Opettele HUONEen kultaiset kokoussäännöt ja vie kokouskulttuuri uudelle tasolle

Jalkapalloa ei voi pelata ja voittaa matsia, jos ei tunne pelisääntöjä. Yhtälailla et voi onnistua ja pitää hyviä kokouksia ja projekteja, jos säännöt eivät ole kaikille selvät. Me, kokousten sisäpiiriläinen, tiedämme mitä tarvitset kokoussäännöiksi. Lue alta HUONEen kultaiset kokoussäännöt!

Munkki ei voi ajella omia hiuksiaan – korealainen sanonta

Mitä sinulle tulee mieleen tästä sanonnasta tai sen tarkoituksesta? Monesti saatat jo tietää vastauksen ongelmaan, mutta et kuitenkaan pysty sitä yksin toteuttamaan. Työtovereita tarvitaan päätöksien ja työn tekemiseen, siksi kokoukseen kannattaakin kävellä selkein mielin ja tavoittein. Tämä sääntö pätee myös meihin HUONEella. Aina ei ole helppoa pitää kokouksia porukalla ja sen takia laadimme yhteiset kokoussäännöt koko jengille. Vilkaistaan sääntöjämme tarkemmin – ei hätää, meidän meininki ei ole liian armotonta 😉

Perussääntö HUONEella: ei aihelistaa, ei kokousta

Me valitsimme tämän säännön välttääksemme tavanomaista “hmm miksi me ollaan taas täällä?” -katsetta. Älä ole se henkilö, joka haaskaa muiden aikaa. Jos kokouksella ei ole aihelistaa, miksi olet edes pitämässä sitä? Yksinkertaista: laadi kokoukselle aina aihelista, jotta kaikille on selkeää, mitä tullaan tekemään.

Jos heille tulee kokouksesta tehtävä, kutsu heidät mukaan

Me kaikki pidämme tapahtumista, joissa on paljon ihmisiä ja seuraa riittää yllin kyllin. Vain muutaman ihmisen paikalle saapuminen voi olla kauhistuttavaa, määrä korvaa laadun?! Työpaikalla meiningin ja asenteen kuuluu olla vähän erilainen – kutsu vain asianomaiset henkilöt kokoukseen. Jos tarvitset apua eri projektin tehtävien täyttämiseen, pidä huoli, että oikeat henkilöt tulevat paikalle. Kokousmuistion voit jakaa henkilöille, joiden kuuluu olla ajantasalla projektisi edistymisestä. He voivat lukea viimeisimmän kokousmuistiosta jälkeenpäin, ja olla kateellisia, että jäivät paitsi kokouskutsusta ja mielettömästä meiningistä. Ole hyvä!

HUONE rakastaa haarahyppyjä – aktiivinen kokoussääntö pidemmille kokouksille

Tämä oli aikakausista paras ja pahin – kokous joka kestää yli 45 minuuttia! Onneksi kokouksen järjestäjä on skarppi tyyppi, joka on ennalta-aavistanut osallistujien väsähtämisen. Jos järjestät kokouksen, joka on pidempi kuin hyvä Netflix-ohjelma, sanotaan 45 minuuttia, aloita tilaisuus aina jollain aktiivisella osiolla. Aktiivisia osioita tai taukoja on hyvä pitää myös kokouksen välissä – pidä 45 minuutin sääntöä ohjenuorana päivän aikatauluttamiseen. Lyhyt fyysinen tehtävä tai venyttely saa osallistujat aktivoitumaan, keskittymään ja reipastumaan. Me pystymme tähän kokoukseen! Me uskomme sinuun!

Ei tietokoneita tämän kontrollipisteen ohi: kokoussääntö välttämään haamuosallistujia

Haamuosallistujat – ilmiö jossa olet kutsunut ihmiset kokoukseen, mutta jotenkin huoneessa on joukko haamuja, jotka piilottelevat läppäreiden ja älypuhelimien takana. Näp näp näp on ääni joka lähtee heidän näppäimistöstään. He eivät pelkää mitään ja mikään uhka ympäristölle ei saa heidän huomiota pois näytöstä. Haamuosallistujat ovat vallanneet kokouksen!

Välttääksesi tätä tee kaikille alusta saakka selväksi, että tietokoneilla ei ole asiaa kokoushuoneeseen, ellei osallistujalle ole annettu sitä vaativaa kokoustehtävää kuten kokousmuistion kirjoittaminen. On uskomatonta miten hyviä ihmiset ovat tietotekniikan salakuljettamisessa, pysy vahvana ja pidä silmät tarkkana!

Kokoussääntö: kokouksen aloituksella on väliä

Mitkä ovat ensimmäiset sanat, jotka lausut kokouksessa? Oletko koskaan miettinyt tätä? Kokouksen kuuluu aina alkaa valituin sanoin, sillä ne määrittävät kokouksen tunnelman, tavoitteen ja muistuttavat, miksi ollaan kokoonnuttu yhteen. “Me olemme täällä tänään päättääksemme X” – loistavaa, kaikki osallistujat ovat kartalla kokouksen tavoitteesta ja valmiina tekemään töitä sitä kohti.

Kuka on johdossa? Kuka on pomo?

Toivottavasti kaikki tietävät kuka on pomo kokoushuoneessa, sillä muuten teillä saattaa olla isompiakin ongelmia kuin kokoussäännöt. Tämä kokoussääntö korostaa päätöksenteon tärkeyttä: yhteen kokoushuoneeseen ei mahdu useaa sheriffiä. Kaikkien täytyy tietää kuka vetää kokousta ja kenen rooli on taas avustaa kokousmuistion kirjoittamisessa, jne. Jaa roolit heti alussa selkeästi.

Kokoussääntö: lähetä aina sähköposti jälkeenpäin

Jokaisella kokouksella kuuluu olla tulos. Ja jos kokouksella on tulos, on sillä todennäköisesti myös tehtävälista. Jotta voit maksimoida kokouksen hyödyt ja tulokset, muista aina lähettää jälkeenpäin kokousmuistio sekä tehtävälista kaikille osallistujille. Lähetä se myös ihmisille, joiden kuuluu olla ajantasalla projektin edistymisestä. On hauskaa puhua niitä näitä ja vaihtaa ajatuksia lennosta kokouksessa (heh, tapahtuu meille useasti HUONEella..), mutta sinun täytyy pitää huoli, että jälkeenpäin kaikille on selkeää mitä heiltä odotetaan. 

Viimeinen kokoussääntö: älä unohda järjestystä muistiossasi

Kokouksesi saattaa olla ohi, mutta ilo ei lopu tähän. Sinun tulee vielä laittaa piste i:n päälle ja kirjoittaa informatiivinen kokousmuistio, jotta kollegasi pääsevät kunnolla käsiksi kokoustehtäviinsä. Pysy järjestelmällisenä ja anna kollegoillesi selkeät ohjeet. Pidä kokousmuistio informatiivisena ja määritä tehtävä, sen aikataulu ja tekijä tehtävälistaan huolellisesti. HUONEella kirjoitamme tehtävälistamme aina kolmen kolumnin taulukkoon: KMM. Kuka, Mitä, Milloin. Helppoa!

Nonniin, mitä mieltä olet? Onko sinulla kultaisia kokoussääntöjä, jotka meidän kannattaisi lisätä listaan? Tuoreet silmät ja korvat auttavat löytämään uusia näkökulmi ja ideoita, eli jaa kokemuksesi kanssamme!

Kysy nämä viisi kysymystä ennen kuin varaat tilan tapahtumallesi

*Kuva: HUONE Copenhagen, Puzzle Room