Opettele vahva perusta fasilitoinnille ja tee kokouksista parempia

Toimistoelämä antaa parastaan! Fasilitointi on ehkä osa työtäsi, tai saat mukavan yllätyksen, ja sinua pyydetään fasilitoimaan kokous. Fasilitointi… kuulostaako tutulta? Mistä aloittaa, mitä tehdä, kuinka onnistua? Me HUONEella olemme seuranneet yhtä jos toista kokousta sivusta, tässä meiltä ohjeet fasilitoinnin perustan rakentamiseen ja tehokkaampiin kokouksiin.

Mitä on fasilitointi?

Mieti orkesterin kapellimestaria. Kapellimestarin työ on luoda harmoniaa, selkeä sävel, aloitus kappaleelle, tuoda se kohokohtaansa, ja saattaa se hyvään lopetukseen. (Sekä pitää viulistit ja sellistit sovussa ja jouset kaukana muiden orkesterinjäsenten silmistä – kultaiset lapsuudenmuistot palaavat mieleen)

Samaan malliin fasilitaattori valitaan luomaan järjestystä kaaokseen kokouksessa.

Hyvät fasilitointitekniikat voidaan opetella, ja samalla hyvin fasilitoitu kokous on tehokkaampi. Fasilitointi on helppoa ja hauskaa, kunhan tiedät mitä haet: nopeaa ratkaisuntekoa, kevyttä tunnelmanmurtajaa vai uusia ajatuksia? Kokous pidetään yleensä ainoastaan, jos uskotaan ryhmällä olevan enemmän tietämystä, kuin yhdellä henkilöllä. Tieto on valtaa, mutta valitettavasti se ei itsestään käänny selkeiksi työtehtäviksi. Tarvitaan hyvä prosessi, jonka avulla saavuttaa tavoitteet – tämän takia sinun täytyy osata fasilitoida hyvin. Lue alta vinkkimme!

1. Fasilitaattorilla on valtaa, mutta hän ei ole kokouksen keskipiste

Fasilitointi, eli hetkesi loistaa parrasvaloissa? EI! Hyvä fasilitaattori on näkyvä osa kokousta, mutta ei dominoi sitä. Jos pidät höpönlöpöttämisestä loputtomiin, opettele kontrolloimaan sanallista varastoasi fasilitaattorina. Jos taas vihaat julkista puhumista, opettele vähän, sillä hiljainen fasilitaattori ei juuri onnistu työssään. Löydä hyvä tasapaino puheen määrän ja kokouksen etenemisen ja raiteilla pitämisen välillä.

2. Mikä on fasilitoinnin tavoite?

Ennen kokouksen alkua sinun täytyy olla selvillä kokouksen esityslistasta ja sen tavoitteesta. Haluatko saavuttaa yhteisen päätöksen? Olla luovempi ja innovoida? Kiivetä Mt Everestin? Tiedä mitä haetaan, ja sauvo kohti päämäärää. Hyvä vinkki on muistuttaa jokaista osallistujaa kokouksen tavoitteesta aina kun aloitat keskustelun uudesta aiheesta. “Tavoitteenamme on päättää budjetti projekti X:lle. Jotta voimme tehdä sen, keskustelemme seuraavaksi projektin aikataulusta…”

3. Hyvä fasilitaattori ottaa kaikki mukaan

Vinkki tehokkaan kokouksen fasilitointiin: sinun ei tarvitse tehdä yksin kaikkea. (Oikeasti?!) Ja jos olet mikro-manageeraava perfektionisti, hengähdä syvään ja varaa lomamatka Mallorcalle.

Fasilitaattorin rooliin kuuluu kaikkien osallistaminen kokoushuoneessa. Pyydä yhtä kollegaa kirjoittamaan kokouksen muistio, ja toista seuraamaan keskustelun yleisiä teemoja ja kirjoittamaan ne taululle. Jaa puheenvuorot tasaisesti kaikkien kesken, ja kannusta hiljaisempia kollegoita puhumaan. Pidä huoli jokaisen puheenvuoron jälkeen, että tehdyillä päätöksillä on vastuuhenkilö, joka seuraa projektitehtävien täyttymistä.

4. Kirjoita tärkeät sanat ja teemat taululle näkyville

Toista kollegoidesi puheenvuorojen tärkein sanoma aina heidän puhuttuaan. Näin varmistat ymmärtäneesi oikein, ja samalla tiivistät heidän sanoman koko huoneelle. Lisäksi, kirjoita tärkeät sanat ja teemat taululle kaikkien näkyville. Kuulostaa simppeliltä, mutta helpottaa kaikkien pitämistä mukana keskustelussa. Kun näet teemat taululla, on helpompi napata langanpätkästä kiinni ja olla osa keskustelua. Kokouksen lopussa voit myös napata kuvan taulusta, mikä helpottaa kokousmuistion puhtaaksikirjoittamista.

5. Ryhdy luovaksi: fasilitoi kokous messutekniikalla

Jos kokoukseen kuuluu usea eri osa-alue ja aihe, jotka täytyy käydä läpi, kokeile jotain erilaista. Luo messu! Luo useita eri messupöytiä, joilla käydään eri aihe läpi: projektin aikataulu, tavoite, projekti resurssit, jne. Jokaisella messupöydällä on yksi osallistuja keskustelun fasilitaattorina. Jos kokousryhmäsi on iso, voit jakaa sen useampaan pienryhmään. Kerro heille mistä messupöydästä kukin aloittaa, mihin suuntaan kävellään, ja anna heille 5-10 minuuttia per messupöytä. Varaa tarpeeksi aikaa lopussa ryhmäkeskustelulle, missä käydään läpi pienryhmien ajatukset. Pienryhmätyöskentely on loistava tapa fasilitoida tehokas kokous!

6. Hyvä fasilitointi vähentää taustamölyä tehokkaassa kokouksessa

Kuvittele että kollegasi ovat äänekkäitä taaperoita (mahdotonta). Kollegasi toivottavasti arvostavat sanomiasi enemmän kuin pikkupallerot (voimme vain toivoa). Puheenvuoron jälkeen, sen sijaan että osallistujat alkavat äänekkäästi ulvoa “olen samaa mieltä”,”en ole samaa mieltä”, “joo MUTTA”, kokeile hiljaista tapaa tuoda esiin mielipiteitä. Käsien ravisteleminen olkapäiden korkeudella ilmassa tarkoittaa sinun olevan eri mieltä tai tyytymätön. Käsien ravisteleminen pään päällä ilmassa tarkoittaa sinun olevan samaa mieltä tai tyytyväinen. Näin pystyt helposti kartoittamaan ryhmän vastauksen eri aiheisiin ja jakamaan seuraavat puheenvuorot. 

Herranjestas – olet lukenut loppuun saakka! Otetaan loppuun vielä fasilitointitiivistelmä. Hyvä fasilitointi mahdollistaa kokouksen tavoitteiden saavuttamisen, oli kyseessä sitten päätöksenteko, ideointi tai projektitehtävien suunnitteleminen. Voit käyttää erilaisia icebreakereitä tai tapoja fasilitoida kokousta, tai työskennellä pienryhmissä, jolloin jokainen ryhmä saa työkseen eri aiheen tai päätöksen. Hyvä fasilitaattori ohjaa keskustelua, kuuntelee kaikkia, kannustaa erilaisia mielipiteitä ja tiivistää ajatukset hyvin (ja ennen kaikkea tarjoaa kaikille drinkit afterworkissä).

Me järjestämme HUONEella säännöllisesti teemaseminaareja, tilaa uutiskirjeemme (skrollaa itsesi sivun loppuun), ole osa sisäpiiriä ja tule mukaan seuraavaan!

Pienryhmätyöskentely kokouksissa kasvattaa suosiotaan

*Kuva: HUONE Kamppi, Kontti-huone