Miten hyvä esimies johtaa ihmisiä kokouksessa?

Esimiestehtävän monimutkaisuus tulee helposti näkyviin, kun pidetään palavereja. Kaikki ihmistyypit eivät koe asioita samalla tavalla, ja jos esimies ei osaa ottaa eri tyyppejä huomioon, kokous ei välttämättä johda toivottuun lopputulokseen, eikä esimies välttämättä ymmärrä, mikä meni vikaan.

Eri ihmistyypit käsittelevät tietoa, ajan käsitettä, omaa tekemistään ja muiden tekemistä eri tyyleillä. Jotta kokous onnistuu, kaikki eri ihmistyypit työyhteisön rohkelikoista vähemmän ääntä pitäviin introvertteihin tulisi ottaa huomioon. HUOM: ennen kuin voit olla hyvä esimies kokoustilanteessa, laita “muotoseikat kuntoon”. Siitä olemme kirjoittaneet erikseen täällä.

Erilaisia ihmisiä

Ekstrovertit

Erilaisista ihmistyypeistä impulsiiviset tyypit ovat niitä, jotka huikkaavat nopeasti asioita käytävällä ohi kävellessään, jotka kokouksissa ovat paljon äänessä, joilla on vastaus kysymyksiin ennen kuin niitä edes esitetään. Nämä ekstrovertit etenevät asioissa joko tunteen tai faktan kautta – toiset heistä tekevät nopeita päätöksiä, koska tämä tuntuu hyvältä tai tämä kuulostaa hyvältä, näyttää hyvältä, mä luulen että tää onnistuu.

Toiset ekstrovertit taas vaativat vauhdilla faktat pöytään. He eivät välttämättä ole tutustuneet materiaaliin etukäteen, mikä on vähän ristiriitaista sen kanssa, että he haluavat faktoja. Mutta vauhtinsa keskellä he tekevät asiat sillä hetkellä kun niiden aika on, eivät etukäteen valmistautuen. Saatuaan riittävästi tietoja, he haluavat nuijia ratkaisun äkkiä pöytään – be bright, be brief, be gone. Eli ole tarkka, terävä, ole lyhytsanainen, ja lopeta nopeasti voisi olla heidän mottonsa.

Introvertit

Ekstroverttien tunne- ja faktaihmisten lisäksi kokouksissa yleensä on heidän vastaparinsa – introvertit tunne- tai faktaihmiset. Introvertteina he eivät tuo omia mielipiteitään esille räiskyvästi, ja vedä huomiota puoleensa yhtä voimakkaasti kuin ekstrovertit. He odottavat vuoroaan – ja turhautuvat, jos sitä ei koskaan tule. Introvertti asiakeskeinen henkilö haluaa, että kokouksessa keskitytään faktoihin, ja turhautuu, jos muut harhautuvat puhumaan tunteistaan tai vielä pahempaa, henkilökohtaisista asioistaan. Heidän turhautumisensa voi näkyä töksähtävänä käytöksenä. He voivat vaikkapa palauttaa muut maanpinnalle tokaisten, että eiköhän nyt pysytä asiassa tai mennäänkö asiaan, minkä muut voivat taas kokea loukkaavana. Heidän tarkoituksensa ei ole loukata, he vain haluavat pysyä asiassa, saada kaiken käsillä olevan tehtyä, aiheet käsiteltyä ja päätökset aikaan.

Introvertit tunneihmiset puolestaan kantavat huolta siitä, miltä muista tuntuu, onko fiilis kokouksessa hyvä, vaikuttaako siltä, että kaikilla on asiat ok, vai onko tunnelma vaivautunut. He voivat ahdistua, jos kokevat, että muilla ei ole asiat hyvin, vaikka mitään faktaa sille ei välttämättä olekaan, heistä vain tuntuu siltä. Introvertit tunneihmiset odottavat pisimpään ja kärsivällisimmin omaa vuoroaan, ja jäävät välillä jalkoihin, kun muut vievät tilan ja ajan. Mutta he eivät sano sitä ääneen, vaan kiukuttelevat mielessään. Jos he kokevat, etteivät saaneet ääntään kuuluviin, he eivät välttämättä tuo sitä esiin muuten kuin vaikkapa niin, että eivät kokouksen jälkeen toimeenpane tehtyjä päätöksiä, tai muuten suhtaudu positiivisesti kokouksen lopputulemaan. Mua ei edes kuunneltu he ajattelevat mielessään – mutta eivät tuo sitä muille esille kuin korkeintaan tuhahduksina, joita muut ei välttämättä osaa yhdistää oikeaan asiaan.

Miten esimiehenä voi varmistaa kaikkien erilaiset tarpeet?

Osa hoituu sillä alussa mainitulla järjestelmällisyydellä: kutsu kokoukset kasaan ajoissa, tee selkeä agenda, pyydä kaikilta esiintyjiltä materiaalit etukäteen ja huolehdi, että ne myös toimitetaan.

1. Kuuntele kaikkia

Kokouksen aikana kuuntele kaikkia. Hillitse niitä, jotka ovat “ensimmäisenä käsi pystyssä” – anna välillä puheenvuoro jollekin toiselle ensimmäisenä. Pidä huoli, ettei juttu rönsyile liian kauas aloituksesta, ettet yhtäkkiä huomaa ekstroverttien tunneihmisten kertovan viikonlopun vietostaan, kun tulisi suunnitella jotain aivan muuta. Mutta hillitse myös niitä, joiden mielestä yksikin poikkeama puheenaiheesta on kamalaa, muistuta heitä lempeästi, että kokouksien sosiaalisuus ja tilaisuus jutella toisten kanssa on yhtä tärkeää kuin päätösten nuijiminen pöytään.

2. Anna kaikkien puhua

Ja varmista pitkin kokousta ja viimeistään ihan lopussa, että kaikki, myös ne introvertit tunneihmiset, ovat saaneet sanansa sanottua, että olet kysynyt jokaiselta, ovatko samaa mieltä, missä asioissa ollaan eri mieltä – mutta päätetään kuitenkin toimia enemmistön päätöksen mukaan – ja ovatko kaikki saaneet tuoda omat ajatuksensa esiin.

3. Tehkää kokouksesta pöytäkirja

Ja vielä pienenä muistutuksena jälkitöistä – kokouspöytäkirjat. Joka kokouksesta on hyvä tehdä pöytäkirja. Suosittelen kiertävää vuoroa sen tekoon. Jos yrityksessänne on jokin muu systeemi, joka toimii, niin hyvä. Ehdottomasti en suosittele sopimaan ensimmäisenä kun aloitetaan, kuka pitää tänään pöytäkirjaa. Kokemus on osoittanut, että kerta toisensa jälkeen sen tekee se introvertti tunneihminen. Hänen on nimittäin äärimmäisen vaikea sanoa ihmisille Ei. Joten hän tekee pöytäkirjan kyllä – ja kerrasta toiseen kokee sen äärimmäisenä epäoikeudenmukaisuutena: aina minä. Mutta ääneenhän hän ei sitä välttämättä saa sanottua.

Miten hänet saa sanomaan sen ja muutkin loistavat ajatuksensa ääneen, onkin sitten toisen blogin ja toisen koulutuksen aihe.

Kokouksen muotoseikat kuntoon