4 ratkaisuehdotusta tehokkaampiin kokouksiin

Myönnä pois vaan: sinäkin olet ollut kokouksessa, joka mielestäsi oli täyttä ajanhukkaa. Tutkimusten mukaan 15 % organisaatioiden yhteisestä ajasta kuluu kokouksiin. Otetaan esimerkiksi 100 työntekijän yritys, jossa keskipalkka on 3500 e/kk. Kuukaudessa kuluu siis 52 500 euroa kokouksiin. Joten on aika paljon väliä sillä, että kokouksissa ei säädetä. Miksi me kuitenkin edelleen painiskelemme tuloksettomissa kokouksissa?

Seuraavasssa muutamia esteitä eli avainsyitä siihen, miksi kokouksesta ei saada tehoja tai luovuutta irti sekä ehdotuksia, miten parantaa tilannetta.

Este #1: Jengi valuu paikalle myöhässä

Suomalaisissa on se hieno piirre, että olemme ainakin melko täsmällisiä. HUONE Singaporessa olemme nähneet, että singaporelaiset saapuvat tavanomaisesti 5-10 minuuttia myöhässä esimerkiksi iltajuhliin, vaikkakaan tätä ei varsinaisesti pidetä hyvänä tapana. Sen sijaan kokouksesta ei ole soveliasta myöhästyä minuuttiakaan, sillä myöhästymistä pidetään epäkunnioittavana ja myöhästyjän ajatellaan hukkaavan muiden osallistujien aikaa.

Ratkaisuehdotus: Hauska, mutta opettavainen keino on laittaa myöhästelijät esimerkiksi laulamaan laulu tai maksamaan yhdessä sovittu myöhästymismaksu. Vaikka kuulostaa suhteellisen amatöörimaiselta, voi  hämmästys olla suuri, kun neukkari on täynnä ajoissa tai kun spontaani aamunaloituslaulu herättää jonkin timattisen idean henkiin!

Este #2: Häiriötekijät eli “Mä vaan vähän katson…”

Pystytkö sinäkin heittämällä luettelemaan 10 ystävää, jotka “kuolisivat” ilman älypuhelintaan? Ja kaikkihan me ajattelemme, että viestien, ilmoitusten tai uutisten selailu samalla, kun jollakulla toisella on puheenvuoro,  onnistuu ihan hyvin. True that, mutta… todellisuudessa meitä ei ole luotu multitaskaamaan. Tutkijat ovat osoittaneet, että kun luulet tekeväsi montaa asiaa yhtä aikaa, todellisuudessa aivosi vaihtavatkin tehtävästä toiseen ja takaisin kahden tai useamman tehtävän välillä, joten keskittymisesi on pinnallista.

Ratkaisuehdotus: Hankkiudu eroon kannettavista ja kännyköistä ja jos teet muistiinpanoja, käytä paperia ja kynää (tai ainakin laita kaikki notifikaatiot pois päältä/laite lentotilaan).

Este #3: Jauhetaan samoja asioita

Kokouksissa (ja joskus myös paneelikeskusteluissa) osallistujat toistelevat samoja asioita eri sanakääntein. Tarkoituksena voi olla joko terottaa aiheen tärkeyttä tai tuoda esiin omaan erinomaisuuttaan (mikä kumma kyllä tutkijoiden mukaan toimii). Joka tapauksessa se laittaa kapuloita rattaisiin luovuudelle.

Ratkaisuehdotus:  Jaa osallistujille EI TOISTOA-kylttejä. Kun keskustelu alkaa junnata samaa rataa, kaikilla on lupa vilauttaa NO REHASH-kylttiä. Varoituksena tosin: Tämä metodi toimii ainoastaan, jos organisaatiossasi vallitsee avoin, reilu ja turvallinen keskusteluilmapiiri, ja kyltinkäyttöä ei tarvitse pelätä puolin tai toisin.

Este #4: Tutut (ja usein tylsät) kokoustilat

Vaikka useimmilla kaikenkokoisilla yrityksillä onkin omat neuvotteluhuoneet, omalla toimistolla ei useimmiten kannata pitää 2 tuntia pidempiä kokouksia. Osallistujat piipahtavat kukin vuorollaan ottamaan “kiireellisiä” puheluja; vastaamaan “pakko vastata heti” maileihin; tai tapaamaan esimiestään asiasta, joka “ei voi odottaa”. Kaikki tämä tapahtuu mitä todennäköisemmin, kun jäätte kokoukseen kotitoimistolle. Paikalta poistunut pitää briiffata uudelleen palatessaan, ja keskustelu katkeaa. Samoin tylsät ja harmaat neuvottelutilat paremminkin kannustavat pakenemaan omien töiden pariin, eivätkä ainakaan inspiroi ketään. 

Ratkaisuehdotus: Kun kokous siirretään muualle, kiireiset asiatkin tuntuvat yhtäkkiä huomattavasti vähemmän päivänpolttavilta ja viime hetken jutut hoidetaan kuntoon jo ennen kokousta. Lapset oppivat parhaiten leikin kautta, mikä pätee yhtäläisesti myös aikuisiin. Kun kokous pidetään rennossa ja hauskassa ympäristössä, tila stimuloi mieltä ja auttaa luomaan, keksimään ja vastaanottamaan. Kokeile siirtää kokous luovaan tilaan, voit aloittaa vaikkapa HUONEelta.

Jos päätätte uskaltautua kotitoimistolta muualle kokoukseen, HUONEen kokoustilat voit helposti varata suoraan netissä.