Miten hyötyä etätyöstä ja offsite-kokouksista?

IWG:n (International Workplace Groupin) äskettäin julkaistu raportti osoittaa, että 70 % maailmanlaajuisesta työvoimasta työskentelee etänä ainakin kerran viikossa ja 53 % ainakin puolet viikosta.

Tähän on useita syitä: työnantajan näkökulmasta toimistotilojen vuokrat tulevat yhä kalliimmiksi, ja luontoisedut työntekijöille, kuten ilmainen paikoitus, matkaliput ja lounaat lisäävät yhtiön kuluja merkittävästi.

Työntekijän näkökulmasta työmatkat voivat olla sekä aikaa että energiaa kuluttavia, joten teknologia on helpottanut tiimien kokoontumisia ja yhteistyön tekemistä ilman tarvetta olla samassa tilassa. Ihmiset myös viettävät mieluummin aikaa perheidensä kanssa, tai toteuttavat intohimoaan urheiluun tai taiteisiin. Käytännöllisesti katsoen etätyö antaa ihmisten elää missä ja miten he haluavat. Kunhan hommat tulevat hoidetuksi, tietenkin.

Miten pidät työntekijäsi motivoituneena matkan päästä? Miten varmistut, että työ tulee tehdyksi?

Me ihmiset olemme laumaeläimiä ja kaipaamme sosiaalista kanssakäymistä. Pitkien päivien viettäminen kotona tai sivutoimipisteessä lähempänä kotia voi olla yksinäistä puuhaa ja vaikka olisimme hyvin varustautuneet itsenäiseen työskentelyyn, motivaatio voi tipahtaa ilman säännöllistä kontaktia tiimin kanssa. Eristyneisyyden tunne voi myös käydä ylivoimaiseksi.

Varmista, että viestintä sujuu ja sijoita toimiviin sovelluksiin ja työkaluihin, jotka voivat myös auttaa sinua pitämään silmällä työn edistymistä kohti asettamiasi tavoitteita.

Tiimin pitäisi  tavata säännöllisesti, ja verkkotapaamisia tulisi olla kerran tai kahdesti viikossa. Älä myöskään unohda arkipäiväisiä jutustelutuokioita; ne vastaavat kahvitauon pitämistä toimistossa, jolloin työntekijät pääsevät tutustumaan toisiinsa. Niistä on hyötyä molemmille osapuolille, koska työntekijäsi huomaavat sinun välittävän heistä.

Kun laitteet ovat asianmukaiset ja rakenne selkeä ja kaikkien ymmärtämä, onko silti tarvetta tavata kasvokkain?

Vastaus on KYLLÄ.

Menestyvät yritykset ja organisaatiot järjestävät työntekijöilleen säännöllisiä kokoontumisia. Mikään ei voita todellista ihmiskontaktia. Ihannetapauksessa tapaamisia on vähintään pari kertaa vuodessa. Älä epäröi järjestää niitä. Se on hyvin käytettyä rahaa.

Miksi järjestää offsite-kokous?

1. Voit valita tapaamispaikan kunkin tapaamisen tarpeiden mukaan.

Etsi inspiroivia paikkoja mieluummin kuin tylsiä hotellien kokoustiloja. Riippuen mikä on päivän tavoite, voit löytää tapaamiselle rauhoitetun paikan, joka sopii parhaiten tarkoitukseen ja tunnelmaan. Suunnitteletko kenties ideointipalaveria? Etsi paikka, jossa jokainen voi liikkua vapaasti ja kokoontua pienemmissä ryhmissä. Sinua inspiroiva paikka, vaikkapa värikäs, luovuutta säteilevä huone, joka saa jokaisen loistamaan!

2. Kun tapaaminen on jotain erityistä, ihmiset ovat paremmin valmistautuneita ja keskittyneitä.

Työkaverisi tietävät, että tapaamisessa heillä on tilaisuus esittää kysymyksiä, hyötyä muiden panoksesta ja keskustella. Tilaisuutta siihen ei saa joka päivä, joten se täytyy suunnitella etukäteen. Kun on selkeät aiheet, joita kokouksessa käsitellään, ihmiset ovat keskittyneempiä. He ovat asialle omistautuneessa mielentilassa, mikä johtaa paljon tuotteliaampaan päivään ja tyydytyksen tunteeseen.

3. Ei hukkaan heitettyä aikaa

Voit maksimoida jokaisen minuutin suunnittelemalla etukäteen: voit valita paikan, jossa on talon oma keittiö välttääksesi ihmisiä käyttämästä aikaa ravintolan etsimiseen. Järjestä herkullisia ja terveellisiä välipaloja tauottamaan iltapäivää ja antaaksesi ihmisille tilaisuuden vapaamuotoiseen seurusteluun. Myös työpäivän jälkeistä iltaohjelmaa voi olla, ja sekin kannattaa valita huolellisesti. Ihannetapauksessa niiden tulisi sijaita samassa paikassa.

4. Unohtumaton kokemus

Voit järjestää kollegoillesi unohtumattoman kokemuksen. Verkostoituminen ja ajan viettäminen yhdessä on näin tiimillesi entistä mieleisempää. Paikka, tarjottu ruoka ja aktiviteetit lisäävät yhteenkuuluvuuden tunnetta etäisyydestä huolimatta. Päivällä tulee olemaan vaikutus heidän työnsä laatuun ja motivaationsa tasoon.

Kuinka vähennät skippaajien määrää tilaisuuksissasi?