Näin onnistut tekemään hyvän kokousmuistion

Yllätys – 71% pitää kokouksia tehottomina ja hyödyttöminä. Hyvä kokousmuistio ei ole pakkopulla, vaan se auttaa seuraamaan päätösten ja työtehtävien toteutumista. Jämpti ja tehokas kokous riippuu siis valtavasti siitä, miten hyvin kokousmemo kirjataan.

On tärkeän kokouksen aika ja pomosi pyytää sinua kirjoittamaan kokousmuistion. Sinua stressaa ja hermostuttaa, et ole täysin varma, miten poimia kokouksen tärkeät päätökset paperille. Keskustelun seuraaminen voi olla hankalaa, ja muistiinpanojen kirjoittaminen haastavaa. HUONEella haluamme auttaa kokouksia ja sinua onnistumaan, joten kokosimme siis oppaan hyvän kokousmuistion kirjoittamiseen.

Avain onnistumiseen kokousmuistiota kirjoittaessa on pitää asiat yksinkertaisina, ja keskittyä perusjuttuihin.

Mistä kokousmuistio koostuu?

Kokousmuistio koostuu kokouksessa tehdyistä tärkeistä päätöksistä, sekä avoinna olevista tehtävistä. Kokousmemo dokumentoi kokouksen tärkeän sisällön järjestelmällisesti. Se on hyvä muistinvirkistys osallistujille tai kokouksen läpikäynti kollegoille, jotka eivät päässeet paikan päälle. Sen avulla voi kukin seurata jälkikäteen, miten avoimet tehtävät saadaan tehtyä ajallaan.

Useat online-työkalut tarjoavat mallipohjia kokousmuistioita varten. Voit myös luoda yksinkertaisen Excel tai Google spreadsheet -dokumentin, johon täydentää riveittäin aiheita ja yksittäisiin soluihin esim. värikoodeilla tehtävien statuksia. Asiakirjan jakaminen pilviohjelmistossa takaa, ettei sinun tarvitse kopioida, leikata, liimata ja tallentaa useita versioita erikseen, vaan kaikki päivitykset ja kollegoiden kommentit löytyvät yhdestä paikasta. Toistuville kokouksille kannattaa kirjoittaa kokousmuistiot aina samaan paikkaan, jotta voit helposti läpikäydä edellisen kokouksen asiat.

Kokousmuistio koostuu yleensä:

  • Kokouksen päivämäärä
  • Kuka on paikalla
  • Aloitus- ja lopetuskellonaika
  • Edellisen kokouksen kokousmuistion läpikäynti
  • Tärkeät päätökset kokouksesta
  • Uudet avoimet kokoustehtävät
    • Kuka on vastuussa tehtävän tekemisestä
    • Kuka auttaa vastuuhenkilötä tehtävän tekemisessä
    • Aikaraja tai deadline tehtävälle
    • Siirretäänkö tehtävä toiselle kollegalle jossain vaiheessa, ja milloin
    • Tehtävän status. Voit hyödyntää myös värejä:
      • Vihreä = Tehty
      • Keltainen = Edistyy
      • Punainen = Ei ole aloitettu / Myöhässä
      • Musta = Tarvitaan apua
  • Päätökset, jotka tarvitaan jatkossa

Hyvä kokousmemo – Näin valmistelet

Kaikkien osallistujien kuuluu tietää Miksi järjestät kokouksen, eli mikä on kokouksen objekti. On tärkeää korostaa kokouksen “Mitä” ja “Miten”. Jos kokouksen tavoite on epäselvä ja osallistujat eivät ole valmistautuneet, ei kokouskaan ole aikasi arvoista, kirjoitit kokousmuistion miten hyvin tahansa. Pidä siis huoli, että kokous vastaa päämäärääsi!

  • On hyvä idea tehdä kokousmuistion runko valmiiksi ennen kokousta. Valmistele jo kolumnit, viivat ja otsikot valmiiksi, ja kirjoita osallistujien nimet, päivämäärä ja kellonaika.
  • Jos sinulla on edellisen kokouksen kokousmuistio, jaa se osallistujille muistutuksena muutama päivä ennen kokousta. Jos muistiossa on avoimia tehtäviä, pyydä asianosaisia päivittämään tehtävän status suoraan memoon.
  • Lähetä osallistujille kokouksen aihelista etukäteen ja kirjoita se myös seinätaululle tai fläppipaperille valmiiksi. Kokouksen aikana voitte seurata taululla olevaa aihelistaa ja käydä aiheet läpi järjestyksessä, ja yliviivata käsitellyt aiheet.

Miten taituroida kokouspöytäkirja kokouksen aikana

Sinun tehtäväsi on listata kaikki tärkeät asiat kokouksen ollessa käynnissä, muuten helposti unohdat puolet jälkikäteen.

  • Pysy objektiivisena kun kirjoitat ja käytä aina samaa aikamuotoa tekstissä. Yhdelle kolumnille voit kirjoittaa asian nimen ja seuraavalle tarkemman kuvauksen. Pidä kieli yksinkertaisena ja selkeänä ja anna lukijalle tarvittavat yksityiskohdat. Sen sijaan että sanoisit “suunnittele tapahtuma”, kannattaa sanoa “suunnittele tapahtuma yritys A:lle ottaen huomioon vaatimus X, tavoite Y ja haaste Z”.
  • Kun huomaat kirjoittavasi jotain, mikä ei ole päätös tai avoin kokoustehtävä, se ei todennäköisesti kuulu kokousmuistioon. Voit lisätä muita tiedostoja liitteeksi lähettäessäsi kokousmuistion kollegoillesi kokouksen jälkeen. Pidä kuitenkin itse kokousmuistio yksinkertaisena ja selkeänä.
  • Jos osallistujasi eivät saavuta yhteisymmärrystä jostain asiasta, sen sijaan että hukkaatte enemmän aikaa väittelyyn, kannattaa yhdelle taululle tehdä “umpikuja parkkipaikka”. Tänne voitte listata umpikuja-aiheet ja siirtyä eteenpäin. Kokouksen lopussa voitte palata näihin kohtiin, jos teillä on aikaa. Muussa tapauksessa voit listata ne kokousmuistioon aihealueina, joista päättämiseen on palattava jatkossa.
  • Muista, että avoimille tehtäville ei pidä nimetä liian montaa vastuuhenkilöä. Fiksuinta on kirjata yksi henkilö vastaamaan yhdestä asiasta.
  • …pidä kuitenkin huoli, että listaat jokaiselle avoimelle tehtävälle vastuuhenkilön kokouksen aikana. Jos ei ole vastuuhenkilöä, joudut todennäköisesti itse hommiin tai kuuluisa “joku” unohtaa koko asian. Älä siis unohda tätä ja pidä huoli myös, ettet venytä omia resurssejasi liian pitkälle.
  • Seuraa kuinka paljon aikaa käytätte jokaista kokousaihetta kohden, ja pyydä toista kollegaa seuraamaan ajankulkua. On tärkeää käydä kokouksen aihelista kokonaan läpi!
  • Todennäköisesti jossain vaiheessa keskustelu käy niin kiihkeänä, ettet enää pysy perässä. Tässä kohtaa pyydä jotakuta toistamaan, mikä on tehty päätös. Varmista, että pysyt keskustelussa mukana, ennen kuin annat kokouksen jatkua.

Kokousmuistion puhtaaksikirjoitus jälkikäteen

Joukossamme on tietysti taitureita, jotka kykenevät kirjoittamaan memon loppuun jo kokouksen aikana niin että kukaan ei joudu odottamaan ja memosta saavat myös muutkin tolkkua. Mutta todennäköisempää on että kokouksen loputtua sinulla on hyvät muistiinpanot, joissa on listattu tärkeät päätökset ja sovitut vastuutukset . Nyt on aika kirjoittaa puhtaaksi muistiinpanosi.

  • Älä vitkastele memon viimeistelyssä: pääset helpommalla tekemällä memon loppuun heti.
  • Lue muistiinpanosi läpi, korjaa ja uudelleenjärjestele kirjoitus. Sen sijaan että pöytäkirja etenisi tapahtumajärjestyksessä, järjestä asiat tärkeysjärjestykseen. Listaa mahdollisuuksien mukaan tärkeimmät/kiireellisimmät aiheet ensimmäiseksi ja jatka listaa tärkeysjärjestyksessä. 
  • Kirjaa jokaiselle avoimelle kokoustehtävälle sovittu deadline. Jos deadlinea ei ole, homma jää helpommin roikkumaan ilmaan.Älä anna vastuuhenkilöiden elää uskossa, että unohdit. Jokaisen työpäivä on jo valmiiksi kiireinen, asettakaa/luvatkaa siis realistinen määräaika. 
  • Jaa muistio kollegoille. Anna heille esim. 24 tuntia tai työpäivän loppuun saakka aikaa kommentoida ja lukea läpi kokousmuistio.
  • Lähetä muistutussähköposti kokousmuistiosta viikkoa myöhemmin ja muistuta avointen työtehtävien vastuuhenkilöitä sovituista töistä. Pidä sähköpostissasi mallipohjaa tätä sähköpostia varten, jolloin sinun ei tarvitse aina kirjoittaa sitä uudestaan. 
  • Ennen seuraavaa kokousta pyydä vastuuhenkilöitä myös päivittämään kokousmuistioon tehtävän status.
  • Käy edellisen kokouksen kokousmuistio ja avoimet tehtävät läpi seuraavan kokouksen alussa.

Kokousmuistioiden kirjoittaminen on helpompaa kerta kerralta. 

Mikä on viikon paras hetki pitää kokous?