Kysy nämä viisi kysymystä ennen kuin varaat tilan tapahtumallesi

Tapahtumatila voi olla kokouksesi onnistumisen make it or break it -pala. Vaikka on tärkeää, että valmistelet kokoussisällön, aihelistan ja ohjelman, osallistujat sekä itsesi, on myös yhtä tärkeää, että valitset oikean tapahtumatilan. Miten valita tila tapahtumalle? Me jaamme parhaat vinkit ja kerromme, mitkä viisi kysymystä esittää, ennen kuin varaat tilan tapahtumallesi.

Miksi välittäisit tapahtumatilasta? Tarvitset vain osallistujat yhteen, suorapuheista keskustelua, päätöksiä ja tukea. Noh, ei nyt ihan niinkään. Tapahtumatila vaikuttaa kokouksen lopputulemaan. Kuten kerroimme Innovatiiviset kokouspaikat kasvattavat suosiotaan -artikkelissa, kokouksesi ympäristöllä on suuri merkitys osallistujille.

Jos tarkoitus on olla luova ja innovatiivinen, tylsä vanha tapahtumatila ei saa aikaan oikeaa tunnelmaa.

Jos mahdollista, soita tapahtumatilaan etukäteen ja sovi vierailuajankohta. Vierailulla näet tilan osallistujien silmin, voit tarkistaa tunnelman ja puhua kaikista erityisvaatimuksista. Mihin sinun kannattaa kiinnittää huomiota? Mikä päätöskriteerisi kuuluisi olla?

Teimme listan viidestä asiasta, jotka kysyä ennen kuin varaat tilan tapahtumallesi. Nämä viisi asiaa muodostavat barometrin, joka auttaa tilan valitsemisessa. Hyvän tapahtumatilan löytämisen ei tarvitse olla vaikeaa!

1. Edustaako tila tapahtumasi tunnelmaa?

Minkä takia järjestät tapahtuman? Mitä tarvitset sen onnistumiseen? Pidä nämä kaksi asiaa koko ajan mielessä. Kun olet selvillä tarkoituksesta ja vaatimuksista, ajattele logistiikkaa. Kuinka monta ihmistä kutsut, ja onko tila tarpeeksi iso ryhmälle? Onko tilalla vaatimus minimiosallistujamäärälle, ja mikä on heidän maksimikapasiteetti?

Sinun täytyy miettiä käytännönkysymyksiä, mutta älä unohda tilan tunnelmaa. Jos tapahtumallasi on teema, pystyykö tapahtumatila tukemaan sinua teeman luomisessa? Onko tilan tunnelma tapahtumallesi oikea?

2. Tapahtumatilan sijainti on kaikki kaikessa

Ensimmäinen asia, mihin osallistujat kiinnittävät huomiota tapahtuman päivän ja ajan jälkeen, on sijainti ja miten päästä paikalle. Sijainti on kaikki kaikessa. Jos tapahtumatila on hankalasti saavutettava, monet jättävät tulematta. Jos sijainti on hankala löytää, voit kysyä onko opasteita tarpeeksi ja tarpeeksi näkyvästi? Jotta elämäsi olisi siis helpompaa, valitse tapahtumatila joka on osallistujille kätevä. Keskeisellä sijainnilla olevat tilat hyvien julkisten kulkuyhteyksien varrella ovat aina onnistuneita valintoja. Jos tosin tiedät, että monet osallistujat tulevat autolla, mieti mistä löytyy tarpeeksi parkkipaikkoja.

Entä sää? On aina kivaa järjestää tapahtumia ulkona auringossa, mutta et voi olla varma kelistä. Jos aiot järjestää ulkoilmatapahtuman, onko osa tilasta suojattu sateelta? Ja jos sataa, onko sinulla varasuunnitelma Suomen kelien tehdessä tepposet?

3. Valitse mukautuva tapatumatila 

Olet löytänyt tapahtumatilan, joka on oikean kokoinen, hienoa! Mutta onko sisätila tarpeeksi muokattava? Pystytkö kävelemään ja liikkumaan ympäri helposti, vaikka paikalla olisi enemmän ihmisiä? Pystytkö vaihtamaan istumajärjestystä? Jos tapahtumaan tulee paljon ihmisiä, pystyvätkö he liikkumaan paikasta toiseen helposti?

Vältä pullonkauloja, kapeita tiloja ja käytäviä jos vain pystyt. Avoin, muokattava tila liikuteltavilla huonekaluilla, on avain onnistuneeseen tapahtumaan. Se vaikuttaa myös psykologisesti positiivisesti: ilmava ja avoin tila on miellyttävä, ja saa ajatuksesi virtaamaan.

4. Mieti palveluita, kun valitset tilaa tapahtumalle

Jos tapahtumatila tarjoaa Event Coordinaattorin, eli tapahtumakoordinaattorin, olet jo voiton puolella! Päiväsi on helpompi ja stressittömämpi, jos joku ottaa kopin järjestelyistä ja valmistelee kokouksen, ja siivoa ja purkaa kaiken jälkeenpäin. Tarkista siis tapahtumatilalta, jos he tarjoavat ammattilaisen apua.

Tarvitsetko ruokaa tapahtumapäiväksi, ja hoitaako tapahtumatila ruoat ja juomat? Jos kaikki tulee yhdessä paketissa, sinun ei tarvitse soitella eri palveluntarjoajien perään ja jahdata useita eri henkilöitä.

Onko tila turvallinen ja hoidetaanko järjestyksenvalvonta tai turva-asiat tarvittessa puolestasi? Onko tilalla tapahtuman kattava vakuutus? Nämä ovat ehkä tylsiä asioita pohtia, mutta turvallisuus on kaikki kaikessa, ja kannattaa aina varautua ja selvittää asiat etukäteen.

Jos tapahtumalla on teema, pystyykö tapahtumatila auttamaan sinua koristeluissa? Järjestävätkö he tarvittaessa kukka-asetelmat, viihdettä tai ohjelmaa? Valitse tapahtumatila, joka hoitaa järjestelyt ja organisaation puolestasi, jotta sinulla on aikaa paneutua työhösi ja pitää huoli, että tapahtuma on sisällöltään onnistunut.

5. Olet valinnut tilan tapahtumalle: milloin kannattaa varata?

Kun valitset tilaa tapahtumalle, kannattaa heti alkuun tarkistaa tilan saatavuus. Jos järjestät isompaa tapahtumaa, mitä aikaisemmin pystyt vahvistamaan päivämäärät ja tekemään varauksen, sen parempi. Pienemmät tapahtumat on helpompi järjestää ja varata, sillä koko ja kapasiteetti on helpompi mahduttaa muiden varausten joukkoon.

Jos järjestät tapahtuman kiireisen seminaariviikon aikana, tai jättitapahtuman kanssa samalla viikolla, monet tilat varataan hyvissä ajoin. Mitä aikaisemmin siis varaat, sen parempi. Monet tapahtumatilat ovat joustavia, ja voit maksaa varauksen myöhemmin. Monesti myös peruutukset ja maksun hyvitykset ovat mahdollisia, riippuen tilasta.

Psst! Jokaiseen HUONEella järjestettävään tapahtumaan määritetään henkilökohtinen tapahtumakoordinaattori tiimistämme. Me otamme vastuun tapahtuman onnistumisesta, ja pidämme huolen, että osallistujat ovat tyytyväisiä. Keskustellaan tapahtumastasi lisää!

Näin onnistut tekemään hyvän kokousmuistion

*Kuva HUONE Copenhagen, Theater-huone (80 pax)