Kun yritys täyttää pyöreitä vuosia, kannattaa ajankohta käyttää hyväksi: vuosijuhlan merkeissä voit inspiroida työntekijöitäsi, luoda ryhmähenkeä ja vahvistaa asiakassuhteitanne. Mutta miten tehdä yrityksen vuosijuhlasta ikimuistoinen? Miten samalla luoda yhteishenkeä?
“50% johtohenkilöistä sanoi yrityskulttuurin vaikuttavan tehokkuuteen, luovuuteen, kannattavuuteen ja yrityksen kasvuun.
Jos olet siis vielä epävarma, kannattaako vuosijuhlaa järjestää, ajattele sitä tapana vahvistaa yrityskulttuuria ja henkilöstön muistamista. Yrityskulttuuri on monesti ihmisille tärkeä tekijä työnantajan valitsemisessa, jopa tärkeämpi kuin palkkataso. Juhlien järjestäminen vain juhlien järjestämiseksi ei kuitenkaan vie sinua pitkälle. Tässä muutamia vinkkejä, miten järjestää parhaat mahdolliset yrityksen vuosijuhlat!
1. Miksi järjestät yritysjuhlat? Juhlitko vuosipäivää tai jotain muuta aihetta?
Mieti minkä takia järjestät juhlat. Juhlitko vain vuosipäivää, tai onko sinulla kenties muitakin tavoitteita. Saatat suunnitella uuden tuotteen julkistamista, yritysorganisaation muutoksista kertomista, tai eri kollegoiden saavutusten juhlimista. Selkeytä itsellesi miksi järjestät juhlat, ja pidä tämä tavoite juhlasuunnittelun keskipisteenä.
2. Tee lyhyt kysely, mitä kollegasi odottavat yritysjuhlalta
Ensisijaisesti yrityksen vuosijuhla järjestetään juuri yrityksen työntekijöitä varten. Sen takia on hyvä selvittää, mitä ihmiset itse asiassa odottavat juhlalta. Tee lyhyt kysely kun aloitat juhlien suunnittelun. Kokoa muutama tiimiläinen kasaan ja luo juhlakomitea auttamaan sinua järjestelyissä. He osaavat myös kertoa sinulle, mitä organisaation eri jäsenet toivovat juhlalta.
Jotkut työntekijät toivovat hyvää ruokabuffetia, toiset pitävät enemmän helpoista cocktail-palasista. Odottavatko työntekijät tanssilattiaa, kilpailuja tai naamiaisia? Selvitä odotukset etukäteen ja toimi niiden mukaan!
3. Sinun täytyy markkinoida yrityksen vuosijuhlaa etukäteen
Joskus ihmiset saattavat kokea vuosijuhlat pakollisina tilaisuuksina. Me haluamme luoda hypetystä juhliesi ympärille! Vaikka juhla olisikin suunnattu sisäiselle organisaatiolle, suhtaudu siihen kuin ulkopuolisille myytävänä tilaisuutena. Toisin sanoen, sinun täytyy markkinoida vuosijuhlaa, jotta ihmiset innostuvat.
Lähetä kalenterikutsu hyvissä ajoin etukäteen, jotta ihmiset varaavat oikean päivän kalenteristaan. Lähetä säännöllisesti sähköpostimarkkinointia juhlia koskien, etenkin viikolla ennen juhlia. Muistuta osallistujia ajasta ja paikasta, sekä mahdollisesta pukukoodista ja kilpailuista. Luo momentumia ja älä anna kenenkään unohtaa, että on aika yrityksen vuosijuhlalle!
4. Sitouta johtoporras vuosijuhliin
Kaikki tiedämme, että yrityksen johtoporras on kiireinen. Älä hätäile, et tarvitse heitä useaan kokoukseen. Haluat kuitenkin varmistaa, että ylempi johto on täysillä mukana yrityksen vuosijuhlassa. Heidän kannatuksensa on tärkeää, ja heidän paikalla olonsa merkitsee paljon kaikille yrityksen työntekijöille. Jos juhlillasi on pukukoodi tai hassupuku-kisa, pidä huoli, että johtoporras tulee asianmukaisesti pukeutuneena. He voivat myös markkinoida juhlaa omalle tiimilleen.
5. Nosta esiin parhaita aikaansaannoksia yritysjuhlassa
Esittele tiivistetyssä muodossa yrityksen historiaa ja merkittäviä käännekohtia (ja niitä koviakin aikoja ja vääriä valintoja…). Firman vuosijuhlat ovat juuri oikea paikka palauttaa työntekijöiden mieliin organisaation matka lähtökuopista tähän päivään: miten ja miksi kaikki sai alkunsa? Millaisten vastoinkäymisten ja onnistumisten kautta on päästy nykytilanteeseen?
Käytä tilaisuus hyväksesi ja nivo yrityksen tarina tuleviin tavoitteisiin. Mitä yritys haluaa juhlia viiden vuoden kuluttua? Maalaa työntekijöiden mieliin tavoittelemisen arvoinen ja havainnollinen tulevaisuudenkuva.
6. Luo vuorovaikutteista ohjelmaa
Kaikista mukavista pirskeistä pitää tietenkin olla kuvia. Mieti, miten jaatte niitä sosiaalisessa mediassa. Järjestä helposti kuvanurkka, jossa valokuvaaja tai juhlijat voivat ottaa hassunkurisia juhlakuvia. Taustalle tarvitaan yrityksen (vuosijuhla)logo, juhlavuoden #aihetunniste ja kuvausrekvisiitaksi vaikkapa ylisuuria rillejä, hassuja hattuja, peruukkeja. Voit myös pyytää kaikkia kirjoittamaan värillisille lapuille heidän lempimuistonsa, kollega jota he haluaisivat juhlistaa, jne., ja tehdä lapuista lappumobiilin. Ota ilo irti ja anna juhlijoiden hullutella!
7. Yhdistä huvi ja historia yrityksen vuosijuhlassa
Osa työntekijöistä saattaa kokea sosialisoinnin epämukavana, vaikka muut vieraat olisivat entuudestaan tuttuja. Varaudu tähän ja mieti etukäteen valmiiksi muutama tunnelmaa sulattava icebreaker. Hyvä idea voi olla myös palkata kokenut juontaja tapahtumaan. Pidä huoli, että paikalla on valokuvaaja, joka ikuistaa parhaat hetket juhlista. Jälkikäteen voit laittaa taukohuoneen telkkariin valokuva slideshown pyörimään seuraavaksi viikoksi, ja jakaa valokuvat myös osallistujille sähköpostitse.
Yrityksen historiaa ei tarvitse välttämättä esitellä pölyisen presentaation keinoin. Yrityksen taivalta voi käsitellä humoristisessa tietokilpailussa, jonka voittajat palkitaan paikan päällä aiheeseen liittyvin palkinnoin.
8. Jaa kiitoksia vuosijuhlissa
Aina on aika kiitoksen, mutta vuosijuhlissa huomionosoitukset ovat erityisesti paikallaan! Pieni annos tunteellisuutta sopii vuosijuhliin. Jos olet yrittäjä, liiketoimintasi kukoistaa, koska sinä ja työntekijäsi olette tehneet kovasti töitä menestyksen eteen. Mutta menestyksen takana on myös muita avainhenkilöitä: sinun ja työntekijöidesi perheet, ystävät, kumppanit. Osoita siis heille kiitollisuuttasi.
Aina ei ole pakko pitää sitä pakollista, pönöttävää kiitospuhetta, vaan voit hyvin keksiä jotakin luovempaa, jos se sopii luonteellesi paremmin. Kiitokset voi esittää vaikkapa piilottamalla käsin (alle)kirjoitetun kiitoskirjeen kaikkien osallistujien lautasen alle. Muista nostaa työntekijät juhlakaluiksi: juuri he ovat tehneet kovalla työllä saaneet aikaan sen mitä nyt juhlitte.
Yhtä tärkeitä ovat asiakkaanne, joten saatatte juhlia yhdessä heidän kanssaan. Asiakkaiden terveisiä voi näyttää videolla, rakentaa asiakaskommenteista kollaasin juhlatilan seinälle tai pyytää pitkäaikaista asiakasta juhlapuhujaksi.
9. Vahvista yhteenkuuluvuutta yritysjuhlan avulla
Lujasti yhteenhitsautunut tiimi on yrityksenne vahvin voimavara. Työntekijöillä on kuitenkin harvoin aikaa tutustua toisiinsa kiireisen työn lomassa. Mieti, miten voit luoda tilaisuudesta rennon ja mukavan niin, että osallistujilla on mahdollisuus tutustua toisiinsa paremmin. Sopisiko teidän firmalle kutsua juhliin mukaan myös työntekijöiden perheet? Yritysjuhlat ovat loistava tilaisuus tutustua paremmin työntekijöihin ja heidän perheisiin, mutta myös uusiin mahdollisiin asiakkaisiin. Onnistunut yritysjuhla vahvistaa yrityskulttuuria ja luo hienoja muistoja. Luo momentumia ja tuo kaikki yhteen!
