarajoista. Voit myös jakaa sovelluksen osallistujille, jos haluat mahdollistaa interaktiivisen osallistumisen. Nämä käyttäjäystävälliset sovellukset ovat modernin teknologian lahja tapahtumanjärjestäjille, joten laita ne hyvään käyttöön heti alusta alkaen. Varmista, että myös operatiivinen tiimi osaa käyttää ja hyödyntää valitsemaasi sovellusta.

2. Lyö lukkoon tapahtuman ajankohta

Mikä menee ensimmäiseksi valitsemaasi appiin? Päivämäärä! Se auttaa sinua suuntaamaan huomiosi ja pitämään toimesi kohdennettuna sovittuun määräaikaan. Vältä tavallisimpia vapaapäiviä ja koulujen loma-aikoja taataksesi mahdollisimman suuren osallistujamäärän. Mieti myös kannattaisiko varmistaa, että osallistumaan pääsevät ainakin avainhenkilöt, jos sellaisia on.

Mitä tulee tapahtuman tarkkaan kellonaikaan, palaa kysymykseen “miten me aiomme juhlia?” Jos suunnittelet melko muodollista gaalatyylistä tilaisuutta, ilta sopii parhaiten. Jos haluat pitää sen arkisena viikonpäivätapahtumana, ja haluat antaa vieraillesi mahdollisuuden saapua paikalle suoraan töistä, klo 17-18 on hyvä alkamisaika.

3. Tapahtumapaikan kriteerit ja varaus

Tee tarkistuslista tapahtumapaikan välttämättömistä kriteereistä ja aloita siitä. Kun olet löytänyt paikan, joka täyttää kaikki kriteerit, tee päätös nopeasti. Älä tuhlaa aikaa turhan monen vaihtoehdon välillä ihmettelyyn, koska parhaat varataan ensiksi.

Vinkkejä parhaan juhlapaikan valintaan:

  • Paikalle pääsee helposti sekä autolla että julkisilla.
  • Paikalla on oma keittiö ja pitopalvelu (*Muista tarkistaa, että erikoisruokavaliot on huomioitu)
  • Paikan palveluun sisältyy tapahtuman jälkeinen siivous
  • Paikan koko on juuri sopiva vierasmäärälle (arvioi määrä aina ja muista, että suurin tila ei ole aina paras)
  • Sisustamisessa on joustovaraa, ja voit kuvitella viettäväsi tapahtumaa ko. paikassa.
  • Paikan tunnelma ja sisustus on juuri sitä mitä etsit: onko se moderni ja minimalistinen tila? Vai etsitkö tyyliltään perinteisempää nahkatuoleineen ja marmoreineen? Pidä yrityksesi kulttuuria, identiteettiä ja henkeä johtotähtenä.
  • Paikassa on hyvä tai erinomainen akustiikka. Kun kyseessä on yrityksen vuosijuhla, tullaan tilassa pitämään puheita, ja kaikkien täytyy kuulla ne.
  • Viimeisimpänä vaan ei vähäisimpänä: Varmista, että juhlapaikan henkilökunta on kokenutta ja että heillä on avoin palveluasenne. On välttämätöntä, että tarpeitasi ja vaatimuksiasi kuunnellaan.

4. Budjetti

On sanomattakin selvää, että budjetti tulee asettaa heti alusta alkaen. Varmista, että on olemassa alustava budjetti, jonka avulla voit lähteä suunnittelemaan yrityksenne vuosijuhlaa, sillä se ohjaa kaikkia päätöksiänne aina vieraiden määrästä, paikanvalintasta, ruoasta ja juomasta, lahjoihin sekä ohjelmaan asti. Yleisenä oletuksena voidaan pitää, että budjettiin tulee aina ylimääräisiä odottamattomia kuluja; esimerkiksi jos johtoryhmä päättääkin viime hetkellä hankkia kaikille teema-asut juhlaan tai selviää, että limusiinikuskin palkkion lisäksi maksatte limusiinista erikseen.

Budjettia tulisi käyttää viisaasti heijastamaan yrityksesi saavutuksia. Muista, että laatua arvostetaan yleensä enemmän kuin määrää. Jos jokin yritys on päättänyt juhlistaa merkkivuottaan suurella ilotulituksella, se ei välttämättä tarkoita, että sinun yrityksesi tarvitsee tehdä samoin. Jotkut vieraat voivat jopa paheksua rahojen tuhlaamista moiseen turhakkeeseen.

Sääntö kuuluu: Pysy uskollisena yrityksen arvoille ilman ylilyöntejä, ja tee se oikein!

5. Kutsuvieraat

Muista: vieraiden arvioidusta lukumäärästä tulisi sopia, ja määrä riippuu tapahtuman luonteesta, budjetista ja paikasta. Älä yritä ahtaa mukaan ihmisiä, jotka eivät yksinkertaisesti mahdu mukaan. Vuosijuhla on erikoistilanne, ei arkinen buffetti, jossa ihmiset tungeksivat ja törmäilevät. Juhlissa tulisi olla tilaa liikkua ympäriinsä vapaasti ja verkoistoitua, ottaa kuvia, nauttia ruuasta ja juomista ilman riskiä tulla tönityksi pois tieltä.

Alla meidän “Nopea muistilista yrityksen vuosijuhlan suunnittelua varten.” Varmista, että et unohda mitään! Hauskaa suunnittelua ja… hauskaa vuosijuhlaa!

  • Vastaa seuraaviin kysymyksiin: Mikä on tapahtuman tavoite? Kenelle järjestämme sitä? Miten haluamme juhlia?
  • Määritä budjetti
  • Laadi yksityiskohtainen aikataulu ja päätä selkeät määräpäivät
  • Päätä tapahtuman päivä ja aika
  • Laadi vieraslista (arvioi vieraiden lukumäärä)
  • Tee lista juhlapaikalta vaadittavista asioista (huomioi yllä annetut vinkit!)
  • Katso, että juhlapaikka on varattavissa haluttuna päivänä (tee alustava varaus, jos mahdollista)
  • Suunnittele ohjelma hyvissä ajoin. Saatat tarvita ammattijuontajan, valokuvaajan, puhujia, live-bändin tai DJ:n, jne.
  • Mieti paikan koristelua
  • Käy koko tapahtuma läpi (juhlapaikan tai tapahtumajärjestäjän kanssa)
  • H-hetkenä: Nauti päivästä! Pyri siihen, että virallinen ohjelma (puheet ja esitykset) pysyvät aikataulussa.

 

Yritystapahtumien do’s and don’ts – opas esimiehille