Miten hyötyä etätyöstä ja offsite-kokouksista?

Pandemian jälkeinen työarki tulee tavalla tai toisella olemaan hybridimallin mukainen, sillä etätyö on arkipäivää. Tuore tutkimus osoittaa, että 97% yrityksistä suunnittelee hybridimallin käyttöönottoa. Etätyöskentelystä ja mahdollisuudesta joustavuuteen on tullut työntekijöiden keskuudessa uusi normi, jota halutaan ja vaaditaan työnantajalta yhä enemmän. Mutta miten onnistua motivoimaan tiimejä ja yksilöitä, kun etätyö on tullut jäädäkseen?

Työnantajan näkökulmasta toimistotilojen vuokrat tulevat yhä kalliimmiksi, ja luontoisedut työntekijöille, kuten ilmainen paikoitus, matkaliput ja lounaat lisäävät yhtiön kuluja merkittävästi. Työntekijän näkökulmasta työmatkat voivat olla sekä aikaa että energiaa kuluttavia, ja teknologia on helpottanut tiimien kokoontumisia ja yhteistyön tekemistä ilman tarvetta olla samassa tilassa. Ihmiset myös viettävät mieluummin aikaa perheidensä kanssa, tai toteuttavat intohimoaan urheiluun tai taiteisiin. Käytännöllisesti katsoen etätyö antaa ihmisten elää missä ja miten he haluavat. Kunhan hommat tulevat hoidetuksi, tietenkin.

Miten pidät työntekijäsi motivoituneena matkan päästä? Miten varmistut, että työ tulee tehdyksi?

Me ihmiset olemme laumaeläimiä ja kaipaamme sosiaalista kanssakäymistä. Pitkien päivien viettäminen kotona tai sivutoimipisteessä lähempänä kotia voi olla yksinäistä puuhaa ja vaikka olisimme hyvin varustautuneet itsenäiseen työskentelyyn, motivaatio voi tipahtaa ilman säännöllistä kontaktia tiimin kanssa. Eristyneisyyden tunne voi myös käydä ylivoimaiseksi.

Varmista, että viestintä sujuu ja sijoita toimiviin sovelluksiin ja työkaluihin, jotka voivat myös auttaa sinua pitämään silmällä työn edistymistä kohti asettamiasi tavoitteita. Tiimin pitäisi tavata säännöllisesti, tapahtuipa tämä virtuaalisesti tai fyysisessä tilassa. Älä myöskään unohda arkipäiväisiä jutustelutuokioita; ne vastaavat kahvitauon pitämistä toimistossa, jolloin työntekijät pääsevät tutustumaan toisiinsa. 

Kun laitteet ovat asianmukaiset ja rakenne selkeä ja kaikkien ymmärtämä, onko silti tarvetta tavata kasvokkain?

Vastaus on KYLLÄ.

Menestyvät yritykset ja organisaatiot järjestävät työntekijöilleen säännöllisiä kokoontumisia. Mikään ei voita todellista ihmiskontaktia. Ihannetapauksessa tapaamisia on vähintään pari kertaa vuodessa. Älä epäröi järjestää niitä. Se on hyvin käytettyä rahaa.

Miksi järjestää offsite-kokous?

1. Voit valita tapaamispaikan kunkin tapaamisen tarpeiden mukaan.

Onko tavoitteena motivoida tiimiä? Etsi silloin inspiroivia paikkoja mieluummin kuin tylsiä hotellien kokoustiloja. Riippuen mikä on päivän tavoite, voit löytää tapaamiselle rauhoitetun paikan, joka sopii parhaiten tarkoitukseen ja tunnelmaan. Suunnitteletko kenties ideointipalaveria? Etsi paikka, jossa jokainen voi liikkua vapaasti ja kokoontua pienemmissä ryhmissä. Sinua inspiroiva paikka, vaikkapa värikäs, luovuutta säteilevä huone, joka saa jokaisen loistamaan!

2. Kun tapaaminen on jotain erityistä, ihmiset ovat paremmin valmistautuneita ja keskittyneitä.

Tilaisuus tavata kollegoja säännöllisesti kasvokkain ei ole enää itsestäänselvyys, etätyön ollessa arkipäivää. Työkaverisi tietävät, että etukäteen suunnitellussa tapaamisessa heillä on tilaisuus esittää kysymyksiä, hyötyä muiden panoksesta ja keskustella. Kun kokous on kunnolla suunniteltu ja agendassa selkeät aiheet, joita kokouksessa käsitellään, ihmiset ovat keskittyneempiä. He ovat asialle omistautuneessa mielentilassa, mikä johtaa paljon tuotteliaampaan päivään ja tyydytyksen tunteeseen.

3. Ei hukkaan heitettyä aikaa

Voit maksimoida jokaisen minuutin suunnittelemalla etukäteen: voit valita paikan, jossa on talon oma keittiö välttääksesi ihmisiä käyttämästä aikaa ravintolan etsimiseen. Sisällytä aikatauluun aamiainen, jotta kaikki kokevat kunnollisen ‘siirtymän’ päivään ja tapahtumaan. Voit myös järjestä herkullisia ja terveellisiä välipaloja tauottamaan iltapäivää ja antaaksesi ihmisille tilaisuuden vapaamuotoiseen seurusteluun. Myös työpäivän jälkeistä iltaohjelmaa voi olla, esimerkiksi tiimiaktiviteettia tai after-work, ja sekin kannattaa tietysti valita huolellisesti tapahtuman tavoitteen mukaisesti. 

4. Unohtumaton kokemus

Voit järjestää kollegoillesi unohtumattoman kokemuksen. Paremman kokouksen rakentaminen ja kokemuksen luominen on yhtä tärkeää kuin seuraavien tehtävien ja vastuiden kirjaaminen ylös kokouksen päätteeksi. Anna tiimillesi aikaa verkostoitumiseen ja yhteisen ajan viettämiseen. Voit tuoda kokoukseen mukaan aistikokemuksia, vahvistaaksesi kokemusta. Paikka, tarjottu ruoka ja aktiviteetit lisäävät yhteenkuuluvuuden tunnetta etäisyydestä huolimatta. Päivällä tulee olemaan vaikutus heidän työnsä laatuun ja motivaationsa tasoon.