Monet yritykset ovat hiljalleen avanneet toimistojaan ja kollegat pääsevät tapaamaan toisiaan kesälomien ja etätyöjakson jälkeen. Pandemia ei kuitenkaan ole ohi ja kokouskäytännöt hakevat muotoaan. Face to face tapaamiset eivät ole enää samanlaisia kuin ennen.
Monet suomalaiset ovat iloisia päästessään fyysisesti näkemään kollegoja pitkän tauon jälkeen. Myös HUONE on avannut kokoustilansa Kampissa ja Jätkäsaaressa. Olemme muokanneet käytäntöjämme taataksemme viihtyisät ja turvalliset kokoukset asiakkaillemme. Virtuaaliyhteyksien tärkeys on korostunut liikematkustuksen dramaattisen vähentymisen vuoksi. Hybridikokouksissa osallistujien mielenkiinnon ja motivaation ylläpitäminen on kuitenkin usein haastavaa.
Mitä tarkoittaa hybridikokous?
Hybridikokouksessa osa osallistujista on fyysisesti paikalla ja osa etäyhteydellä. Virtuaalisesti voi järjestää useita erilaisia tilaisuuksia kuten kokouksia, seminaareja, koulutuksia ja workshoppeja. Kaikki osallistuvat samanaikaisesti niin paikan päällä kuin etäyhteydellä. On tärkeää, että informaatio kulkee läsnäolijoiden ja etäosallistujien kesken mahdollisimman hyvin. Tilaisuutta suunnitellessa kaikkien osapuolien tarpeet tulee ottaa huomioon.
Miksi pitää hybridikokous?
- Osallistujien väliset etäisyydet on helppo pitää kunnossa.
- Kaikki eivät ole valmiita palaamaan normaalimpaan työarkeen. Matkaaminen työpaikalle saatetaan kokea haasteelliseksi ja lentämistä on rajoitettu. Hybridikokouksella on mahdollisuus saada kaikki reaaliaikaisesti mukaan.
- Hybridi-kokouksessa on helpompi saada motivaatio ja kiinnostus pysymään yllä.
- Budjettiystävällinen ratkaisu.
HUONEelta voi varata ennakkoon laitteiston hybridikokousta varten
Olemme tutkineet erilaisia ratkaisuja virtuaalikokousten mahdollistamiseksi, jotta asiakkaamme saisivat tehokkaan hybriditilaisuuden. Nyt voit varata HUONEelta videokonferenssiin tarkoitetun laitteiston. Laitteella etäyhteydellä osallistuville on näkyvillä laaja ja tarkka kuva kokoustilasta (4K Ultra HD, 120-degree kuva). Laite toimii myös mikrofonina kaikille osallistujille. Suosittelemme laitetta pieniin kokouksiin (maksimissaan 20 osallistujaa). Kysythän lisää myynnistämme tai tapahtumakoordinaattoriltanne.
Psst! Suunnittelemme teille yhteistyökumppanimme kanssa all inclusive pakettia hybriditilaisuuksia varten. Kerromme pian lisää!
(Kuva: Konferenssikamera Electro-huoneessa, HUONE Jätkäsaari)
3 vinkkiä osallistujien motivoimiseen
- Suunnittele etukäteen
Varaa suunnittelulle hieman tavallista enemmän aikaa ja varmista että kommunikoit kaikkien kanssa etukäteen kokouksen luonteesta. Muista myös jakaa linkki ja ohjeistus kokoukseen osallistumisesta ajoissa, jotta etäyhteydellä osallistuvat pääsevät helposti mukaan. Kokouspäivänä saavu itse ajoissa paikalle, jotta saat testattua laitteiston ajoissa ja varmistettua että yhteydet toimivat. - Älä unohda etänä osallistuvia
Kuulostaa hassulta, mutta tätä tapahtuu yllättävän usein. Kun keskustelet samassa tilassa olevien osallistujien kanssa, unohtuu helposti että etäyhteyden päässä on reaaliaikaisesti muitakin. Suunnittele agenda valmiiksi siten, että muistat myös virtuaalisesti osallistuvat. Yksi hyvä vinkki on käyttää osallistujien nimiä sen sijaan että viittaa yleisesti ’teihin siellä etänä osallistuviin’. - Aseta selkeät säännöt
Kuten missä tahansa muussa kokouksessa, myös etäkokoukselle tulee asettaa selkeä linja. Nämä säännöt tulee myös kommunikoida selkeästi kaikille osallistujille. Kun pidät tunnin mittaisen kokouksen kahdeksan osallistujan kanssa, ei kokouksen kesto ole tunti, vaan kokouksesta muodostuu kahdeksan tunnin kokous kun kaikkien henkilökohtainen tunti otetaan huomioon. Esimerkiksi oman kameran pitäminen päällä lisää heti sitoutumista ja motivaatiota kokousta kohtaan. Näin pystyy tulkitsemaan myös etäosallistujien ilmeitä ja eleitä kokouksen aikana.