Sopiva seminaaritila on olennainen osa koulutustasi tai markkinointitapahtumaasi. Älä siis tyydy tavalliseen ja harmaaseen vaan mieti, millaista lisäarvoa seminaaritila parhaimmillaan voi antaa tapahtumasi tavoitteiden saavuttamiseen. Miten siis löytää hyvä seminaaritila Helsingissä? Mielestämme asiaa pitää miettiä hieman ennen kuin lähtee tostnoivaa googlaamaan.
1. Lähde liikkeelle liiketoiminnan tavoitteista
Ennen kuin jo soitat kokoustilajärjestäjiä läpi, mieti vielä kerran, millaisia tavoitteita seminaarilla on: esimerkiksi, kuinka monta uutta prospektia ja mistä firmoista heitä halutaan saada paikalle, jotta seminaari kannattaa järjestää? Kun mietitte tavoitteita, saatattekin tulla siihen tulokseen, että tarvitaan suurempi tai pienempi seminaaritila kuin mistä alunperin on ollut puhe tai että tilan tuolien ja pöytien tulee olla joustavasti järjesteltävissä.
Se, ketä ensisijaiseen kohderyhmäänne kuuluu, auttaa myös hahmottamaan, mistä seminaaritila pitää löytyä. Useimmiten keskeinen sijainti tai autolla paikalle pääsy ovat olennaisia. Molemmat muuten toteutuvat HUONE Kampissa ja Jätkäsaaressa.
2. Valitse seminaaritila, jossa kokonaisuus tukee onnistumista
Kun olet haarukoinut sijainnin, tarjokkaita on edelleen pilvin pimein. Miten siis edetä seuraavaan vaiheeseen valinnassa? Voit tietenkin tuijottaa tiukasti hintaa, mutta olennaisempaa on, kuinka tehokkaasti pystytte käyttämään sovitun ajan hyväksenne. Kaikenlainen turha säätäminen, hidastelu, myöhästely tai epäselvyydet varastavat aikaa ja huomiota ajasta, jolloin teillä on osanottajien huomio.
Mieti esimerkiksi, että ruokailuihin siirtyminen kannattaa järjestää mahdollisimman saumattomasti. Asiakkailtamme saadun palautteen perusteella henkilökunnan läsnäolo, palvelualttius ja asenne vaikuttavat uskomattoman paljon siihen, millä mielellä seminaariin tullaan ja mitä siitä osallistujille jää mieleen. Palvelun ja kokonaisjärjestelyjen vaikutus osanottajien mielialaan ja sitä kautta tyytyväisyyteen on valtava.
Millaisia kommentteja sinä toivot saavasi palautekyselystä?
3. Seminaaritilan sisustus vaikuttaa onnistumiseen
Onko tavoitteena tarkkaavainen seuraaminen, oppiminen, yhteydenotot, kysymykset tai keskustelu? Kaikkiin tarvitset seminaaritilan, jossa
- esiintyjät ovat riittävän lähellä yleisöä,
- kaikilla osallistujilla on esteetön näkyvyys esityksiin ja puhujiin,
- pöydät ja tuolit voidaan luontevasti sijoittaa eri tavoin, osallistujamäärän ja tavoitteiden mukaan
- valaistus on riittävä, ei häikäise ja sitä voidaan säätää
- tekniikka toimii ja joustaa erilaisiin tarkoituksiin
- äänieristys takaa häiriöttömyyden
Tämän lisäksi sisustuksen tulee inspiroida ja virittää aivot avoimeksi uudelle informaatiolle. Silloin on eduksi, jos tilassa on pientä twistiä, jolla ajatukset saadaan irti kännykästä, sähköpostista ja toimistolle jääneistä töistä. Esimerkiksi HUONE Kampin Oversized -seminaaritila leikittelee perspektiivillä. Tässä tilassa laajennetaan näkökulmaa!
4. Hyvä seminaaritila Helsingissä on harvinaisuus eli buukkaa ajoissa!
Varsinkin jos olet jo alun alkaenkin suunnittelemassa sarjaa tapahtumia tai ensimmäisestä seminaaristasi tulee niin suuri hitti, että haluat pian järjestää uusinnan, varaa seminaaritila ajoissa.
Olemme havainneet, että selkeä trendi kaikentyyppisten btob-palvelujen ostamisessa on nykyisin, että ostopäätöksiä ja varauksia tehdään entistä lyhyemmällä valmisteluvälillä. Kokousjärjestäjän kannalta tämä on toisaalta hyvä tieto, mutta toisaalta se myös lisää haastetta työhön, kun varaustilanteet muuttuvat nopeasti. Hyvä kokonaispalvelu on erittäin haluttua ja siksi sopivan tilan metsästys voi olla aikaavievää.
Jotta seminaaritilan varaaminen ei olisi niin vaivalloista, HUONEen omassa varausjärjestelmässä näet suoraan tarvitsemasi tilan saatavuuden, mikä tarkoittaa, että et hukkaa työaikaa saatavuuskyselyihin. Voit tehdä ennakkovarauksen myös milloin tahansa toimistoaikojen ulkopuolella. Katso varaukset suoraan netistä.
—–
Tässä siis muutamia ajatuksiamme etsintään, kun haussa on seminaaritila Helsingissä. Me HUONEella autamme mielellämme, kun haluat onnistua.
Katso lisää seminaaritiloja Helsingissä