Olemme kaikki olleet tilanteessa, jossa kokousta on suunniteltu pitkään ja hartaasti ja vihdoin kaikki tärkeimmät henkilöt ovat paikalla – paitsi ne, jotka ovat myöhässä. Nyt täytyy vain käydä asialista läpi ja tehdä päätökset, ja unelmakokouksesi on saatu päätökseen. Sitten kaikki kiirehtivät takaisin töihin uusine ideoineen ja tekevät kovaa töitä… eikö niin? Tai sitten ei. Nyt on aika opetella kokouksen käytöstavat ja kokousetiketti!
Wow, se on paljon. Miten välttää huono kokous, ja vielä tärkeämpää, mistä johtuu, että kokous koetaan floppina?
Mikä on palaverinpilaaja? Tämä laajalle leviintynyt olento löytyy melkein jokaiselta työpaikalta. Sillä on vahva luonne, se saapuu paikalle monesti myöhässä, ja on usein alituisesti kännykällään. Saatoit uskoa, että kokouksesi oli hyvin valmisteltu. Kun palaverinpilaaja saapuu paikalle, Murphyn laki ottaakin äkkiä ohjat ja kaikki, mikä voi mennä pieleen, myös menee pieleen. Vai oliko vika paikalle kutsumissasi ihmisissä? Oletko tahtomattasi joutunut ”palaverinpilaajien” kohteeksi? Kun voimakkaat persoonat ottavat yhteen ja pilaavat siinä sivussa palaverin, kysyt väkisinkin itseltäsi, olisitko voinut tehdä jotain toisin.
Aina on olemassa ryhmä ihmisiä, jotka saapuvat paikalle myöhässä, valmistautumattomina ja keskeyttävät tilaisuuden jokaisen tärkeän hetken. Nämä ihmiset eivät tajuaisi palaverietiketistä mitään, vaikka sitä toitotettaisiin joka tuutista. On siis aika lanseerata kokousetiketti ja käytöstavat työpaikallasi!
1. Hyvä kokousetiketti alkaa tästä: älä salli kännyköitä
Syyttävä sormemme kohdistuu ensimmäisenä kännykkäaddikteihin. Kieltämällä kännyköiden käytön estät palaverinpilaajia tekstaamasta pöydän alla tai näyttämästä muille osallistujille lomakuviaan. Kehotamme sinua pyytämään tai jopa määräämään kollegoitasi sulkemaan puhelimensa palaverin ajaksi tai jopa jättämään ne kokonaan pois kokouksesta!
Poissa silmistä, poissa mielestä -sanontaa mukaillen: poistamalla näiltä palaverinpilaajilta heidän valtansa välineen voit varmistaa, että osallistujat kiinnittävät huomionsa sinuun, eivätkä käännä sitä kännyköihinsä. Jos mikään muu ei onnistu, ehdota (ennen puheluun vastaamista), että kyseinen henkilö vastaa puheluunsa muualla häiriötekijöiden minimoimiseksi.
2. Kokouksen käytöstavoissa ei ole tilaa diktaattoreille
Jokaisessa kokouksessa on väistämättä eri persoonia, jotka voivat ottaa yhteen. Puheenjohtajana tai kokoukseen osallistujana voit vaikuttaa kokouksen käytöstapoihin ja siihen, ettei kokoukseen muodostu yhden henkilön diktatuuria. Hyvä kokous rohkaisee rakentavaan keskusteluun, kun se on tarpeen. Huonot kokoukset taas taantuvat helposti kiistelyksi.
Merkittävin ero näiden kahden välillä on se, että keskustelut tuottavat luovia ideoita, kun taas kiistelyssä yksi tai useampi ihminen pitää tiukasti kiinni kannastaan. Jos tämä on toistuva ongelma, sinun tulee puuttua tilanteeseen jo ennen sen alkua sanomalla jotakin yksinkertaisen tehokasta kuten: ”Luulen, että ymmärrämme kantasi. Mitä meidän pitäisi tehdä löytääksemme ratkaisun?” Tämä voi usein purkaa jännitteen ja johtaa ratkaisuun.
Korosta, että kokoukset on tarkoitettu aikuisille, jotka käyttäytyvät asiallisesti. Täällä ei ole tilaa henkilökohtaisille hyökkäyksille tai loputtomile väittelyille. Hyvä kokousetiketti ja hyvät käytöstavat ovat sen sijaan sinun valitsema kokouksen linja.
3. Kokouksen käytöstapojen mukaan paikalle saavutaan ajoissa
Jos olet kokouksen puheenjohtaja, päätä, milloin kokous on aloitettava, ja estä myöhässä olijoita viivästyttämästä kokouksen alkua. Olemme olleet mukana liian monessa kokouksessa, jossa asioita on jouduttu toistamaan ja käymään uudestaan läpi myöhästelijän takia. Tämän lisäksi myöhässä oleva henkilö keskeyttää kokouksen ajatuksenjuoksun. Kokousetiketille todellakin on tarvetta!
Yksinkertaisin ratkaisu tähän olisi oven sulkeminen heti kokouksen alussa, mikä yleensä viestittää mahdollisille myöhästyjille, etteivät he ole tervetulleita. Jos olet kuitenkin kutsumassa kokoukseen työtoverin, jolla on taipumusta myöhästellä, suosittelemme, että kehotat ihmisiä saapumaan paikalle muutaman minuutin ennen kokouksen alkua, jotta kokous päästään aloittamaan sujuvasti.
4. Älä alennu heidän tasolleen – pysy hyvässä kokousetiketissä
Mikään – siis oikeasti mikään – ei pysäytä kokouksen kulkua yhtä tehokkaasti kuin sosiaalisesti taitamattomat ihmiset tai he, jotka ovat tahallaan epäkohteliaita tai loukkaavia henkilökohtaisella tasolla. Osallistujana tai puheenjohtajana voit kuitenkin päättää pysyväsi rauhallisena ja varmistaa näin, etteivät muut, et myöskään sinä, jää tällaisen käytöksen vangiksi. Säilytä siis itsekin hyvät kokouksen käytöstavat aina.
Jos huomaat, että jokin tilanne kaipaa jännitteen laukaisemista, puutu henkilön käytökseen tahdikkaasti, hyvin valitulla lauseella, ja tarjoa hänelle tilaisuus päästä tilanteesta pois. On aivan mahdollista, ettei kyseinen henkilö oikeasti ymmärrä sanojensa vaikutusta; kyseessä voi olla vaikkapa uusi työntekijä, joka ei tunne vielä yhtiön kulttuuria.
Jos kuitenkin havaitset, että henkilö on selvästi riidanhaluinen eikä pysty enää rakentavaan palautteeseen, pyydä häntä ystävällisesti lähtemään kokouksesta ja puhu hänelle hänen käytöksestään kahden kesken kokouksen jälkeen. Muista, että kyse on joka tapauksessa ihmisestä – älä siis toru häntä kokouksen aikana. Hänellä saattaa vain olla huono päivä tai sitten maanantaimasennus.
Noudata näitä laatimiamme näppäriä kokousetiketti-neuvoja ja vinkkejä, ja huomaat seuraavien kokouksiesi olevan tuottavia ja sellaisia, ettei niissä ole ärsyttäviä ”palaverinpilaajia”. Kokouksen käytöstavat ja kokousetiketti ovat oleellisia, kun tehdään yhdessä töitä työpaikan tavoitteita kohti!