‘Give Yourself a Break’ – aamiaisseminaari assistenteille

Unsung Heroes of Business? Toimistojemme supersankarit, eli assistentit! 10.5.2022 HUONE järjesti vuosittaisen seminaarin juhlistaakseen kansainvälistä sihteeri- ja assistenttipäivää.  Teemana oli ‘give yourself a break‘: Osallistujat pääsivät viettämään ansaittua taukoa ja rauhallista hetkeä inspiroivan ohjelman parissa. Lue lisää!

Suomessa tämä kansainvälisesti tunnustettu päivä on suhteellisen tuntematon, mutta HUONEella assistenttipäivä on aina ollut tärkeä, sillä saamme työskennellä näiden upeiden ihmisten kanssa ja tukea heitä kokousjärjestelyissä. Osaava assistentti on tiimin luottohenkilö ja multilahjakkuus. Myös perustajamme, Evon Blomstedtin, ura alkoi assistenttina!

Tässä artikkelissa:

Tiinan haastattelu: pitkän uran salaisuus ja kurkistus kulissien taakse

Tiina, executive assistant, Supercell, jakoi oman tarinansa ja matkansa assistentiksi. Tiina kertoi omia kokemuksiaan aina parhaista hetkistä haasteisiin uransa aikana ja mikä tekee omasta työstä merkityksellistä. Tässä muutama tärkeä oppi Tiinalta:

  • Ole rohkea! Lähetä hakemus unelmatyöhösi ja yritykseen, jota arvostat. Hakemuksesi voi johtaa vaikka mihin 🙂  
  • Assistentin roolissa luottamus ja kunnioitus toisia kohtaan on avainasemassa. 
  • Assistentin työ tulee myös tulevaisuudessa olemaan tärkeää, ihmisläheistä otetta tullaan aina tarvitsemaan.

Kysyimme Tiinalta tarkemmin työn tulevaisuudesta:

“Assistenteille tulee olemaan selkeä tarve myös tulevaisuudessa. Ihmisläheinen ote on tärkeää, eikä tätä voi täysin korvata tekoälyn avulla. Esimerkiksi priorisointi ja työtehtävien kontekstin syvällinen ymmärtäminen ovat tästä hyviä esimerkkejä. Assistentin työssä kyse on paljon muustakin, kun vain kokousvarauksista ja kalenterin täyttämisestä. On tärkeää miettiä kokonaiskuvaa ja ymmärtää mihin työnantajan tulisi keskittyä, miltä tulevat viikot näyttävät ja miten priorisoida myös toisen puolesta.”

“…joitain asioita ei vain voi korvata tietokoneella”

HUONE Helsinki Assistant Day 2022

(Kuva: Tiina ja Evon Taika-huoneessa ja Loistava-salissa HUONE Jätkäsaaressa)


Anni: hyvinvointi ja jaksaminen hybridiarjessa

Anni Havas, Cuckooworkout, korosti kokonaisvaltaisen hyvinvoinnin ja jaksamisen tärkeyttä hybridiarjessa. Erityisesti 1-3 minuutin mikro-tauoilla on positiivinen vaikutus niin energiatasoihin kuin palautumiseen. Kaikista tärkeintä on kuitenkin muistaa kohtuus ja tasapaino myös taukojen osalta, emme halua energiatasojemme pomppaavan liian ylös tai tippuvan liian alas. Yksi tehokkaimmista keinoista pitää energiatasot tasaisena on ottaa useita pieniä taukoja päivän aikana.

Jos teet töitä kotitoimistolla voit yksinkertaisimmillaan tehdä pieniä kotiaskareita, kuten tiskikoneen tyhjentäminen, ottaaksesi lyhyen ja tehokkaan tauon, joka nostaa energiatasoja. Kun haluat laskea energiatasoja voit esimerkiksi pysähtyä hetkeksi ja hengittää. Anni tähdensi, että fyysinen aktiivisuus luo pohjan kognitiivisille taidoille. Hän jakoi myös muutamia konkreettisia vinkkejä:

Vinkkejä fyysisen aktiivisuuden parantamiseen

  • Vaihda työskentelyasentoa esimerkiksi vaihtamalla paikkaa.
  • Ota useita mikrotaukoja päivän aikana.
  • Kokeile kävellä raikkaassa ilmassa kokouksen tai puhelun aikana!

Vinkkejä kognitiivisten taitojen parantamiseen

  • Kokeile erilaisia työskentelytekniikoita (esimerkiksi. Pomodoro technique: 25 minuuttia keskittymistä ja 5 minuutin tauko).
  • Eliminoi häiriötekijät esimerkiksi sammuttamalla kaikki viestiäänet keskittymistä vaativaksi ajaksi.
  • Vältä ‘multitaskaamista’, keskity kunnolla yhteen asiaan kerrallaan.
  • Jaa projektit pienempiin osiin ja kokeile tehdä listoja.
  • ‘Liike on lääke’.

Pro-vinkki aivoystävällisempiin kokouksiin: Vältä kokousten aikatauluttamista kiinni toisiinsa. Muista jättää siirtymävaihe kokousten väliin – anna aivoille aikaa prosessoida ja valmistautua.

HUONE Helsinki Assistant Day 2022(Anni, Cuckooworkout, Taika-huoneessa)

Palautetta osallistujilta

Parasta tapahtumassa oli… 

  • Nähdä kokoushuoneet ja kuulla tiloista. Ja kuulla tiloista ja tarjoilusta. – Teija Ahlgren, YritysHelsingin Satama Oy
  • Meidän hyvinvointiimme panostettiin, ihana breikki hektisen arjen lomassa.
  • Vaikea valita vain yksi, mutta sanoisin hyvä tunnelma, joka oli lähtöisin niin henkilökunnasta kuin porukasta yleisestikin.
  • Hyvä ruoka, kivat ihmiset ja puhujat sekä tiloihin tutustuminen.
  • Nähdä tilat fyysisesti, ei vain kuvissa. Rupattelu ihmisten kanssa ja hyvä aamiainen.
  • Erinomainen aamiainen ja kiinnostavat puheenvuorot.
  • Lämminhenkinen tilaisuus.

 

Kuvia seminaarista!

Saa kutsuja tapahtumiin ensimmäisten joukossa!