Tee uudenvuodenlupaus kohti tuotteliaampia ja menestyksekkäämpiä kokouksia

Uudenvuodenlupaukset  – useimmiten hienoja ja kauniita ajatuksia, mutta nähtäväksi jää, kuinka moni uudenvuodenlupaus lopulta toteutuu. On hyvin mahdollista, että samat alustavat lupaukset toistuvat myös ensi vuonna.  Pienillä muutoksilla päästään paremmin eteenpäin, myös kokouskäyttäytymisessä. 

Jos olet tiiminvetäjä, esimies tai johtaja, innosta tiimiäsi pohtimaan kokouskäyttäytymistään tekemällä muutoksia tavanomaisiin toimintamalleihin.  Ensinnäkin lopeta ajattelussasi lokeroimasta ihmisiä pysyvästi “hiljaisiksi hiiriksi”, “kroonisiksi myöhästelijöiksi”, “puhelimen räplääjiksi”, “aina kiireisiksi”, “kaiken tietäviksi hölösuiksi” tai “vastarannan kiiskiksi”.  Sopivan tuunauksen myötä ihmiset ehkä ymmärtävät myös paremmin, kuinka heidän käyttäytymisensä vaikuttaa muihin, ja vuoden 2019 kokoukset tulevat olemaan miellyttävämpiä kaikille.

1. Edistä ajatusta kokousten aloittamisesta ajallaan ilman puskuriaikaa

Heitä hyvästit tutulle lausahdukselle “Odotetaan vielä viisi minuuttia”. Vuonna 2019 ei enää odoteta. Jos ihmisillä on ollut tapana tulla myöhässä, asian pitää muuttua. Aika on liian arvokasta tuhlattavaksi odottamiseen. Keskustele aiheesta avoimesti, anna tiimin nähdä asia sinun näkökulmastasi, ja käyttäytyminen tulee muuttumaan. Päätä kokous myös ajoissa, esimerkiksi pyytämällä ”aina kiireisiä” vahtimaan ajankulkua. Jos vastuu ajan seuraamisesta on heillä, he eivät voi valittaa, jos kokous venyy.  

2. Aloita puhuttelemalla hiljaisia

Kokoukset ovat ajatusten ja ideoiden vaihtoa. Niitä järjestetään, koska on asioita, joista pitäisi keskustella. Puhuttele hiljaisia suoraan. Jos he tarvitsevat lisää aikaa tiedon käsittelemiseen, pyydä heitä palaamaan asiaan kahden kesken myöhemmin, mutta tee selväksi, että haluat kuulla mitä heillä on sanottavanaan.   

3. Yllätä mobiililaitteilla jatkuvasti räpläävä

Puhelimet olisi sammutettava tärkeiden kokousten ajaksi. Tee tästä selkeä, jokaista osanottajaa koskeva sääntö, josta ei poiketa ja tarvittaessa muistuta ohjeesta kokousten alussa – niin kauan että tiimisi jättää älypuhelimet automaattisesti näkyvistään tullessaan kokouspöytään.

Jos joku ei tästä huolimatta noudata tätä sääntöä ja on jatkuvasti puhelimensa kimpussa, pyydä häntä miettimään, miten tällainen käytös vaikuttaa muihin tiimin jäseniin. Hän käsittää, ettei käytös ole sopivaa. Säästätte todennäköisesti myös aikaa, kun osallistujat keskittyvät keskustelun aiheisiin ja päätöksiä voidaan tehdä keskittyneemmin. 

4. Vastarannan kiisket – Miksi he toimivat niin?

Selvitä, mistä vastustelijoiden paholaisen asianajaja -asenne johtuu. Syy käyttäytymiseen tuskin on siinä, että he tahallaan haluavat venyttää kokouksia tai tehdä kiusaa. Heidän tapansa hahmottaa ja lähestyä aihetta on vain erilainen kuin toisten (ja siksi luultavasti myös hyödyllinen tiimillesi, sillä hyvään tiimiin tarvitaan erilaisia näkemyksiä ja otetta toimia).

Vastarannan kiiskiltä tai hidastelijoilta vaikuttavat kollegat saattavat esimerkiksi tarvita enemmän lisätietoja tai valmistautumisaikaa ennen kokousta voidakseen tukea päätöksiä itse kokoustilanteessa. Kokousten onnistumisen kannalta on siis tärkeää kiinnittää huomiota myös siihen, mitä tapahtuu ennen kokousta eli valmisteluun. 

5. Liikaa puhetta?

Pyydä kokouksissa liikaa puhuvaa tiimin jäsentä ottamaan aikaa omista puheenvuoroistaan. Se väkevä tiedostuksen tunne, joka iskee, kun joutuu vastakkain todellisuuden kanssa, on paljon vaikuttavampaa kuin mikään, mitä sinä tai muu tiimin jäsen voitte sanoa liiallisen puhumisen suitsimiseksi. Kohteliaampi tapa on tietysti antaa kellotustehtävä yhdelle henkilölle ja jakaa kaikille kokouksen puhujille sama minuuttimäärä alustusaikaa (ja pitää kiinni aikataulusta). 

6. Johda esimerkin avulla

Viimeisenä muistilistalla on muutoksen kannalta kaikkein tärkein kohta: Jos esimiehenä tunnet, että sinulla on itselläsi työstettävää jossain edellä mainituista osa-alueista, aloita itsestäsi. Jos itse esimerkiksi jatkuvasti räpläät puhelinta kokouksissa, et kuulosta kovin uskottavalta kieltäessäsi sen tiimiltäsi.  

Voitko varmistua, että nämä muutokset tapahtuvat? Pystytkö pitämään uuden vuoden lupauksesi?

Lue myös: Erilaiset persoonallisuudet kokouksissa