Näin onnistut tekemään hyvän kokousmuistion

Yllätys – 71% pitää kokouksia tehottomina ja hyödyttöminä. Hyvä kokousmuistio ei ole pakkopulla, vaan se auttaa seuraamaan päätösten ja työtehtävien toteutumista. Jämpti ja tehokas kokous riippuu siis valtavasti siitä, miten hyvin kokousmemo kirjataan.

On tärkeän kokouksen aika ja pomosi pyytää sinua kirjoittamaan kokousmuistion. Sinua stressaa ja hermostuttaa, et ole täysin varma, miten poimia kokouksen tärkeät päätökset paperille. Keskustelun seuraaminen voi olla hankalaa, ja muistiinpanojen kirjoittaminen haastavaa. HUONEella haluamme auttaa kokouksia ja sinua onnistumaan, joten kokosimme siis oppaan hyvän kokousmuistion kirjoittamiseen.

Avain onnistumiseen kokousmuistiota kirjoittaessa on pitää asiat yksinkertaisina, ja keskittyä perusjuttuihin.

Virtuaalinen ja hybridikokous: vinkkejä kokousmuistion kirjoittamiseen

Virtuaalisten ja hybriditilaisuuksien pitäminen ovat osa uutta arkea ja ovat tulleet jäädäkseen. Olemme jakaneet useita vinkkejä tehokkaan hybridikokouksen järjestämiseen. Haasteena kuitenkin usein on, myös virtuaalisissa kokouksissa, hyvän kokousmuistion kirjoittaminen. Tässä meidän vinkkimme, jos olet vastuussa muistiinpanojen tekemisestä:

Virtuaalinen ja hybridikokous: vinkkejä kokousmuistion kirjoittamiseen

Kuka osallistuu ja miten?

Tarkista jo ennakkoon kuka on osallistumassa. Kokouksen alussa on hyvä tehdä kierros ja käydä läpi paikallaolijat, jotta saadaan osallistujat ylös. Osalla saattaa olla kamera pois päältä ja näin jäädä huomaamatta. Kannattaa myös pysyä tarkkana, jos osallistujalla katkeaa yhteys.

Soitto kokouksen vetäjän /puhujan kanssa etukäteen.

Kun kaikki eivät ole fyysisesti samassa tilassa samaan aikaan, kannattaa varata hieman enemmän aikaa valmistetulle etukäteen. Käy vastuuhenkilön kanssa läpi ainakin nämä:

  • Muista pyydä kaikkia mainitsemaan nimensä ennen puheenvuoroa, jotta kaikki tietävät kuka on äänessä.
  • Pyydä puheenvuoroa, jotta kaikki eivät ole äänessä samaan aikaan.
  • Muista aina tehdä nopea yhteenveto ennen siirtymistä uuteen aiheeseen. Tämä on hyvä tapa varmistaa, että kaikki tarvittava on käyty läpi ja mahdolliset kysymykset ja kommentit esitetty.
    Lue myös Miten järjestät hybridikokoukset HUONEella

Lue agenda ja ennakkomateriaalit (tarkasti) etukäteen. 

Agendan läpikäyminen ennen kokoukseen osallistumista on itsestään selvää. Erityisesti virtuaalisessa ja hybridikokouksessa agendan sisäistäminen helpottaa mukana pysymistä ja muistiinpanojen tekemistä. Kokouksen vetäjän jakama materiaali auttaa sinua myös ymmärtämään mahdolliset uudet termit ja aiheet jo etukäteen. 

Keskeytä tarvittaessa.

Älä ajattele että ei voi keskeyttää vaan tulisi odottaa kunnes kokous on ohi. Jos et kuule hyvin mitä kommentoidaan tai kysytään, pyydä heitä toistamaan, puhumaan selkeämmin tai säätämään mikrofonia. Kyse voi olla myös yhteyksien laadusta tai taustamelusta. Jos sinä et kuule heitä kunnolla, eivät kuule todennäköisesti muutkaan osallistujat. Muista, että vastuullasi on näyttää, että tiedät, miten tehdä hyvä kokousmuistio.

Muista että muistiinpanojen tulee olla tarkat ja selkeät. Esimerkiksi hallituksen kokouksessa ne eivät ole vain muistutus osallistujille, vaan laillinen dokumentti.

Mistä kokousmuistio koostuu?

Kokousmuistio koostuu kokouksessa tehdyistä tärkeistä päätöksistä, sekä avoinna olevista tehtävistä. Kokousmemo dokumentoi kokouksen tärkeän sisällön järjestelmällisesti. Se on hyvä muistinvirkistys osallistujille tai kokouksen läpikäynti kollegoille, jotka eivät päässeet paikan päälle. Sen avulla voi kukin seurata jälkikäteen, miten avoimet tehtävät saadaan tehtyä ajallaan.

Useat online-työkalut tarjoavat mallipohjia kokousmuistioita varten. Voit myös luoda yksinkertaisen Excel tai Google spreadsheet -dokumentin, johon täydentää riveittäin aiheita ja yksittäisiin soluihin esim. värikoodeilla tehtävien statuksia. Asiakirjan jakaminen pilviohjelmistossa takaa, ettei sinun tarvitse kopioida, leikata, liimata ja tallentaa useita versioita erikseen, vaan kaikki päivitykset ja kollegoiden kommentit löytyvät yhdestä paikasta. Toistuville kokouksille kannattaa kirjoittaa kokousmuistiot aina samaan paikkaan, jotta voit helposti läpikäydä edellisen kokouksen asiat.

hyvä kokousmuistio sisältää

Hyvä kokousmemo – Näin valmistelet

Write invitationKaikkien osallistujien kuuluu tietää Miksi järjestät kokouksen, eli mikä on kokouksen objekti. On tärkeää korostaa kokouksen “Mitä” ja “Miten”. Jos kokouksen tavoite on epäselvä ja osallistujat eivät ole valmistautuneet, ei kokouskaan ole aikasi arvoista, kirjoitit kokousmuistion miten hyvin tahansa. Pidä siis huoli, että kokous vastaa päämäärääsi! 

  • On hyvä idea tehdä hyvä kokousmuistion runko valmiiksi ennen kokousta. Valmistele jo kolumnit, viivat ja otsikot valmiiksi, ja kirjoita osallistujien nimet, päivämäärä ja kellonaika.
  • Jos sinulla on edellisen kokouksen kokousmuistio, jaa se osallistujille muistutuksena muutama päivä ennen kokousta. Jos muistiossa on avoimia tehtäviä, pyydä asianosaisia päivittämään tehtävän status suoraan memoon.
  • Lähetä osallistujille kokouksen aihelista etukäteen ja kirjoita se myös seinätaululle tai fläppipaperille valmiiksi. Kokouksen aikana voitte seurata taululla olevaa aihelistaa ja käydä aiheet läpi järjestyksessä, ja yliviivata käsitellyt aiheet.

Miten taituroida kokouspöytäkirja kokouksen aikana

Sinun tehtäväsi on listata kaikki tärkeät asiat kokouksen ollessa käynnissä, muuten helposti unohdat puolet jälkikäteen. Kerromme nyt vinkit, miten tehdä hyvä kokousmuistio keskittymällä olennaiseen kokouksen aikana:

  • Pysy objektiivisena kun kirjoitat ja käytä aina samaa aikamuotoa tekstissä. Yhdelle kolumnille voit kirjoittaa asian nimen ja seuraavalle tarkemman kuvauksen. Pidä kieli yksinkertaisena ja selkeänä ja anna lukijalle tarvittavat yksityiskohdat. Sen sijaan että sanoisit “suunnittele tapahtuma”, kannattaa sanoa “suunnittele tapahtuma yritys A:lle ottaen huomioon vaatimus X, tavoite Y ja haaste Z”.
  • Kun huomaat kirjoittavasi jotain, mikä ei ole päätös tai avoin kokoustehtävä, se ei todennäköisesti kuulu kokousmuistioon. Voit lisätä muita tiedostoja liitteeksi lähettäessäsi kokousmuistion kollegoillesi kokouksen jälkeen. Pidä kuitenkin itse kokousmuistio yksinkertaisena ja selkeänä.
  • Jos osallistujasi eivät saavuta yhteisymmärrystä jostain asiasta, sen sijaan että hukkaatte enemmän aikaa väittelyyn, kannattaa yhdelle taululle tehdä “umpikuja parkkipaikka”. Tänne voitte listata umpikuja-aiheet ja siirtyä eteenpäin. Kokouksen lopussa voitte palata näihin kohtiin, jos teillä on aikaa. Muussa tapauksessa voit listata ne kokousmuistioon aihealueina, joista päättämiseen on palattava jatkossa.
  • Muista, että avoimille tehtäville ei pidä nimetä liian montaa vastuuhenkilöä. Fiksuinta on kirjata yksi henkilö vastaamaan yhdestä asiasta.
  • …pidä kuitenkin huoli, että listaat jokaiselle avoimelle tehtävälle vastuuhenkilön kokouksen aikana. Jos ei ole vastuuhenkilöä, joudut todennäköisesti itse hommiin tai kuuluisa “joku” unohtaa koko asian. Älä siis unohda tätä ja pidä huoli myös, ettet venytä omia resurssejasi liian pitkälle.
  • Seuraa kuinka paljon aikaa käytätte jokaista kokousaihetta kohden, ja pyydä toista kollegaa seuraamaan ajankulkua. On tärkeää käydä kokouksen aihelista kokonaan läpi!
  • Todennäköisesti jossain vaiheessa keskustelu käy niin kiihkeänä, ettet enää pysy perässä. Tässä kohtaa pyydä jotakuta toistamaan, mikä on tehty päätös. Varmista, että pysyt keskustelussa mukana, ennen kuin annat kokouksen jatkua.
  • Seuraa kaikkia näitä ohjeita, sillä muutoin on mahdotonta tehdä hyvä kokousmuistio.

lataa opas fasilitointityokalut kokouksiin

Kokousmuistion puhtaaksikirjoitus jälkikäteen

Miten sitten tehdä hyvä kokousmuistio nopeasti? Joukossamme on tietysti taitureita, jotka kykenevät kirjoittamaan memon loppuun jo kokouksen aikana niin että kukaan ei joudu odottamaan ja memosta saavat myös muutkin tolkkua. Mutta todennäköisempää on, että kokouksen loputtua sinulla on hyvät muistiinpanot, joissa on listattu tärkeät päätökset ja sovitut vastuutukset . Nyt on aika kirjoittaa puhtaaksi muistiinpanosi – näin homma hoituu nopeimmin:

  • Älä vitkastele memon viimeistelyssä: pääset helpommalla tekemällä memon loppuun heti.
  • Lue muistiinpanosi läpi, korjaa ja uudelleenjärjestele kirjoitus. Sen sijaan että pöytäkirja etenisi tapahtumajärjestyksessä, järjestä asiat tärkeysjärjestykseen. Listaa mahdollisuuksien mukaan tärkeimmät/kiireellisimmät aiheet ensimmäiseksi ja jatka listaa tärkeysjärjestyksessä. 
  • Kirjaa jokaiselle avoimelle kokoustehtävälle sovittu deadline. Jos deadlinea ei ole, homma jää helpommin roikkumaan ilmaan.Älä anna vastuuhenkilöiden elää uskossa, että unohdit. Jokaisen työpäivä on jo valmiiksi kiireinen, asettakaa/luvatkaa siis realistinen määräaika. 
  • Jaa muistio kollegoille. Anna heille esim. 24 tuntia tai työpäivän loppuun saakka aikaa kommentoida ja lukea läpi kokousmuistio.
  • Lähetä muistutussähköposti kokousmuistiosta viikkoa myöhemmin ja muistuta avointen työtehtävien vastuuhenkilöitä sovituista töistä. Pidä sähköpostissasi mallipohjaa tätä sähköpostia varten, jolloin sinun ei tarvitse aina kirjoittaa sitä uudestaan. 
  • Ennen seuraavaa kokousta pyydä vastuuhenkilöitä myös päivittämään kokousmuistioon tehtävän status.
  • Käy edellisen kokouksen kokousmuistio ja avoimet tehtävät läpi seuraavan kokouksen alussa.

Kokousmuistioiden kirjoittaminen on helpompaa kerta kerralta. 

Turvallinen kokous HUONEella: Lue lisää toimenpiteistämme turvallisiin kokouksiin.