All articles

Miten saada kaikki osallistumaan keskusteluun kokouksessa?



Muutama haasteellinen kokous taas tiedossa ja mietit, miten ihmeessä saisit työkaverit mukaan keskusteluun niin, että tapaaminen ei menisi ankeaksi yksinpuheluksi? Johtajan on pohdittava tätä, joka kerta kun hän järjestää kokouksen oman tiiminsä tai asiakkaiden kanssa. Terve dialogi on osa jokaista hyvää kokousta.

Seuraavassa muutamia ajatuksia siitä, miten ajatustenvaihto onnistuu paremmin neuvotteluhuoneessa.

1. Etsi oma fokus

Aloitetaan siitä, mistä kaikkien kokousten valmistelun tulee alkaa: keskitä ajatuksesi siihen, mikä kokoontumisen tavoitteena on. Kunnolla mietitty ja kirjattu aihe kokoukselle auttaa ensinnäkin sinua itseäsi rakentamaan itse kokous ja sitä edeltävät asiat. Toisekseen – ja tämä on tärkeää hyvän keskustelun kannalta – myös osallistujat voivat paremmin jäsennellä ajatuksiaan ja puheenvuorojaan aiheesta etukäteen. Näin hukkaat vähemmän aikaa turhaan säätämiseen, ja resurssit kohdistuvat siihen, että saadaan tuloksia aikaan. 

2. Ohjaa etukäteen

Agendan tai asialistan laatiminen kuuluu kokouksen järjestäjän vastuulle. Asioiden listaaminen ylätasolla riittää, kunhan aihe ja tavoite (mitä on tarkoitus saada aikaan) on mainittuna. Muiden osallistujien kannalta on hyvä tietää, millaista osallistumista heiltä odotetaan. Asialistan lähettäminen etukäteen on tärkeää, mutta pari päivää ennen kokousta riittää yleensä hyvin. 

3. Varaa aikaa keskustelulle

Älä mätä käytettävissä olevaa aikaa täyteen päätettäviä asioita, vaan karsi. Ota huomioon, että edes kokouksen pääjärjestäjänä et aina voi etukäteen tarkalleen sanoa, kuinka paljon kukin aihe edellyttää keskustelua ja missä kohdissa päästään eteenpäin vauhdilla. Siksi aikatauluun on varattava keskusteluaikaa, jotta tapaaminen ei jää asiasisällöltään tyngäksi tai jotta kokous ei veny älyttömyyksiin. Jätä siis joustovaraa aikatauluun!

4. Anna mahdollisuus

On olemassa myös rohkeampi tapa varmistaa, että kaikilla on mahdollisuus tuoda polttavin aiheensa keskusteluun. Tällöin pyydät osallistujia kertomaan heti kokouksen alussa, jos he haluavat agendalle lisättävän jotakin. Kokouksen johtajana sinun on tietysti varmistettava, että lisättävät asiat liittyvät kokouksen tavoitteeseen. Ota kuitenkin huomioon, että sinun tulee olla hyvä johtamaan kokouksen kulkua. Jos toivottuja aiheita ei ehditä käydä läpi, osanottaja voi kokea tulleensa syrjäytetyksi. 

5. Opettele fasilitointia

Tämä vihje liittyy kokoustekniikkaan. Opettele fasilitoinnin perusteet, joilla saat ihmiset keskustelemaan ja tekemään nopeita päätöksiä yhdessä. Monetkaan johtajat eivät ole hyviä fasilitaattoreja, koska fasilitaattorin tulee pyrkiä objektiivisuuteen (ja koska johtajilla on niin paljon mielipiteitä, ne on yleensä sanottava ääneen!). Fasilitoinnin avulla keskusteluun saadaan moniäänisyyttä ja uusia näkökulmia, eikä jäädä pelkästään johtajan mielipiteen hymistelyn tasolle.

6. Minimoi häiriötekijät

Mielipiteidenvaihto ja pohdinnat onnistuvat toisinaan parhaiten, kun irtaudutaan tutusta ja tylsästä neuvotteluhuoneesta ja siirretään kokous muualle, esimerkiksi tapahtumahotellin kokoustiloihin. Samalla voidaan varmistetaan esimerkiksi se, että osanottajat voivat keskittyä kokoukseen, eivätkä mieti minne menisivät lounaalle, eivätkä he katoa tekemään muita “tärkeämpiä” töitä kesken kokouksen.

7. Viimeinen ohje

Lyhyesti ja ytimekkäästi: älä koskaan hyppää kohdan 1 yli.

Jos tarvitset apua kokousjärjestelyihin tai vaikkapa fasilitaattorin hankintaan, ota yhteyttä.

E: info.fi@huone.events
P: 0207851440
tai kokeile chat-palvelua sivun oikeassa alanurkassa!

Varaa tapahtumasi