Tapahtumasuunnittelun trendit vuodelle 2019 – lue 3 kiehtovaa suuntausta

Vuosi 2019 on merkittävä bisnestapahtumien kannalta: asiakkaat etsivät jatkuvasti yhä autenttisempia ja inspiroivampia kokemuksia, ja tapahtumajärjestäjät ovat halukkaita niitä myös tarjoamaan. Mitkä ovat tapahtumasuunnittelun trendit 2019?

1. Taiteistettua bisnestä – liiketoiminta festivalisoituu

“Sanoisin, että vuonna 2019 tapahtumissa tullaan näkemään kolme isoa trendiä: festivalisoituminen, sijainnin tärkeys ja empatia”, sanoo ROOF Productionsin asiakkuusjohtaja Mika Roiha.

”Festivalisoituminen on jo nyt valtava trendi USA:ssa järjestettävissä bisnestapahtumissa. DreamForcen tai South by Southwestin kaltaiset tapahtumat kokosivat yhteen tuhansia osanottajia vuonna 2018 yhdistämällä liiketoiminta kulttuurin, musiikin, hienojen puhujien ja hyvien tarkoitusten kanssa. Bisnestapahtumat muuttuvat vuorovaikutuksellisiksi, jännittäviksi. Ne ovat odottamisen arvoisia kokemuksia, joista voi ammentaa koko elämän ajan. Tapahtumat tarjoavat lisäksi mahdollisuuden kokea yhteenkuuluvuutta ja luoda todellisia yhteyksiä muiden ihmisten kanssa”, Roiha selittää.

Tapahtumajärjestämisen edelläkävijämaissa, kuten Singaporessa, festivalisoituminen on saavuttanut laajat mittasuhteet. Mix-lehden päätoimittaja Martin Donovanin toteaakin: ”Bisnestapahtumien muuttaminen festivaaleiksi on yksi Singaporea muokkaavista innovatiivisista kehitysaskeleista. Samaa ajatusta heijastelee SingEx Holdingsin toimitusjohtaja Aloysius Arlando: ”Kaikki kokemukset muovautuvat yhdessä. Konferenssit lisäävät konsertteja; kokoukset lisäävät uusia yhteistyötyylejä, messut lisäävät kuluttajaelementtejä.”

2. Sijainti, sijainti ja sijainti – miksi paikka merkitsee nyt enemmän kuin koskaan?

Tapahtumajärjestäjän on pidettävä mielessä, että oikean paikan ja ympäristön valinta on korvaamattoman tärkeää ikimuistoisen tapahtuman luomiseksi. Sijainnilla on ratkaiseva merkitys, kun ihmiset miettivät osallistuvatko vaiko passaavatko tilaisuuden. Lyhyesti sanottuna paikka muotoilee tapahtumaa ja jättää pysyviä muistoja osanottajien mieleen tyylillään ja tunnelmallaan. “Paikkojen on oltava erityisiä, yllättäviä, epätavallisia, mielenkiintoisia, jopa
käsittämättömiä. Tapahtuma on pidettävä paikassa, joka ylittää sen, mihin ihmiset ovat tottuneet tai mitä he odottavat” Roiha toteaa. “Katsotaanpa esimerkiksi uuden Opel Astran lanseeraus: kyseessä on uskomaton markkinointioperaatio, upea sijainti keskellä aavikkoa, odottamatonta ja erikoista, mikä vastaa yrityksen etsimää uutta suuntaa.

3. Empatiaa – koska osallistujat välittävät

Festivaalin kaltaisten ympäristöjen loihtiminen huippupuhujineen ja -artisteineen jollekin huikealle paikalle täydentyy vielä kolmannella trendillä. Roihan mukaan vuoden 2019 kolmas avainsana on empatia: “Nykyaikana ihmisten tiedostaminen on paljon laajempaa.” Yritysten on tuotava viestinsä esiin aitojen yhteyksien, todellisten syiden ja arvojen kautta.”

”Pehmeämpään puoleen” keskittyvät tunneälyä korostavat tapahtumat saavat yhä enemmän huomiota, koska osallistujat haluavat olla osa jotain mielekästä. Tapahtumajärjestäjien onkin syytä pitää tämä asia mielessä suunnitellessaan vuoden 2019 bisnestapahtumia asiakkaidensa kanssa ja heitä varten. Huomioitavien asioiden listalla ovat muun muassa ruokatarjoilu ja pikkupurtavat, tauot, tilankäyttö, huonekalut, ajatustuokiot, ulkoilun suunnittelu, ryhmätyöpajat tai avoimet keskustelut tietyn teeman ympärillä.

Companies are doing well by doing good  (Hyvän tekeminen tekee yrityksille hyvää)    – Dreamforce 2018 -tapahtuman avaussanat

Tapahtumien on herätettävä empatiaa. Hauska ja mutkattoman inhimillinen esimerkki tulee Austinista Texasista, jossa teknologiakonferenssi solmi kumppanuuden paikallisen lemmikkien suojatalon Austin Pets Alive!:n kanssa ja toi konferenssiin mukaan adoptioperhettä etsiviä koiria ja koiranpentuja. Konferenssiin osallistuvassa ryhmässä oli sekä paikallisia että muualta tulleita ja he kaikki pystyivät bondaamaan keskenään tämän mieleenpainuvan kokemuksen ansiosta.

Firman pikkujoulut tai asiakasilta – miksi ihmeessä pitää järjestää?