Merkittävän kokouksen järjestäminen

Kokouksen järjestäminen vaatii suunnitelmallisuutta. Parhaimmillaan kokous on merkityksellinen, tuottaa tulosta ja saavuttaa haluttuja toimenpiteitä. Pahimmillaan se voi olla hyödytön ja tuntua hukkaan heitetyltä ajalta. Merkityksellinen kokous ei kuitenkaan ole itsestäänselvyys ja ennen kokouksen järjestämistä on hyvä miettiä, mitä kokouksella haluaa saada aikaan. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty, eikö?

Tutkimuksen mukaan 71% kokee, että kokoukset ovat tehottomia ja tylsiä – tehottomuus onkin usein tylsyyden sivutuote. Miksi kokouksesta tulee helposti tylsä? Miten saada kokouksesta onnistunut, inspiroiva ja osallistava? Me HUONEella haluamme, että kokouksen järjestäminen on järjestäjälle mahdollisimman helppoa ja kokoukselle asetetut tavoitteet saavutetaan. Oli kyseessä sitten live-, hybridi- tai virtuaalikokous, me teemme kaikkemme, että sinä voit keskittyä olennaiseen.

Hyvästi tylsille kokouksille!

Lisää kokouksiin aktiivisuutta ja heitä hyvästit tylsille kokouksille. Sen sijaan, että ihmiset olisivat vain iso kuunteleva yleisö, anna tilaa heidän ajatuksilleen sekä aikaa käsitellä asioita, osallista heitä ja tarjoa mahdollisuus antaa oma panoksensa mukaan kokonaisuuteen.

Eric de Groot* on tuonut esiin erityisesti kolme kysymystä, joihin kannattaa paneutua ennen kokouksen järjestämistä. Näiden kysymysten tarkoituksena on heittää hyvästit tylsille ja pitkästyttäville kokouksille ja tehdä niistä merkityksellisiä:

1. Mihin kokoustilan tulisi innostaa?

Jokainen tila stimuloi tietynlaista käyttäytymistä. Voit jopa kuvitella, että huone osallistuu kokoukseen ja sillä on oma merkittävä roolinsa kokonaisuudessa. Esimerkkinä, mikäli haluat osallistaa ryhmää, rohkaista heitä olemaan luovia ja nousemaan ylös tuoleistaan, on luokseen kutsuvat liitutauluseinät loistava valinta. Tämä ei puolestaan ole paras vaihtoehto, jos toivot osallistujien istuvan paikoillaan vain kuunnellen.

Sama pätee myös etäkokouksen järjestämiseen. Kokeilkaa hybridi- tai virtuaalikokouksessa laittaa kuvan taustalle vaikkapa avaruus. Jo tämä voi inspiroida ja tuoda kokoukseen lisää hymyileviä kasvoja – puhumattakaan siitä, että tavoitteet saavutetaan tehokkaammin. Kurkkaa myös HUONEen toimivat hybridi- ja virtuaalikokousratkaisut.

2. Millainen ohjelma sopii kokoukseen?

Asiat voi (ja kannattaa) tehdä eri tavalla. Uskalla rikkoa rajoja ja lisää kokoukseen ohjelmaa. Saatat yllättyä sen tuomista mahdollisuuksista, hauskuudesta ja seurauksista!

Jos haluat ryhmän puhuvan, valitse ohjelmaa, joka rohkaisee keskusteluun. Isommalle ryhmälle voit esimerkiksi tehdä ’speed datingin’ (pikatreffit) avataksesi keskustelun tietystä aiheesta. Pienemmän ryhmän voi saada rentoutumaan aloittamalla aamun oman moktailin teolla tai vaikkapa taukojumpalla. Tämä toimii myös etäkokouksissa ja kuten monessa muussakin, myös tässä vain mielikuvitus on rajana! Nappaa virtuaaliset icebreakerit hybridi- ja virtuaalikokouksiin avuksi tästä.

3. Mitä toimintamallin muutosta kokouksella haetaan?

Usein haluamme esittää kokouksia koskeavia kysymyksiä heti kokouksen jälkeen. Haluamme tietää esimerkiksi maistuiko tarjoilut, oliko kokous inspiroiva tai vaikkapa mitä pitäisi parantaa. Todellisuudessa nämä kysymykset eivät ole tärkeiä; tärkeää on se, onko haluttu muutos toimintamalliin saatu aikaiseksi.

Muutoksen mittaaminen vaatii kuitenkin aikaa. Siksi kyselyt yms. kannattaa toteuttaa vasta pidemmän ajan jälkeen, kokouksesta riippuen. Näin saadaan todellista tietoa siitä, onko muutos saatu aikaan.

Katso alta de Grootin haastattelu!

*Eric de Groot, kansainvälinen kirjailija ja yksi maailman ensimmäisistä kokoussuunnittelun ammattilaisista, oli avainpuhujana HUONEella Kansainvälisenä Assistenttipäivänä 2019.

HUONEella me olemme sinua varten. Varaa seuraava kokouksesi tästä!