‘Tapaaminen hiljaisuudessa’- Bastian Overgaard: Hiljaisuuden voima osana tehokkaampaa kokousta

Pitkän tauon jälkeen monessa yrityksessä kasvokkain tapaamisen tärkeys on korostunut.  Olemme aiemmin kirjoittaneet hybridimallin sovittamisesta omaan organisaatioon ja erilaisten persoonallisuustyyppien tunnistamisen tärkeydestä, erityisesti työympäristössä. Tällä kerralla haastattelimme Bastian Overgaardia ja jaamme hänen näkemyksensä hiljaisuuden merkityksestä, ja siitä miten hiljaisuutta voi hyödyntää osana tehokasta ja luovaa kokousta.

Bastian Overgaard on ‘hiljaisuuden’ ammattilainen. Hän on tunnettu konsulttina, fasilitaattorina ja tehokkaiden kokouskulttuurien luomisesta. Bastian on pioneeri omalla ‘hiljaisuuden’ alallaan ja edelläkävijä hiljaisuuden voiman, sekä pysähtymisen, hyödyntämisessä osana tehokkaampia kokouksia ja yritystapahtumia. Hän julkaisi hiljattain aiheesta myös kirjan “Støjfri Ledelse” (“Äänivapaa Johtaminen” tanskaksi).

Tässä haastattelussa pääset lukemaan:

  • Miksi hiljaisuus on tärkeää tiimien kehittämisen kannalta ja miten hiljaisuutta tulisi hyödyntää, jotta kokouksesta saataisiin tehokkaampi
  • Miksi on tärkeää tavata livenä
  • Vinkkejä tulevaisuuden johtajille

Miksi uskot hiljaisuuden voimaan johtamisessa ja työkaluna tehokkaampiin kokouksiin?

“Olen tutustunut neuro- ja psykologiseen oppimiseen ja aiemman kokemukseni perusteella on mahdotonta ajatella, että voimme suoriutua parhaalla mahdollisella suorituskyvyllämme jos meille kaadetaan saaveittain uutta tietoa ja odotetaan samanaikaisesti suorituksia. Tätä tukevaa tietoa ja tutkimuksia on paljon. On esimerkiksi todettu, että henkilö sanoo keskimäärin 150 per minuutti, eli 9000 sanaa per tunti. Toisin sanoen altistumme 22,5 sivulle tekstiä tunnin mittaisessa kokouksessa.

Aivomme tarvitsevat tilaa ja pysähtymisen uudelleen käynnistyäkseen ja käsitelläkseen uutta informaatiota. Valitettavasti useimmiten kokoukset täyttyvät ‘sanoista’. Emme anna aivoillemme aikaa reflektoida ja vain yksinkertaisesti ajatella kuultuja sanoja. Tämän seurauksena informaatiota katoaa, eikä luovuudelle jää lainkaan tilaa. Kun hiljaisuus on yhteisesti luotu (tarkoittaen, että hiljaisuus on fasilitoitu tietyssä hetkessä ja kaikki osallistujat kunnioittavat hiljaisuutta ja osallistuvat aktiivisesti), se luo psykologista turvallisuutta, joka nostaa kollektiivista älykkyyttä. Toisin sanoen, hiljaisuudessa kaikki tulevat kuulluksi.” 

Kokous ilman hiljaisuutta on kuin konekirjoittaja ilman välilyöntiä.”

Bastian_Meet in silence_HUONE Helsinki(Bastian Overgaard puhumassa HUONE Kööpenhaminassa, osana HUONE &Friends: ‘No More Boring Meetings’ tapahtumaa)

Miten uskot ympäristön vaikuttavan tehokkuuteen?

“Kaikki mikä edesauttaa yksilön perspektiivin laajentamista on hyväksi. On olemassa laajalti tutkimusta siitä, kuinka usein ja nopeasti juutumme meitä rajoittaviin käyttäytymismalleihin ja rutiineihin. Erityisesti ajassa, jossa on paljon epävarmuutta, meidän tulisi pyrkiä ajattelemaan innovatiivisesti, eikä tämä ole mahdollista jos ‘silmämme ovat sidotut’.  Näin vääjäämättä tapahtuu ollessamme päivästä toiseen samoissa rutiineissa, samassa toimistossa, kotona tai virtuaalisessa kokouksessa, jossa puhumme 9000 sanaa tunnissa. Jos huomaat näin tapahtuneen, on aika tehdä muutoksia. Aktiivinen hiljaisuus tai luova ympäristö kokoukseen voivat olla tapa luoda enemmän kaivattuja ‘aha!’ hetkiä ja ajatuksia.

Bastian_Meet in silence_HUONE Helsinki(Bastian Overgaardin puhe hiljaisuuden hyödyntämisestä työkaluna tehokkaampiin kokouksiin oli erittäin kiitelty erityisesti nykymaailman hektisessä työtahdissa. Kuvat HUONE Kööpenhaminasta, HUONE &Friends: ‘No More Boring Meetings’ tapahtumasta)

Luuletko, että kokouskäyttäytymisemme muuttuu hybridimuotoisen työskentelyn lisääntyessä?

“Näen, että mitä enemmän työskentelemme hybridimuotoisesti ja mitä enemmän osallistumme virtuaalisiin kokouksiin, sitä suurempi tarve meillä on tavata myös kasvotusten.

Todella moni perustavanlaatuinen elementti häviää virtuaalisissa ja hybridikokouksissa, niin elekielessä kuin toisten aistimisessa”.

Tutkimukset osoittavat, että kommunikoimme myös fyysisesti ollessamme yhdessä samassa tilassa, käytämme aistejamme sanojen lisäksi. Toivon, että me kaikki ymmärtäisimme livenä tapaamisen merkityksen, emmekä ajattelisi, että se on vain ‘kiva asia’ vaan näkisimme sen erittäin tärkeänä asiana.

Bastianin neuvot tulevaisuuden johtajille:

  1. On houkuttelevaa keskittyä digitaalisuuden hyötyihin, etenkin kun kuluja saadaan usein leikattua esimerkiksi työmatkoissa, ajassa ja kokoustilojen kustannuksissa. Älä kuitenkaan unohda fyysisen läsnäolon tärkeyttä ja merkitystä.
  2. ‘Hiljaisuus’ on tiimihengen rakentamista nopeutetusti. Harkitse siis tämän kokeilemista ja hyödyntämistä. Vain muutaman minuutin yhteisen ja suunnitellun hiljaisuuden jälkeen, luot läheisyyden tunteen ja vahvistat keskinäistä luottamusta tiimin sisällä.
  3. Järjestä kalenterista aikaa yhteiselle fyysiselle tapaamiselle tiimin kanssa.

Lue lisää Bastianista: www.mindresnak.nu.