Pienryhmätyöskentely kokouksissa kasvattaa suosiotaan

HUONEella olemme huomanneet selkeän trendin pienryhmätyöskentelyn suosion kasvamisessa kokouksissa. Onko tämä kehityssuunta sinulle tuttu? Oletko kokeillut pienryhmissä työskentelyä vielä omissa kokouksissa? Pienryhmätyöskentely sitouttaa ja aktivoi osallistujia, sekä tuottaa uusia ideoita ja outside-the-box ajattelua!

Kuvittele seuraava tilanne:

Yritys aikoo siirtää sisäisen toimintansa yhdeltä verkkoalustalta toiselle, ja sinun tehtävä on kouluttaa muut työntekijät uudelle alustalle.

Entä seuraava:

Teille on tulossa mielenkiintoinen keynote-puhuja vierailemaan, ja haluat maksimoida kuuntelijoiden osallistumisen, ja saada heidät keskustelemaan aiheesta lisää.

Pienryhmätyöskentely on hyvä väline sitouttaa yleisösi oli kyseessä tavallinen kokous, koulutus, brainstorming-työpaja tai vieraileva keynote-puhuja.

Mitä on pienryhmätyöskentely?

Kokousten ryhmätyöosiot ovat usein lyhyempiä, ja ne rytmittävät kokousta mukaviin pätkiin. Perinteisessä kokouksessa monesti käydään aihelista järjestyksessä läpi. Tällöin osallistujat kuitenkin helposti tylsistyvät ja ovat passiivisia. Pienryhmätyöskentely tekee kokouksesta kiinnostavamman sekä ratkaisukeskeisemmän.

Kuten nimestä voi päätellä, pienryhmätyöskentelyssä kokouksen osallistujat jaetaan pienempiin ryhmiin. Jokainen ryhmä keskustelee tai tekee töitä annetun aiheen parissa, mikä liittyy kokouksen pääaiheeseen. 

Miten suunnitella kokouksen ryhmätyöosio?

Voit jakaa osallistujat pienryhmiin joko satunnaisesti tai ajatuksella. Voit jakaa ihmiset ryhmään heidän osastonsa mukaan, esim. talous, markkinointi, HR, jne. Näin jokainen ryhmä pystyy menemään ryhmätyössä pidemmälle omalla erikoisosaamisellaan. Kun ryhmätyölle varattu aika menee umpeen, kokousta jatketaan taas kaikkien kesken.

Jos olet suunnitellut useamman pienryhmäosion, jokainen niistä voi osaltaan kehittyä astetta pidemmälle. Ensimmäinen osio voi olla lämmittelytaso. Toisen ryhmätyön aikana voitte edetä pidemmälle, keskitasolle. Viimeinen osio on taas kaikista vaativin ja monimutkaisin sisällöltään.

Kuvittele seuraava esimerkki. Kokouksesi tavoite on linjata tulevan vuoden projektit. Pienryhmien avulla osallistujat voivat evaluoida eri mahdollisuuksia. Jos aiot järjestää useamman ryhmätyöosion, ensimmäisessä osassa ryhmät voivat listata mahdollisia projekteja. Toisessa osiossa he voivat kirjoittaa ylös vuoden prioriteetit. Viimeisessä osiossa pienryhmät voivat pisteyttää projektit sen perusteella, miten ne vastaavat prioriteetteja.

Kun kokouksen osallistujat ovat takaisin yhdessä, jokainen pienryhmä voi osaltaan esitellä lopputuloksensa. Voitte yhdessä linjata ja keskustella lopullisesta ratkaisusta. Hienoa, nyt olette löytäneet vuoden tärkeimmät projektit!

Mitä voit saavuttaa pienryhmätyöskentelyllä?

Breakoutsessions creates new ideas 800 x 534

Miksi kannattaa varata aikaa pienryhmätyöskentelylle kokouksissa? Ne rytmittävät kokouksen sulatettavampiin paloihin, ja aktivoivat osallistujiasi enemmän. Kun puhutte aiheesta pienryhmissä, osallistujilla on parempi mahdollisuus tuoda näkemystään esille ja vaikuttaa. Osallistujat, jotka muuten olisivat helposti hiljaa, rentoutuvat pienryhmässä. Kysymykset, joita ei ehkä muuten esitettäisi, saadaan sanottua ääneen, ja epäselvyydet voidaan tarkentaa.

Pienryhmätyöskentely tekee passiivisesta kokouksesta aktiivisemman, ja luo enemmän kanssakäymistä ihmisten välille. Osallistujilla on enemmän aikaa kehittää ideoita ja pohtia kuulemaansa. Pienryhmätyöskentely kannustaa osallistujia työskentelemään yhdessä ja kehittämään oppimaansa pidemmälle. Osallistujat myös kokevat saavansa enemmän arvoa kokouksessa vietetylle ajalle, kun he eivät vain istu tuntikausia kuuntelemassa, vaan pääsevät keskustelemaan ja perustelemaan päätöksiä yhdessä.

Ryhmätyöosion objektiivin täytyy olla kaikille selkeääkin selkeämpi, jotta saat kaipaamasi tulokset. Kun pienryhmätyöskentely vedetään hyvin, on kokouksesi tehokkaampi, ja kaikilla on hauskempaa!

Kuka hyötyy pienryhmätyöskentelystä?

Pienryhmätyöskentely on hyödyllistä kaikille tiimeille, ja interaktiivinen pienryhmätyöskentely takaa hyvät tulokset osastosta riippumatta. IT-, HR- ja markkinointiyksiköillä on usein tarvetta kehitellä uusia projekteja ja ideoita. Myös tärkeiden päätösten tai priorisointiratkaisujen tekeminen vaatii tiimin työskentelyä yhdessä. Kun jaat osallistujat pienryhmiin, jokainen kokee saavansa äänensä kuuluville ja olevansa osa isompaa kuvaa, jossa päätökset tehdään.

Entä koulutukset? Koulutusten suunnittelu voi olla ankeaa. Haluat koulutuksen olevan niin selkeä kuin mahdollista, mutta samalla inspiroiva ja kiinnostava osallistujille. Koulutusten pätkiminen ryhmätyöosioihin on hyvä ratkaisu. Voit ensin selittää koko ryhmälle teorian ja konseptin, jonka jälkeen pienryhmät voivat työstää käytännönläheisempiä oppeja. Näin opetat teorian, mutta osallistujat pääsevät myös kehittämään kuulemaansa pidemmälle, ja sulattamaan opitun teorian ryhmässä.

HUONEen pienryhmähuoneet ovat loistava ympäristö kokouksellesi

Olemme HUONEella huomanneet pienryhmätyöskentelyn kasvattavan suosiota, ja tämä on meidän puolesta enemmän kuin tervetullutta! Kokoustilamme on suunniteltu joustavaksi ja suopuisaksi myös interaktiiviselle kokoukselle. Tänäpäivänä kokousosallistujat arvostavat räätälöityä kokoustilaa. Sen sijaan että saavuttaisiin tylsään kokousympäristöön kuuntelemaan pitkää presentaatiota, yleisö haluaa olla osa keskustelun kulkua, sekä olennainen osa kokouksen lopputulosta. Ryhmätyöskentely on oiva väline saavuttaa tämä, ja HUONEella on hyvä valikoima ryhmätyötiloja.

HUONE's rooms are a perfect fit for breakout sessions 800 x 534

Breakout-huoneita löytyy eri ko’oista ja liikkuvilla pohjasuunnitelmilla, eli kaiken kokoiset kokoukset ovat mahdollisia. Pienemmät teemalliset huoneemme kannustavat luovuuteen. Isommat huoneet voivat taas olla kokouksen yhteinen kokoontumistila. Jos haluat osallistujien liikkuvan pienryhmissä aiheen mukaan huoneesta toiseen, löydät meiltä parhaat tilat siihen. Silloin tällöin vieraamme ovat muuntaneet huoneemme pakohuoneiksi pienryhmätyöskentelyä varten. Se on ollut luova hitti!

Myytit säpäleiksi – 4 verkostoitumistapahtumiin liittyvää harhakäsitystä