Parempien kokousten taustalla virikkeiset tilat

Miltä sinusta tuntuu, kun astut tylsään, valkoiseen huoneeseen, jossa on perus kokoustuolit ja kirjoitustaulu? Monesti ikkunoita tai luonnonvaloa ei juuri ole, ja ilma on tunkkainen. Ei hyvä, vai mitä. Paremmat kokoukset lähtevät virikkeisistä tiloista, ja tässä me olemme loistavia. HUONE on turvasatama kokouksille erilaisilla värikkäillä tiloillaan. Minkä takia tilalla on niin suuri merkitys kokoukselle? Lue lisää alhaalta!

53% kokoustiloista on rakennettu seitsemän tai useamman hengen ryhmille

Ja monesti jos paikalla on seitsemän henkeä, ollaan kuin sillit purkissa. Laitat paljon energiaa ja aikaa kokouksesi järjestelyyn. Valmistelet aihelistan, kutsut ihmiset, valmistelet sisällön ja puheenvuorosi. Viimeinen asia minkä haluat tapahtuvan, on että osallistujat kadottavat motivaationsa. He eivät pysty keskittymään tai ovat poissaolevia, koska kokousympäristö ei ole virikkeinen. Kokouksen pitäminen virikkeisessä tilassa tempaa osallistujat mukaan ja saa aikaan paremman kokouksen.

HUONEella kokoushuoneen järjestyksellä on suuri merkitys. Kokoustila vaikuttaa käytökseen ja kokouksen onnistumiseen, esimerkiksi Cabana-huoneemme saa osallistujat rentoutumaan ja keskustelun sujumaan helposti. Siksi kysymmekin sinulta, millaista käytöstä sinä haluat rohkaista, ja mikä on kokouksen haluttu lopputulos – onko teillä tarkoituksena ideoida, kasvattaa tiimihenkeä tai käydä läpi seuraavan vuoden budjetti? Me emme usko että yksi huonemalli toimii kaikille, sillä jokainen kokous ja tapahtuma on erilainen. Jotkut tilaisuudet vaativat cocktail-pöytiä ja tilaa verkostoitua, toiset taas tiloja pienryhmätyöskentelylle. Käydään läpi, miten paremmat kokoukset lähtevät virikkeisistä tiloista!

Virikkeisen tilan ja kokouskäytöksen välillä on yhteys

Voimme päätellä, että kokoushuoneen sisustus on mukautettava kokouksessa vaadittuun luovuuteen, jotta saadaan optimaaliset kokoustulokset.

Yksi asia jota painotamme usein:  mieti MIKSI tämä kokous järjestetään? Tämä on myös tärkeää, kun valitset kokoustilaa. Jos haluat luovaa ja out-of-box ajattelua, virikkeinen tila tekee kokouksestasi paremman. Jos sinulla on tärkeä hallituksen kokous, silloin lämminhenkinen, järjestelmällinen ja neutraalin värinen tila tekee osallistujista rauhallisia ja rentoutuneita. Pysähdy miettimään, millaista kokouskäytöstä haluat kannustaa, ja valitse kokoustila sen mukaan.

Virikkeinen tila on tarpeeksi tilava kokouksellesi

Kokoushuone on ehkä tarkoitettu seitsemälle hengelle, mutta on ahdas jos seitsemän henkilöä tulee paikalle. Haluat, että osallistujasi ovat tyytyväisiä ja iloisia kokouksessasi. Haluat kokouksen ilmapiirin tukevan sanomaasi. Kun sinulla on riittävästi tilaa ympärilläsi, kenelläkään ei ole ahtaanpaikankammoa tai ahdistusta. Virikkeinen tila ei ole mahdollista liian tiiviissä oloissa! Samaan tapaan, jos kokousryhmä on pieni ja olette massiivisessa tilassa — noh, tuntuu siltä että puolet bileistä jätti tulematta.

Virikkeinen tila on joustava

Virikkeinen tila mahdollistaa liikkumisen. Voit kävellä, puhua ja kirjoittaa ajatuksiasi isolle taululle. Järjestää icebreaker-aktiviteetin tai muuttaa istumisjärjestystä. Huomaatko? Virikkeinen tila antaa sinulle vapautta ja joustoa, mikä taas tukee luovuutta ja osallistujien korkeampia energiatasoja.

Virikkeisen tilan design asettaa kokouksesi tunnelman

Väreillä ja designilla on suuri vaikutus mielialaamme. Huonosti suunniteltu tila ei inspiroi osallistujia. Jyrkät, voimakkaat värit saavat sinut tuntemaan olosi äkkipikaiseksi. Neutraalit, positiiviset värit taas tukevat yheistyöhalukkuutta. Vihreä on neutraali väri, joka saa olosi turvalliseksi. Sininen ja keltainen taas tukevat luovuutta. Kiinnitätkö huomiota kokoustilan väreihin?

Materiaalit vaikuttavat siihen, miten viihdyt kokoustilassa. Keinotekoiset ja epämukavat tuolinpäälliset, tai kevyt ja muovinen pöytä, eivät anna hyvää tunnetta. Kiinnitätkö huomiota kokoustilan materiaaleihin?

Kiinnität paljon huomiota esiintymiseen ja kokouksen vetämiseen. Laita saman verran energiaa siihen, että osallistujilla on hyvä olla kokoustilassa. Virikkeinen tila on hyvin suunniteltu ja saa aikaan parempia kokouksia.

Hyvät huonekalut pitävät osallistujat mukana

Me kannustamme ihmisiä olemaan aktiivisia, seisomaan ja kävelemään kokouksen aikana. Kuitenkin suuri osa ajasta käytetään istualtaan. Jos istut, toivomme että istut tuolilla, joka tukee ihanaa takamustasi hyvin. Huonekalujen täytyy olla ergonomisesti suunniteltu, jotta ne pitävät sinut hyvässä ryhdissä. Miten voit ajatella selkeästi, jos olet romahtanut huonoon ryhtiin tuolillasi?

Virikkeisessä tilassa on hyviä huonekaluja, ja hyvät huonekalut pitävät osallistujasi reippaana. Hyvä huonekalu on liikuteltavissa ja muokattavissa, jotta voidaan luoda erilaisia istumajärjestyksiä. Pöydät voidaan kääntää, ja ehkä kokoustilassa on sohvia tai muita rennompia istuma-alueita luovia pienryhmätehtäviä varten.

Paremmissa kokouksissa ei ole tietotekniikkaongelmia

Monissa kokouksissa on videopuheluita ja ihmiset liittyvät mukaan maailman eri kolkista. Esityksiä ja videoita jaetaan näytöillä. Virikkeinen tila ei tarkoita vain hyvää designia ja tilankäyttöä, vaan myös hyvää teknologiaa ilman käyttöongelmia — halleluja!

Valaistuksen täytyy olla helposti säädettävissä. Äänentoistojärjestelmän käyttämisen täytyy olla helppoa, ja myös helposti liitettävissä laitteisiisi. Onhan joku myös paikan päällä auttamassa sinua kokouksen järjestelyssä? Me pidämme huolen, että sinulla ei ole tietotekniikkaongelmia. Tapahtumakoordinaattorimme ovat aina valmiina auttamaan kokouksen järjestämisessä, oli kyseessä tietotekniikka, ruoka tai mikä tahansa aihe.

Kokouksesi on parempi kun se järjestetään virikkeisessä tilassa ja oikeasti, sinä ansaitset sen. Et ehkä ole rokkitähti, mutta meille olet yritysmaailman tähti, joka ansaitsee parhaan mahdollisen tilan.

Kevennä kokousta — 15 icebreakeriä ja tauko-ohjelmaa kokoukseen