Oletko palaverinpilaajan uhri?

Olemme kaikki olleet tilanteessa, jossa olemme suunnitelleet kokousta pitkään ja hartaasti ja saaneet vihdoin kaikki tärkeimmät henkilöt paikalle – paitsi ne, jotka ovat myöhässä. Nyt täytyy vain käydä asialista läpi ja tehdä päätökset, ja unelmakokouksesi on saatu päätökseen. Sitten kaikki kiirehtivät takaisin töihin uusine ideoineen ja saavat aikaan käytännöllisiä ratkaisuja… eikö niin?

Pahaksi onneksi Murphyn laki ottaakin äkkiä ohjat ja kaikki, mikä voi mennä pieleen, myös menee pieleen. Vai oliko vika paikalle kutsumissasi ihmisissä? Oletko tahtomattasi joutunut ”palaverinpilaajien” kohteeksi? Kun voimakkaat persoonat ottavat yhteen ja pilaavat siinä sivussa palaverin, kysyt väkisinkin itseltäsi, olisitko voinut tehdä jotain toisin.

Tämä on klassinen esimerkki siitä, miten kokouksista voi nopeasti tulla palaverinpilaajien uhreja, ja se toistuu kaikissa tilaisuuksissa, joissa olemme ikinä olleet mukana: aina on olemassa ryhmä ihmisiä, jotka saapuvat paikalle myöhässä, valmistautumattomina ja keskeyttävät tilaisuuden jokaisen tärkeän hetken.  Nämä ihmiset eivät tajuaisi palaverietiketistä mitään, vaikka sitä toitotettaisiin joka tuutista.

Kuten useimpia elämän ongelmia, palaverinpilaajia on joka lähtöön. Jos haluat tietää, miten pääset heistä eroon, sinun tarvitsee vain noudattaa seuraavia neuvoja ja vinkkejä, ja lähdet seuraavasta palaveristasi inspiroituneessa mielentilassa, täynnä käytännöllisiä näkemyksiä, pikemmin kuin ärsyyntyneenä ja turhautuneena aikasi tuhlaamisesta.

Kohta 1. Riisu kokouksesi aseista – älä salli matkapuhelinten tai älylaitteiden käyttöä kokouksen aikana

Syyttävä sormemme kohdistuu ensimmäisenä käsipuhelinaddikteihin. Kieltämällä kännyköiden käytön estät palaverinpilaajia tekstaamasta pöydän alla tai näyttämästä muille osallistujille lomakuviaan. Kehotamme sinua pyytämään tai jopa määräämään kollegoitasi sulkemaan puhelimensa palaverin ajaksi tai jopa jättämään ne kokonaan pois kokouksesta! Poissa silmistä, poissa mielestä -sanontaa mukaillen: poistamalla näiltä palaverinpilaajilta heidän valtansa välineen voit varmistaa, että osallistujat kiinnittävät huomionsa sinuun, eivätkä käännä sitä kännyköihinsä. Jos mikään muu ei onnistu, ehdota (ennen puheluun vastaamista), että kyseinen henkilö vastaa puheluunsa muualla häiriötekijöiden minimoimiseksi.

Kohta 2. Sammuta dominoivien ihmisten liekki, pidä ohjat käsissäsi ja määrää kokouksesi kulusta

Jokaisessa kokouksessa on väistämättä eri persoonia, jotka voivat ottaa yhteen. Puheenjohtajana tai kokoukseen osallistujana voit vaikuttaa siihen, ettei kokoukseen muodostu diktatuuria. Hyvä kokous rohkaisee rakentavaan keskusteluun, kun se on tarpeen. Huonot kokoukset taas taantuvat helposti kiistelyksi.

Merkittävin ero näiden kahden välillä on se, että keskustelut tuottavat luovia ideoita, kun taas kiistelyssä yksi tai useampi ihminen pitää tiukasti kiinni kannastaan. Jos tämä on toistuva ongelma, sinun tulee puuttua tilanteeseen jo ennen sen alkua sanomalla jotakin yksinkertaisen tehokasta kuten: ”Luulen, että ymmärrämme kantasi. Mitä meidän pitäisi tehdä löytääksemme ratkaisun?” Tämä voi usein purkaa jännitteen ja johtaa ratkaisuun.

Kohta 3. Tiedä, milloin kokous pitää aloittaa ja milloin sulkea ovi myöhästelijöiltä

Jos olet kokouksen puheenjohtaja, päätä, milloin kokous on aloitettava, ja estä myöhässä olijoita viivästyttämästä kokouksen alkua. Olen ollut mukana liian monessa kokouksessa, jossa asioita on jouduttu toistamaan ja käymään uudestaan läpi myöhästelijän takia. Tämän lisäksi myöhässä oleva henkilö keskeyttää kokouksen ajatuksenjuoksun.

Yksinkertaisin ratkaisu tähän olisi oven sulkeminen heti kokouksen alussa, mikä yleensä viestittää mahdollisille myöhästyjille, etteivät he ole tervetulleita. Jos olet kuitenkin kutsumassa kokoukseen työtoverin, jolla on taipumusta myöhästellä, suosittelemme, että kehotat ihmisiä saapumaan paikalle muutaman minuutin ennen kokouksen alkua, jotta kokous päästään aloittamaan sujuvasti.

Kohta 4. Pysy rauhallisena ja hengitä. Älä alennu heidän tasolleen

Mikään – siis oikeasti mikään – ei pysäytä kokouksen kulkua yhtä tehokkaasti kuin sosiaalisesti taitamattomat ihmiset tai ne, jotka ovat tahallaan epäkohteliaita tai loukkaavia henkilökohtaisella tasolla. Osallistujana tai puheenjohtajana voit kuitenkin päättää pysyväsi rauhallisena ja varmistaa näin, etteivät muut, et myöskään sinä, jää tällaisen käytöksen vangiksi.

Jos huomaat, että jokin tilanne kaipaa jännitteen laukaisemista, puutu henkilön käytökseen tahdikkaasti, hyvin valitulla lauseella, ja tarjoa hänelle tilaisuus päästä tilanteesta pois. On aivan mahdollista, ettei kyseinen henkilö oikeasti ymmärrä sanojensa vaikutusta; kyseessä voi olla vaikkapa uusi työntekijä, joka ei tunne vielä yhtiön kulttuuria.

Jos kuitenkin havaitset, että henkilö on selvästi riidanhaluinen eikä pysty enää rakentavaan palautteeseen, pyydä häntä ystävällisesti lähtemään kokouksesta ja puhu hänelle hänen käytöksestään kahden kesken kokouksen jälkeen.  Muista, että kyse on joka tapauksessa ihmisestä. Älä siis toru häntä kokouksen aikana. Hänellä saattaa vain olla huono päivä tai sitten maanantaimasennus.

Noudata näitä laatimiamme näppäriä neuvoja ja vinkkejä, ja huomaat seuraavien kokouksiesi olevan tuottavia ja sellaisia, ettei niissä ole ärsyttäviä ”palaverinpilaajia”.

Selvitä, miten saat osallistujat innostumaan seuraavassa kokouksessasi