Muistatko miten koulussa oli aina mukavaa pitää tauko oppituntien välissä? Päästä hetkeksi ulos leikkimään, ja palata sitten takaisin virkistyneenä ja valmiina keskittymään seuraavaan asiaan. Taukojen merkitys ei muutu mihinkään työelämään siirryttäessä. Oletko pohtinut, miksi myös sinun pitäisi pitää kunnon tauko kokouksessa?
Kokoushuoneessa tuntikaupalla istuminen ja vaativien asioiden käsittely ei ole helppo tehtävä – saati sitten ilman taukoja.
Tutkimus osoittaa, että taukojen pitäminen ei vähennä työtehoa. Päinvastoin, jo viiden minuutin tauko tekee ihmeitä keskittymiskyvylle, motivaatiolle ja aivojen suorituskyvylle.
Jos et vielä ole vakuuttunut taukojen hyödyllisyydestä, listasimme seitsemän syytä, miksi tiimisi kannattaa aikatauluttaa muutama tauko seuraavaan maratonkokoukseen.
1. Kokouksen tehokkuus kasvaa kun pidät säännöllisiä taukoja
Kokouksesi tehokkuus todennäköisesti kasvaa ja saatte enemmän aikaan, kun pidät säännöllisesti taukoja. Osallistujat ovat energisempiä ja keskittyneempiä, kun sallit vähän aikaa aiheiden välissä kaikelle muulle, kuin kokouksesta puhumiselle. Vaikka kuinka yrittäisimme taistella vastaan, aivot lakkaavat keskittymästä, jos niille annettu tehtävä pysyy samana liian kauan. Illinoisin yliopistossa tehdyn tutkimuksen mukaan ihmisaivot on rakennettu reagoimaan muuttuviin tehtäviin, joten vaihtelu virkistää ja aktivoi aivotoimintaa.
2. Pidä kokouksessa tauko kerran puolessatoista tunnissa
Oletko koskaan tavannut henkilöä, joka pystyisi keskittymään viiden tunnin kokouksen ajan ilman taukoja, ja olemaan energinen ja aikaansaava? Niin mekin ajattelimme…
Saatat mahduttaa kokouspäivään enemmän aiheita jos et pidä taukoja, mutta samalla kokouksen laatu ja osallistujien panos huononee. Tunnet tiimisi parhaiten, joten tiedät mikä sopii heille. Mutta muista: virkeys ja väsymys leviävät kuin virus. Samaan tapaa, kun yksi tiimin jäsen nousee ylös venytelläkseen, myös muut tuntevat yhtäkkiä tarvetta pitää tauko.
Erityisesti monta tuntia kestäviin kokouksiin kannattaa aikatauluttaa puolen tunnin tauko aina 90 minuutin välein. Jotkut tutkimukset jopa ehdottavat, että kannattaisi pitää 17 minuutin tauko noin 50 minuutin välein.
3. Tauko kokouksessa tuo tilaa luovuudelle
Moni tärkeistä keskusteluista käydään kokoushuoneen ulkopuolella. Jotkut tiimin jäsenet nimittäin kertovat ideoistaan mieluummin kahden kesken, kuin koko tiimin edessä. Myös nämä keskustelut ovat tärkeitä ja auttavat esimerkiksi introvertimpia viemään keskustelua eteenpäin. Kannusta sosialisointiin taukohuoneessa! Epäviralliset keskustelut tuottavat usein hedelmää innovaatioille, uusille työskentelytavoille ja vallankumouksellisille ideoille.
4. Salli pikkutaukoja kokouksen aikana
Tee kokouksen järjestäjänä parhaasi, että koko tiimi pitää tauot mahdollisimman usein yhtä aikaa. Tämä parantaa tiimihenkeä ja pitää huolen siitä, että kaikki pysyvät mukana keskustelussa. Toki tarve taukoihin tulee eri aikoihin, joten muista jättää aikaa myös ”käsienpesutauoille”. Säännölliset viiden minuutin tauot toimivat hyvin. Pidä kuitenkin huoli siitä, että kaikki ymmärtävät taukojen olevan tosiaan vain viisi minuuttia, ja he tulevat takaisin ajoissa.
5. Jätä aikaa tauoille ja asioiden prosessoinnille kokouksissa
Olemme ihmisiä, emme tietokoneita, joten tarvitsemme aikaa opitun tiedon sisäistämiseen ja jäsentelyyn. Nukkuessamme aivomme läpikäyvät kaiken päivän aikana opitun. Samalla tavalla tarvitsemme myös hereillä ollessa hetkiä rentoutua ja antaa aivojen pohtia vapaasti. Tutkimukset osoittavat, että itse asiassa prosessoimme tietoa aktiivisesti, kun vain annamme mielemme vaellella vapaasti. Milloin viimeksi sait hyvän idean ollessasi suihkussa tai vain ajaessasi autoa?
6. Pidä tauko ja kokous pysyy aikataulussa
Yllättävää kyllä, mutta jos kokouksen esityslistalla on myös taukoja, auttavat ne osallistujia keskittymään kokouksen aihelistaan paremmin. Pyydä tarvittaessa vinkkejä kokouspaikkasi henkilökunnalta taukojen ajoittamiseen. Vaikka olisit kokousaikataulusta myöhässä, ei kannata hypätä taukojen yli.
7. Tauko tukee kehon ja mielen hyvinvointia
Jos aivosi tarvitsevat taukoa, on todennäköistä, että kehosi tarvitsee sitä myös. Vaihda kokouspullat smoothieen tai muihin ravintorikkaisiin välipaloihin. Tiimisi jaksaa paremmin ja tasainen verensokeri pitää tunnelman energisenä. Pidä huoli, että osallistujat nousevat tuoliltaan ja tekevät jotain aktiivista. Jos mahdollista, avaa kokoushuoneen ikkunat ja tuuleta tilaa. Usein ihmiset käyttävät tauot omien sähköpostien läpikäyntiin. Tee sääntö, että tauon ensimmäiset 5-10 minuuttia täytyy käyttää rentoutumiseen ja kaikkeen muuhun, paitsi työasioihin. Tauon viimeiset viisi minuuttia ovat vapaasti käytettävissä henkilökohtaisiin työtehtäviin.