Tapahtumakoordinaattorit — Keitä he ovat ja miten he tekevät kokouksistasi entistä parempia

Miten kutsut päivää, jolle oli kovat odotukset, sitten logistiikka ei pelannut, sinulla ei ollut aikaa kohdata ihmisiä, olit liian stressaantunut ja esityksesi ei onnistunut, ja lopulta koko yleisö oli turhautunut. Se on tapahtumapäivä, jonka sinä mokasit. Hei, me ollaan täällä auttamassa. Oletko kuullut tapahtumakoordinaattoreista ja miettinyt keitä he ovat ja mitä he tekevät? Tapahtumakoordinaattorit ottavat kopin tapahtumastasi ja pitävät huolen, että päivä sujuu kuin Strömsössä.

Iso kokouspäivä tiedossa, etsit oikeaa tapahtumapaikkaa, mietit, miten suunnitella päivä oikein.

Tapahtumakoordinaattorit, yksisarviset, te maagiset olennot, missä piileskelette?!

Ei hätää! Tulee HUONEelle ja me järjestämme ratkaisut jokaiseen tapahtumaongelmaasi. Mutta ensimmäiseksi, käydään läpi keitä tapahtumakoordinaattorimme ovat, ja miksi he ovat niin kovia tyyppejä.

Varaa kokous, saa henkilökohtainen tapahtumakoordinaattori

Ensin varaat tilat HUONEen sivuilta, sitten on pitkä hiljaisuus kunnes kokouspäiväsi on nurkan takana… EI NÄIN.

Me olemme ylpeitä henkilökohtaisesta palvelustamme. Kun varaat kokouksen HUONEelle, henkilökohtainen tapahtumakoordinaattorisi ottaa sinuun heti yhteyttä sähköpostitse vahvistaakseen kokoustiedot. Viikkoa ennen kokouspäivää hän vielä ottaa puhelimen käteen, soittaa sinulle ja vahvistaa viimeiseen kertaan sovitun ohjelman. Kokouspäiväsi sujuu helposti, koska me olemme perillä toiveistasi aktiivisen yhteydenoton ansiosta (ihan oikeasti, asiakkaamme kiittävät meitä usein henkilökohtaisesta palvelustamme). Alla olevalla videolla Virpi Vesterinen Helen Oy:stä kertoo omin sanoin Toimistosissien paneelikeskustelussa, mitä hän arvostaa palvelustamme. 

“HUONE tapahtumahotellille voin antaa 10+”, “Ensihoito ja jälkihoito toimii” – Virpi Vesterinen

Summa summarum: varaat kokoustilan HUONEelta, saat henkilökohtaisen tapahtumakoordinaattorin, joka ottaa sinuun yhteyttä sähköpostitse ja puhelimitse ja vahvistaa päivän logistiikan ja toiveet. Kokouspäivä sujuu taianomaisesti, sinä olet iloinen ja taputat käsiäsi yhteen: lisää! 

Tapahtumakoordinaattorit tietävät kaiken logistiikasta

Tapahtumakoordinaattorimme ovat mestareita, jotka ovat perillä kaikesta, ja myös tarkistavat kaiken. He vahvistavat allergiat, ruokatoiveet, peruslogistiikan, teknologian, saapumis- ja lähtöajat ja niin edelleen. Me pidämme huolen, että tieto kulkee jokaiselle henkilölle tiimissä, jotta kuka tahansa kollegoistamme voi tarvittaessa ottaa kopin tapahtumastasi.

Tapahtumakoordinaattorit hoitavat peruslogistiikan. He varmistavat, että kokoushuoneessa on HDMI-johto, fläppitaulu, paperia ja kirjoitusvälineet, post-it -lappuja, ja kaikki tämä ilman lisäkuluja. Lisää post-it -lapuista: haluamme korostaa, että niitä on rajoittamattomasti tarjolla — tämä on ehkä yksi vahvimmista myyntiargumenteistamme 😉

Tarvitsetko kokouspäivääsi ohjelmaa tai viihdykettä? HUONEen tapahtumakoordinaattorit tuntevat markkinoiden parhaat yhteistyökumppanit — me löydämme tarvittaessa oikean ohjelman päivääsi. HUONE tarjoaa kokonaisvaltaisen paketin kokouspäivällesi, jonka ansiosta et tarvitse kolmansia osapuolia mukaan. Jokainen tapahtuma, joka pidetään HUONEella saa henkilökohtaisen avun ja tuen.

HUONE tapahtumakoordinaattorit välittävät tapahtumastasi

Markkinoilla velloo yhtäläisyyksien meri, mutta me emme pelkää olla erilaisia. Lisäarvo — lyhyesti ja ytimekkäästi — mutta sitä sinä saat, kun varaat tilan HUONEelta. Kokouspäivänä suljet ehkä kokoushuoneen oven, mutta arvaa mitä: me välitämme, mitä suljettujen ovien takana tapahtuu. Tässä vaiheessa kilpailijamme huokaisisivat helpotuksesta, katoaisivat ja jättäisivät sinut yksin vetämään päivän läpi. Me olemme täällä kuitenkin juuri sinua varten.

Me olemme näkyvä osa päivääsi ja välitämme aidosti tapahtumastasi. Jos me emme välitä, olemme väärällä alalla. Me keskitymme tuloksiin ja haluamme, että saat kaiken päivästäsi irti. Tapahtumakoordinaattorimme on koulutettu ajattelemaan aina ensimmäiseksi sinun näkökulmaa. Itse asiassa, niin myynti- kuin tapahtumatiimimme osaa ja tietää täysin samat asiat, eli emme myy sinulle epärealistisia odotuksia.

Lyhyt esimerkki tapahtumakoordinaattoriemme ihanuudesta: yksi heistä lähetti suklaamaistelun asiakkaalle etukäteen varmistaakseen, että asiakas on tyytyväinen valintaan. Me menemme astetta pidemmälle sinun vuoksesi, koska me välitämme tapahtumasi onnistumisesta.

Kiitos tapahtumakoordinaattoriemme, asiakkaamme lähtevät HUONEelta tyytyväisinä. Mahdollisten ongelmien edessä emme harrasta maton alle lakaisemista, sen sijaan soitamme aina henkilökohtaisesti asiakkaalle. Me opimme palautteesta, eli meille on tärkeää ymmärtää, missä voimme vielä parantaa.

Tapahtumakoordinaattorin Insider-vinkkejä

Mitä HUONEen tapahtumakoordinaattorit vinkkaisisivat sinulle? Tavataan Liisi, hän on yksi tapahtumatiimiläisistämme!

Liisi, kerro meille, mitä kaikilla tapahtumilla on yhteistä?

“Aina on joku, joka unohtaa mustan läppärin laturinsa. Niksini onkin, että kannattaa teipata käyntikortti laturiin kiinni, niin saamme sinuun helposti yhteyttä.

Juuri pari viikkoa sitten Liisi löysi unohdetun laturin kokoushuoneesta, soitti asiakkaalle ja meni puoliväliin Helsingin Ooppera-talolle tapaamaan asiakasta ja palauttamaan laturin. Kaikki tämä perjantai-iltana kotimatkalla. 

Ihan mahtavaa Liisi! Seuraavaksi, minkä sanoisit olevan hyvän tapahtuman onnistumisen salaisuus?

Hyvä kommunikaatio tekee tapahtumista onnistuneita, ja se on myös vahvuutemme HUONEella. Me otamme sinuun yhteyttä suoraan, jotta tiedämme kaiken kokouspäivästäsi ja pystymme tarjoamaan sinulle osaamistamme. Kysymme aina millaista päivää suunnittelet, mikä tavoitteesi on ja kuinka monta vierasta kutsut. Sen perusteella pystymme suosittelemaan sinulle tietynlaista istumajärjestystä ja huonepohjaa. Meillä on kokemusta, mikä toimii ja mikä ei toimi tapahtumissa.”

Tässä olikin aikamoinen paketti liittyen tapahtumakoordinaattoreihimme. Emme itse asiassa ole varmoja, ovatko he ihan normaaleja ihmisiä — he ovat niin loistavia. Kun varaat tilat HUONEelta, saat kokouspaketin, joka sisältää henkilökohtaista ja räätälöityä palvelua. Pääset kysymään kaikki mahdolliset kysymykset tapahtumakoordinaattorilta, ja he itse asiassa hoitavat koko päivän järjestämisen puolestasi.

Eli… kun elämä antaa sinulle tapahtumakoordinaattorin, ota heistä kaikki hyöty irti ja pidä mieletön kokouspäivä! Tapahtumasi eivät ole enää entisenlaisia, koska me olemme niin mahtavia!

Näin onnistut tekemään hyvän kokousmuistion