Syksyn tapahtumakalenteri – HUONEen esimerkki

Tehokkaat kokoukset vaativat huolellista suunnittelua. Usein ajattelemme, ettei ole kiire, vaan aikaa on vielä reilusti. Kuitenkin viikot kuluvat hujauksessa ja pian ollaankin tilanteessa jossa tapahtuma on jo parin viikon päästä! HUONE jakaa nyt oman syksyn kokous ja tapahtumakalenterinsa, toivottavasti tästä on myös teille apua ennakointiin ja suunnitteluun!

HUONEen esimerkki tapahtumakalenteri

HUONE, kuten kaikki yritykset, järjestää useita sisäisiä ja ulkoisia kokouksia ja tapahtumia. Olemme kokousten ammattilaisia, mutta silti huomaamme usein, miten omat tapahtumamme jäävät vaille ansaitsemaansa huomiota. Olet saattanut joskus kuulla sanonnan ‘suutarin lapsella ei ole kenkiä. ‘ Tämä viittaa siihen, kuinka alansa ammattilaiset harvoin itse hyötyvät ensimmäiseksi ammattitaidostaan.

HUONEen missiona on auttaa yrityksiä järjestämään parempia kokouksia ja tapahtumia. Haluamme jakaa omaa osaamistamme, jotta asiakkaamme saavat maksimaalisen hyödyn tapahtumistaan. Vuosien aikana olemme harjoitelleet omien kokoustemme toteuttamista ja pyrkineet varmistamaan, että lopputulos on merkityksellinen kaikille osallistujille. Yksi tehokas tapa on suunnitella ajoissa. Tapahtumakalenteri on yksi työkalu, jota käytämme sisäisesti. Näin kaikki näkevät mitä on tulossa.

HUONE Helsinki vuosikello - syksyn kokoukset ja tapahtumat(HUONE Helsingin syksyn kokouksia ja tapahtumia) 

Toistuvia / säännöllisiä kokouksia

  • Viikoittaiset myynti- ja markkinointikokoukset
  • Viikoittaiset operatiiviset kokoukset
  • Kuukausittaiset tiimikokoukset
  • Kuukausittaiset globaalit markkinointikokoukset
  • Kuukausittaiset johtoryhmän kokoukset
  • Koulutukset
  • Workshopit
  • Seminaarit
  • Perehdytys

Muista kysyä nämä kysymykset, kun aloitat tapahtuman suunnittelun

Miksi tämä tapahtuma järjestetään?

Määrittele ja kommunikoi tavoite. Kokouksen tai tapahtuman tavoitteet tulee olla selkeä heti alusta alkaen. Tavoite tulisi myös kommunikoida selkeästi kaikille osallistuville, jotta suunnittelu tukee tavoitetta. Kokoukset ja tapahtumat toteutetaan ihmisten kesken ja näissä on perimmäisenä tarkoituksena aina yhteistyö. Hyvissä kokouksissa ja tapahtumissa jokainen paikalla olija tietää miksi on paikalla ja mitä tavoitellaan.

Ketä tulee kutsua?

Kutsu vain henkilöt, joita oikeasti tarvitaan paikalle. Nyt tapahtumalle on selkeä tavoite, seuraavaksi tulisi miettiä ketkä ovat ne yksilöt, joiden tulisi olla paikalla. Tapahtumien koko pienenee jatkuvasti ja osanottajien tarkoituksenmukaisuus nousee tärkeämmäksi. Kutsumalla vain tapahtumalle todella tärkeät osallistujat säästät aikaa (=rahaa) ja tehostat huomattavasti itse tapahtumaa ja sen laatua. Muista lisäksi tässäkin kohdassa kommunikointi, kerro miksi olet kutsunut nämä ihmiset ja mitä heiltä odotetaan.

Missä tapahtuma pidetään?

Harkitse tarkkaan mikä on sopiva paikka ja sijainti. Fyysinen ympäristö vaikuttaa tapahtuman tulokseen merkittävästi. Kyse on paljon muustakin kuin vain tarpeeksi ison tilan löytämisestä. Ympäristö ja tunnelma vaikuttavat suoraan osallistujien käyttäytymiseen, joka puolestaan vaikuttaa suoraan tapahtuman lopputulokseen.

Mitä mukaan agendalle?

Jaa tapahtuman agenda osallistujien kanssa ennakkoon. Tämä on yksi kokoukseen osallistuvan oikeuksista. Voisitko kenties kokeilla sääntöä: ‘ei agendaa, ei kokousta’? Muista toteuttaa kaikki yllämainitut sekä lisätä agendaan aikataulu ja yhteyshenkilö(t). Muista myös kommunikoida jos osallistujien tulee valmistella jotain ennakkoon.


Vinkkejä erilaisiin kokouksiin ja tapahtumiin

1. Kick-off

Kick-offeissa on kyse yhteisen suunnan asettamisesta. Oli sitten kyseessä projekti, kauden aloitus tai uuden tiimin kick-off tärkeintä on luoda kaikille yhteinen käsitys sisällöstä ja tavoitteista. Lue lisää artikkelistamme: Kaiken-maailman-kick-off-kokoukset-esimerkki-agenda.

2. Strategiapäivä

Strategiapäivässä käydään osa tärkeimmistä yrityksen tulevaisuuteen liittyvistä keskusteluista. Osallistujien kalenterit ovat usein tupaten täynnä ja he toimivat johtoasemassa, joten päivä tulisi suunnitella erittäin tarkasti etukäteen, jopa minuutilleen. Muista harkita tarkasti sisältöä ja paljonko aikaa tarvitaan kunkin asian läpikäymiseen ja keskusteluun. Strategiapäivän jälkeen tulisi olla ylhäällä konkreettisia toimia, joten varaa aikaa yhteenvedolle. Lue kuinka HUONE järjesti globaalin strategiapäivän.

3. Yritysjuhlat

Henkilöstö on yrityksen arvokkain voimavara. Ilman toimivaa tiimiä on hankala saada mitään tehokasta aikaiseksi. Sisäiset juhlat ja tapahtumat ovat hyvä keino vahvistaa yhteishenkeä, rakentaa luottamusta ja kiittää hyvin tehdystä työstä. Liian usein juhlien järjestäminen vain päätyy jonkun pöydälle, kaikkien omien hommien lisäksi, eikä saa ansaitsemaansa aikaa tarpeeksi ajoissa. Kun varaat aikaa ja olet ajoissa, juhlat hyödyt moninkertaistuvat. Lue HUONEen vinkit pikkujoulujen järjestämiseen!

Pro Vinkki: Muista tapahtuman jälkihoito! Voit kysyä palautetta osallistujilta ja tätä kautta järjestää tulevan tapahtuman vieläkin paremmin 😉