Tapahtumakoordinaattorit — Keitä he ovat ja miten he tekevät kokouksistasi entistä parempia

Muistatko ehkä sellaisen järkkäämäsi tilaisuuden, jolle oli kovat odotukset, sitten puitteet pettivät, sinulle ei jäänyt aikaa kohdata ihmisiä, olit liian stressaantunut ja esityksesi ei onnistunut, ja lopulta koko yleisö turhautui. Se on tapahtumapäivä, jonka sinä mokasit. Mut hei, me ollaan täällä auttamassa jotta niin ei käy enää: oletko kuullut tapahtumakoordinaattoreista ja miettinyt keitä he ovat ja mitä he tekevät? Tapahtumakoordinaattorit ottavat kopin tapahtumastasi ja pitävät huolen, että päivä sujuu kuin Strömsössä.

Iso kokouspäivä tiedossa, etsit oikeaa tapahtumapaikkaa, mietit, miten suunnitella päivä oikein.

Tapahtumakoordinaattorit, yksisarviset, te maagiset olennot, missä piileskelette?!

Ei hätää! Tule HUONEelle ja me järjestämme ratkaisut jokaiseen tapahtumaongelmaasi. Mutta käydään ensin läpi, keitä tapahtumakoordinaattorimme ovat, ja miksi he ovat niin kovia tyyppejä.

Varaa kokous, ja palveluksessasi on henkilökohtainen tapahtumakoordinaattori

Ensin varaat tilat, sitten seuraa pitkä hiljaisuus, kunnes kokouspäiväsi on nurkan takana… ei sen TIETENKÄÄN kuulu niin mennä!

Me HUONEella olemme ylpeitä henkilökohtaisesta palvelustamme. Kun varaat kokouksen HUONEelle, henkilökohtainen tapahtumakoordinaattorisi ottaa sinuun heti yhteyttä sähköpostitse vahvistaakseen kokoustiedot. Riippuen tilaisuuden koosta hän vielä ottaa puhelimen käteen viimeistään viikkoa ennen kokouspäivää, soittaa sinulle ja vahvistaa vielä kertaalleen sovitun ohjelman (viime hetken muutoksia kun tunnetusti tulee). Siksi kokouspäiväsi sujuu helposti, koska me olemme perillä toiveistasi aktiivisen yhteydenoton ansiosta (ihan oikeasti, asiakkaamme kiittävät meitä usein henkilökohtaisesta palvelustamme). Alla olevalla videolla Virpi Vesterinen Helen Oy:stä kertoo omin sanoin Toimistosissien paneelikeskustelussa, mitä hän arvostaa palvelussamme. 

“HUONE Tapahtumahotellille voin antaa 10+”, “Ensihoito ja jälkihoito toimii” – Virpi Vesterinen

Summa summarum: varaat kokoustilan HUONEelta, saat henkilökohtaisen tapahtumakoordinaattorin, joka ottaa sinuun yhteyttä sähköpostitse ja puhelimitse ja vahvistaa päivän logistiikan ja toiveet. Kokouspäivä sujuu taianomaisesti, sinä olet iloinen ja taputat käsiäsi yhteen: lisää! 

Tapahtumakoordinaattorit tietävät kaiken tilaisuudesta

Tapahtumakoordinaattorimme ovat mestareita, jotka ovat perillä kaikesta, ja myös tarkistavat kaiken. He vahvistavat allergiat, ruokatoiveet, peruslogistiikan, teknologian, saapumis- ja lähtöajat jne. Ja he pitävät huolta, että tieto kulkee jokaiselle henkilölle tiimissä, jotta kuka tahansa kollegoistamme voi tarvittaessa ottaa kopin tapahtumastasi.

Tapahtumakoordinaattorit hoitavat puitteet kuntoon. He varmistavat, että kokoushuoneessa on juuri se oikea HDMI-johto, fläppitaulu, paperia ja kirjoitusvälineet, post-it -lappuja, ja kaikki tämä ilman lisäkuluja. Lisää post-it -lapuista: haluamme korostaa, että niitä on rajoittamattomasti tarjolla — tämä on ehkä yksi vahvimmista myyntiargumenteistamme 😉

Tarvitsetko kokouspäivääsi ohjelmaa tai viihdykettä? HUONEen tapahtumakoordinaattorit tuntevat markkinoiden parhaat yhteistyökumppanit — me löydämme tarvittaessa oikean ohjelman päivääsi. HUONE tarjoaa kokonaisvaltaisen paketin kokouspäivällesi, jonka ansiosta et välttämättä tarvitse kolmatta osapuolta mukaan järjestäjäksi. Jokainen tapahtuma, joka pidetään HUONEella saa henkilökohtaisen avun ja tuen.

HUONE tapahtumakoordinaattorit välittävät tapahtumastasi

Kokouspäivänä suljette kokoushuoneenne oven, mutta arvaa mitä: me välitämme vielä silloinkin, että onhan kaikki hyvin, koska haluamme että voimme auttaa teitä saamaan aikaan sen mitä ikinä sitten haluattekin HUONEella saada aikaan. Tässä vaiheessa kilpailijamme huokaisisivat helpotuksesta, katoaisivat jonnekin ja jättäisivät sinut yksin vetämään päivän läpi. Me olemme täällä ihan saatavilla kuitenkin juuri sinua varten, esim. jos tulisi tekniikkakysymyksiä tai tarvitsette jotakin lisää purtavasta paperiin.

Me olemme näkyvä osa päivääsi ja välitämme aidosti tapahtumastasi. Keskitymme tuloksiin ja haluamme, että saat kaiken päivästäsi irti. Meillä on tapana todeta, että jos emme välittäisi siitä, olisimme väärällä alalla. Siksi tapahtumakoordinaattoreiksemme valikoituvat vain ne, jotka osaavat ajatella aina ensimmäiseksi tilannetta asiakkaan näkökulmasta. Lisäksi pidämme tiukasti kiinni siitä, että sekä myynti- että tapahtumatiimimme lupaa, osaa ja tietää täysin samat asiat, eli emme myy sinulle epärealistisia odotuksia.

Pikku esimerkki tapahtumakoordinaattoriemme ihanuudesta: yksi heistä lähetti asiakkaalle suklaamaistiaiset etukäteen varmistaakseen, että asiakas on tyytyväinen valintaan. Me menemme astetta pidemmälle sinun vuoksesi, koska me välitämme tapahtumasi onnistumisesta.

Kiitos tapahtumakoordinaattoriemme, asiakkaamme lähtevät HUONEelta tyytyväisinä. Mahdollisten ongelmien edessä emme harrasta maton alle lakaisemista, sen sijaan soitamme aina henkilökohtaisesti asiakkaalle palautteenantoa varten (jos emme ole palautteesta jo paikan päällä jutelleet). Me opimme palautteesta: meille on tärkeää ymmärtää, missä voimme vielä parantaa.

Tapahtumakoordinaattorin Insider-vinkki

Mitä HUONEen tapahtumakoordinaattorit vinkkaisisivat sinulle? Tässä on Liisi, hän on yksi tapahtumatiimiläisistämme!

Liisi, kerro meille, mitä kaikilla tapahtumilla on yhteistä?

“Aina on joku, joka unohtaa läppärin laturinsa meille. Niksini kenelle tahansa onkin, että kannattaa teipata käyntikortti laturiin kiinni, niin saamme sinuun helposti yhteyttä.

Juuri pari viikkoa sitten Liisi löysi unohdetun laturin kokoushuoneesta, soitti asiakkaalle ja matkusti sitten Jätkäsaaresta Ooppera-talolle asti tapaamaan asiakasta ja palauttamaan laturin. Kaikki tämä perjantai-iltana kotimatkalla. 

Ihan mahtavaa Liisi! Seuraavaksi, minkä sanoisit olevan hyvän tapahtuman onnistumisen salaisuus?

Hyvä kommunikaatio tekee tapahtumista onnistuneita, ja se on myös vahvuutemme HUONEella. Me otamme sinuun yhteyttä suoraan, jotta tiedämme kaiken kokouspäivästäsi ja pystymme tarjoamaan sinulle osaamistamme. Kysymme aina millaista päivää suunnittelet, mikä tavoitteesi on ja kuinka monta vierasta kutsut. Sen perusteella pystymme suosittelemaan sinulle tietynlaista istumajärjestystä ja huonepohjaa. Meillä on kokemusta, mikä toimii ja mikä ei toimi tapahtumissa.”

Tässä olikin aikamoinen paketti liittyen tapahtumakoordinaattoreihimme. Emme itse asiassa ole varmoja, ovatko he ihan normaaleja ihmisiä — he ovat niin loistavia. Kun varaat tilat HUONEelta, saat kokouspaketin, joka sisältää henkilökohtaista ja räätälöityä palvelua. Pääset kysymään kaikki mahdolliset kysymykset tapahtumakoordinaattorilta, ja he itse asiassa hoitavat koko päivän järjestämisen puolestasi.

Eli… kun elämä antaa sinulle tapahtumakoordinaattorin, ota heistä kaikki hyöty irti ja pidä mieletön kokouspäivä! Tapahtumasi eivät ole enää entisenlaisia!

Näin onnistut tekemään hyvän kokousmuistion