Tapahtumaa suunnitellessa yksi vaikeimmista vaiheista on laatia vieraslista. Haluat tietenkin olla varma, että kaikki, joiden toivotaan osallistuvan, tulevat kutsutuksi. Haluat myös varmistua siitä, että kutsutut myös saapuvat paikalle. Listasimme käytännön neuvoja kuinka laatia vieraslista yritystilaisuuteen.
Muista tämä: vieraslistan tulisi aina heijastaa tapahtuman tarkoitusta.
Näin ollen ensimmäinen määriteltävä asia on tapahtuman päämäärä: onko se uusien asiakkaiden löytäminen? Potentiaaliset asiakkaat tulisi löytää ensin investoimalla markkinointikampanjoihin riittävän ajoissa. Vai onko tarkoituksena juhlia yrityksesi menestystä? Siinä tapauksessa etusijalla tulisivat olla asiakkaat ja yhteistyökumppanit, jotka ovat mahdollistaneet menestyksesi.
Käytännön neuvoja täydelliseen vieraslistaan
Hyvä. Nyt sinulla on tapahtuman tavoite, joten miten laatia täydellinen vieraslista yritystilaisuuteen?
- Pidä tietokantasi ajan tasalla. Tämä on erittäin tärkeää, sillä on rasittavaa alkaa etsiä yhteystietoja, kun tapahtuman järjestelyt ovat jo täydessä vauhdissa. Yhteystiedot kuten puhelinnumerot, sähköposti- ja postiosoitteet tulisi aina pitää ajan tasalla ja helposti saatavilla. Käytä CRM-ohjelmasovelluksia, niin että voit tallentaa kaikki tärkeät tiedot yhteen paikkaan ja jakaa sen kollegoidesi kanssa helposti. Tapahtumanjärjestäjänä varmista, että asiakastiedot on päivitetty CRM:ään hyvissä ajoin. Herättele kollegoitasi kysymyksillä kuten “Jos minun pitää kutsua 100 tärkeimmän asiakasyrityksemme toimitusjohtajat sähköpostitse, kuinka paljon aikaa sinulla menee listan kasaamiseen?” “Voinko saada sen ensi viikolla?”. Mieluiten varaa aikaa organisaation sisäiseen tarkastuskierrokseen, sillä usein joku huomaa jonkin virheen tai puutteen listassa. Yritä mahdollistaa tällaiset keskustelut, jotta vältyt ylimääräisiltä kutsujen lähettämiseltä jälkikäteen.
- Ryhmittele tiedot. Keitä he ovat? Pyri tallentamaan ihmisten yhteystiedot ryhmittäin: hallitus, jälleenmyyjät, sijoittajat, partnerit, media, asiakkaat, vapaaehtoistyöntekijät, valokuvaajat, graafiset suunnittelijat ja niin edelleen. Tämä on tehokas tapa erotella ne ihmisryhmät, joita et halua kutsua juhliin. Se auttaa kaikkia myös saamaan käsityksen koko joukosta, kun vieraslista on valmis.
- Nimitä yksi henkilö huolehtimaan vieraslistasta: Tee vastuuasiat tällä tavoin selväksi. Jos 10 ihmistä alkaa säätää vieraslistan kanssa, on tuloksena pelkkä katastrofi. Tarvitset yhden henkilön, joka on vastuussa vieraslistasta (ja mieluiten siihen liittyvistä tehtävistä kuten kutsujen lähettämisestä, muistutuksista, tarvittavien muutosten tekemisestä jne.) ja joka on vastaanottamassa vieraat juhlapäivänä tarkistaakseen osanoton.
- Huolehdi, että kutsut lähetetään oikeille henkilöille. Varmista, että sinulla on oikea vastaanottaja tiedossasi. Jos sinulla ei ole suoraa sähköpostiosoitetta, soita henkilön toimistoon ja kysy sitä. Vältä lähettämästä kutsua yleiseen sähköpostiosoitteeseen, koska silloin on epätodennäköistä, että se saavuttaa oikean vastaanottajan.
- Tarkista duplikaatit. Kun sinulla on ensimmäinen kutsuttujen lista, tarkista, että henkilöitä ei ole kahteen kertaan. Kukaan ei halua saada samaa kutsua useaan kertaan.
Miten kutsua?
Selvä! Nyt sinulla on vieraslista yritystilaisuuteen, sekä tapahtumalle selkeä tavoite mielessäsi. Miten sitten kutsut ihmiset? Riippuen minkätyyppistä tapahtumaa olet järjestämässä, on useita mahdollisia toimintatapoja. Tässä kolme, joita voit käyttää inspiraation lähteenä:
1. Kirjallinen kutsu
Yrityksen pyöreitä vuosia tai muuta tärkeää saavutusta varten järjestettävään gaalaillalliseen paras valinta on asianmukainen kirjallinen kutsu. Kutsukortin tulisi herättää vastaanottajan uteliaisuus, eikä se saisi hukkua muiden tärkeiden kirjeiden joukkoon. Kun kirje on avattu, kutsutun tulisi löytää seuraavat tiedot helposti:
- Päivä ja aika
- Paikka ja ohjeet paikalle pääsemiseksi
- Tapahtuman tarkoitus
- Pukukoodi
- Vastauspyyntö yhteystietoineen sekä määräaika vastauksille
Illan ohjelma, kuten esitykset tai aktiviteetit, on myös hyvä mainita kutsussa. Myös jos olet valinnut erityisen teeman, vieraidesi tulisi olla siitä täysin tietoisia. Muistamme kaikki Bridget Jonesin pukeutuneena pupuksi surullisenkuuluisiin naamiaisjuhliin, johon teema oli, no, vaihdettu viime hetkellä: Bridget saapuu juhlaan ja löytääkin itsensä konservatiivisiin kukkamekkoihin pukeutuneiden leidien joukosta. Miten noloa! Ole siis selkeä ja täsmällinen valitsemastasi teemasta. Ja pysy siinä!
2. Sähköposti
Jos olet järjestämässä seminaaria tai työpajaa, voit lähettää kutsut sähköpostitse. Tulevaa tapahtumaa täytyy mainostaa hyvissä ajoin. Jos suuri osallistumisprosentti on tavoitteenasi, viime minuutin sähköpostikutsut ovat ehdoton ei. Jos yrityksesi lähettää kuukausittaisia uutiskirjeitä, aloita markkinoimaan tapahtumaa jo muutamia kuukausia etukäteen. Yksityiskohdat voivat aina seurata perässä, tärkeintä on herättää ihmisten kiinnostus.
3. Sosiaalinen media
Julkisen tapahtuman kohdalla voit harkita myös muiden sosiaalisen median kanavien käyttöä: tapahtumalle on helppo luoda oma Facebook-sivu, ja jos joku on ilmaissut kiinnostuksensa osallistumiseen, he saavat automaattisesti muistutuksen päivämäärän lähestyessä.