Hybridikokoukset HUONEella

Tapahtumat ja kokoukset kasvotusten ovat edelleen HUONEen liiketoiminnan ytimessä ja uskomme tuloksellisten kohtaamisten voimaan. Syksyn myötä yritykset ovat palanneet työpaikoille ja uusi arki vaatii sopeutumista. Epidemia ei ole ohi ja tämä vaatii uusia tapoja kommunikoida, kohdata ja kokoustaa. Etäkokoukset ja virtuaalitapahtumat jatkunevat pitkälle ensi vuoteen ja jäävät ehkä osaksi elämäämme. Kuinka voimme siis taas turvallisesti tavata ja miten onnistuu osittain virtuaalisen tilaisuuden järjestäminen?

HUONEelle asiakkaiden tarpeiden ymmärtäminen on ensiarvoisen tärkeää ja haluamme mahdollistaa kohtaamiset myös virtuaalisesti sekä etäratkaisuina. Olemme testanneet erilaisia laitteita ja tuomme nyt teille uusia vaihtoehtoja hybriditilaisuuksiin.

Edellisessä blogissamme kerroimme teille kuinka motivoida virtuaalisesti etäkokoukseen osallistuvia. Nyt kerromme teille, miten toteuttaa onnistunut kokous HUONEella uusien hybridikokouspakettien avulla ja miten teknologia voi parantaa kokouselämystä sekä edesauttaa tavoitteisiin pääsyä. Emme vuokraa tiloja tuntihinnalla, vaan haluamme olla asiakkaidemme kumppani ja jakaa tilaisuuden tavoitteet yhdessä järjestäjän kanssa. Tapahtumassa haluamme kaiken sujuvan saumattomasti, jotta niin järjestäjä kuin osallistujat voivat keskittyä itse tilaisuuteen ja sisältöön.

Yksinkertaisuus on kaunista

Virtuaali- ja hybridikokouksissa teknologian tulee tukea tilaisuutta ja toimia työkaluna osallistumiseen henkilön olinpaikasta riippumatta. Yksinkertaistaen: äänen pitää kuulua molempiin suuntiin ja henkilöiden näkeminen auttaa ymmärtämään sanallista kommunikaatiota paremmin. Vältä siis turhaan teknologiaan investoimista, vaikka se olisi kuinka trendikästä tahansa. Monimutkaiset järjestelmät vaativat aikaa sekä koulusta, joka on suoraan pois tuottavasta työajasta.

HUONE tarjoaa ratkaisuja erilaisiin ja erikokoisiin tilaisuuksiin. Testasimme eri laitteistojen toimintaa erilaisissa ja -kokoisissa tiloissa ja selvitimme millaista, on osallistua kokoukseen etänä ja paikan päällä. Yrityksen ja erehdyksen kautta kokosimme teille kolme hybridikokousratkaisua:

hybrid-meeting-packages-huone

Meiltä löydät myös nämä:

  • Jabra 510 UC (50 € + alv):  4 osallistujaa paikanpäällä
  • Jabra 750 UC (50 € + alv): kaiutin, maksimissaan 6-8 osallistujaa paikanpäällä
  • Logitech BCC950 (50 € + alv): konferenssi kamera + kaiutin, 4 osallistujaa paikanpäällä

1. Hybridikokous Standard

Maksimissaan 8 osallistujaa paikan päällä
(+150€ + alv kokouspakettinne hintaan)

Helppo ratkaisu pieniin kokouksiin kuten yhtiökokouksiin, koulutuksiin ja kick-off tilaisuuksiin.

Paketti sisältää 

  • Logitech Meetup – laitteen.
  • Lisäkaiutin tarvittaessa.
  • HUONEen kokoustekniikan ja laitteen käyttöönoton kokouksen alussa.
  • Laitteiston testaus – suosittelemme vierailemaan ennen tilaisuutta tai saapumaan ajoissa, jotta voimme testata tekniikan toimivuuden tietokoneenne kanssa.

Ei sisällä: kannettava tietokone, kokousohjelmisto (voidaan järjestää lisämaksusta), teknikko tilaisuuden ajaksi.

Esimerkkitilaisuus
Järjestätte kuukausittaista tiimipalaveria. 12 osallistujasta 6 on osallistumassa virtuaalisesti eri paikoista ja 6 tulossa paikanpäälle. Yksi johtaa kokousta paikan päällä, mutta puhujia on useita: kaksi paikan päällä ja yksi etänä. Sekä etäosallistujat että paikan päällä osallistuvat ovat aktiivisesti mukana kokouksessa ja osallistuvat keskusteluun. Paikan päällä päivän vetäjä on vastuussa sisällöstä ja kokoustyökalujen käytöstä.

HUONE Hybrid Meeting Tier 1

2. Hybridikokous Plus

Maksimissaan 20 osallistujaa paikan päällä
(+200€ + alv kokouspakettinne hintaan)

Sopiva ratkaisu keskikokoisiin tilaisuuksiin kuten tiimipalaverit, yhtiökokoukset ja koulutukset.

Paketti sisältää

Ei sisällä: kannettava tietokone, kokousohjelmisto (voidaan järjestää lisämaksusta), teknikko tilaisuuden ajaksi

Esimerkkitilaisuus
Olette järjestämässä projektin kick-off tilaisuutta. Kyseessä on tilaisuus, jossa vaaditaan paljon yhteistyötä eri osastojen välillä. Lisäksi mukana on ulkopuolinen yhteistyökumppani. Tämä on täydellinen tilaisuus saada kaikki tutustumaan toisiinsa ja saada vahva alku yhteiseen projektiin. On erittäin tärkeää, että kaikki näkevät ja kuulevat toisensa hyvin, muuten on haastavaa saada kaikki samalle viivalle projektin aloituksessa. Teette tilaisuuden aikana myös päätöksiä kuten miten työskennellään ja kommunikoidaan yhdessä projektin aikana, kuinka usein ja miten tavataan, millainen on aikataulu jne. Paikalla on projektin vetäjä, joka on vastuussa päivästä ja käy läpi agendan kohta kohdalta.

hybrid meeting huone 2

 

3. Hybridikokous Pro

20+ osallistujaa paikan päällä
(+1600€ + alv kokouspakettinne hintaan koko päiväksi tai +800€ + ALV puoleksi päiväksi)

Avaimet käteen – ratkaisu teknisellä tuella. Varma vaihtoehto webinaareihin, koulutuksiin tai etäkonferensseihin jopa 500 etäosallistujalle. Tila valitaan paikan päällä olevan osallistujamäärän mukaisesti.

Paketti sisältää

  • 1 kameraa
  • 4 mikrofonia
  • Kannettava tietokone
  • Jopa 500 osallistujaa 
  • Yhteistyökumppanimme PodStudion teknikko paikan päällä koko tilaisuuden ajan
  • Tapahtuman tallennus
  • Laitteiston läpikäynti ja testaus sovitaan erikseen Podstudion kanssa.

Lisäpalvelut: moderaattori paikan päällä, kokousohjelmisto, editointi ja tuotanto tilaisuuden jälkeen, julkaisu

Esimerkkitilaisuus
Olette järjestämässä webinaarin. Osallistujia on ennakkoon ilmoittautunut etänä osallistuviksi 100 ja paikan päälle on tulossa 25 osallistujaa. Virtuaalisesti osallistuvien tulee nähdä tila ja puhujat useista eri kulmista ja kuulla kaikki kirkkaasti. Päätilaisuuden aikana virtuaalisesti osallistuvat eivät näy näytöllä paikan päällä ja heidän mikrofoninsa ovat mykistetty. He voivat osallistua livechatin kautta ja workshop-osuuksien aikana. Paikan päällä osallistuville kokemuksen tulisi olla rinnastettavissa seminaariin, jossa on taukoja verkostoitumista varten ja aikaa kysymyksille. Tilaisuuden laadukas toteutus on ensiarvoisen tärkeää ja materiaali jaetaan osallistujille tallenteen muodossa jälkikäteen.

Hybrid meeting HUONE 3

 

Lue lisää hinnoittelustamme